新形势下高校研究生教学秘书工作浅析

孙松玉 柯振杰 宫敬

摘 要：研究生教学秘书队伍是高校研究生教学管理工作的基层执行者，是学校建设的基本队伍之一。与社会上的其他管理工作的性质不同，它是一项管理、服务与育人相结合的特殊工作。新形势下，研究生教学秘书队伍的和谐、稳定与发展，对保障高校正常的教学、科研秩序至关重要。该文从工作内容、特点等方面介绍了研究生教学秘书的工作现状，分析了新形势下研究生教学秘书工作中存在的问题及原因，最后就如何提高研究生教学秘书工作水平提出了几点建议。

关键词：研究生教学秘书 教学管理 工作现状 工作水平

中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）06（c）-0219-02

研究生教学秘书是高校一线研究生管理者，是稳定教学秩序、规范教学管理过程的重要教学管理行政人员。其工作水平的高低将直接影响到教学管理工作水平，而高校的教学管理工作对保证研究生培养质量至关重要。因此，在高校管理体制改革不断深入的新形势下，对研究生教学秘书工作的思考与探讨值得进行研究。该文以笔者所在的中国石油大学（北京）为例，对高校研究生教学秘书工作进行了分析。

1 新形势下研究生教学秘书的工作现状

1.1 工作内容

（1）招生工作：招生宣传、招生简章、接待考生咨询、组织各类研究生复试和录取、入学资格审查等。

（2）培养工作：协助制定各学科培养方案及个人培养计划、研究生教务管理（包括全院排课、选课、考试、补考、成绩登录及试卷存档等）、毕业资格审查、学籍信息管理、联合培养等。

（3）学位工作：协助遴选及重新认定博硕导、组织和审查论文开题、全日制专业硕士出入站管理、组织学位论文送审及答辩、协助学位分委员会做好学位论文评定工作、组织学位授予、相关材料报送归档等。

（4）学科建设：协助做好学科（学位点）的规划和建设、学位点申报、学科评估等工作。

1.2 工作特点

（1）特殊性和服务性[1]。

研究生教学秘书的业务工作是研究生教学管理，因此，他们要接受研究生院的领导，而其行政隶属关系在学院单位，从而他们就具有了双重领导的身份特殊性。研究生教学秘书工作的主要内容是服务，而他们所服务的对象却是特殊的，在知识分子荟萃的高校，面对职称、年龄、阅历等各异的师生群体，使他们的服务难度增大。

（2）繁杂性和辅助性。

繁杂性主要体现为既有常规性的教学管理工作[2]，又有一些突发性的教学异常情况，范围涉及教学管理工作的各个方面，并有很多可能涉及师生的切身利益。辅助性是研究生教学秘书的基本特征。院系领导除了要完成院系的行政职务工作外，还有繁重教学和科研任务，因此，领导在工作中也不可能面面俱到，这就需要秘书当其助手，提醒、协助领导完成研究生教学管理工作。

（3）时效性和规律性。

研究生日常管理工作虽然涉及面广，内容繁杂，但这些工作一般都在一定的周期内。另外，涉及例如：课程安排、考试、学籍管理等研究生教务管理的工作，工作步骤程序基本都类似，有一定的规律。

（4）原则性和协调性。

这个特殊的岗位是一份原则性极强的工作，必须头脑清晰，冷静客观地反映和处理情况。其工作很可能会涉及部分老师学生的个人利益，这就要求他们在完成某项工作的时候必须把握好自己的原则和尺度。

1.3 素质能力要求

（1）协调沟通和写作能力。

研究生教学秘书作为学校与学院之间、师生之间的桥梁和纽带，经常要与研究生院、院系领导、教师及学生打交道，离不开有效的协调和沟通[3]。在日常工作中，研究生教学秘书必不可少地要撰写或检查修改一些教学文书，如：通知、申请、总结等，因此必须积累并加强写作能力。

（2）计算机和外语水平。

计算机的普遍使用实现研究生教学秘书的工作的数字化管理，大大提高了资料的准确性和工作效率。因此，必须能够熟练地使用计算机，利用网络和教学管理系统软件实现办公自动化[4]。

（3）创新能力。

在各领域的思想、方法、技术、手段不断出新，而且传播迅速的新形势下，学校正朝国际化方向发展，作为研究生教学秘书，要不断学习、分析，在实践中总结新方法、新观点与新理论，推动教学管理工作。

（4）身心素质要求。

研究生教学秘书工作繁杂、高压重责，既有常规性的教学管理工作，又有一些突发性的教学异常情况。这就要求他们不仅要有较强的业务能力，更需要健全的身心素质—— 强健的体魄，良好的心理素质。

2 研究生教学秘书工作存在的问题及原因分析

（1）对研究生教学秘书工作重视不够。

高校一般比较重视专任教师科研队伍的建设，而对于教学管理队伍建设只重视高、中层管理人员的配置，经常忽略研究生教学秘书管理工作基层队伍的建设。教学管理队伍与教师科研队伍相比，在工资待遇、职称评定等方面普遍较差，个人发展空间有限，从而导致了工作积极性不高，秘书人员流动过快，队伍稳定性差。

（2）人员专业化程度不高。

研究生教学秘书的工作特点、工作性质，决定了他们必须拥有专业化水平[5]。部分高校把教学管理作为事务性工作，对研究生教学秘书工作缺乏适当的培训和指导，研究生教学秘书的业务学习、岗位培训也成了学校管理的盲点。由于大部分研究生教学秘书的学历偏低、专业不对口，而且缺乏必要的业务知识和先进管理技能（如：外语和计算机水平等），使得研究生管理水平得不到提升。

（3）高校教学秘书工作与新的教学管理体制脱节。

研究生招生规模的扩大，特别是学分制管理的实行，每个研究生的学习计划和学习进程各不相同，从学生注册，到选课、上课、考试等都具有极大的不确定性，他们的工作任务因此更加繁重。而往往在实际工作中，研究生教学秘书习惯性被动地按照领导“指示”来简单地处理研究生管理中的各项日常事务，工作上缺乏主动性和创新性。

3 对研究生教学秘书工作的几点建议和体会

（1）尊重研究生教学秘书工作，努力改善工作环境。

学校和学院应充分尊重并支持研究生教学秘书的工作，布置工作时尽量减少不必要的工作环节。研究生教学秘书作为一线服务者，应多听取他们在基层的体会和意见，并对其工作中出现的问题，及时给予批评指正。合理计算工作量，适当提高薪金待遇[5]。许多学校对研究生教学秘书工作量的算法没有统一的标准，岗位津贴分配水准不尽相同，这种现象会挫伤部分研究生教学秘书工作的积极性。因此，建议高校根据实际，制定合理分配方案和标准。

（2）有计划地培训和交流，不断提高研究生秘书的业务水平。

学校应给每一位研究生教学秘书提供科学的培训、不断学习和掌握研究生教育的各项新方针政策、进修和经验交流的机会；适当组织外出借鉴、学习兄弟院校的先进管理理论和经验，让每一位研究生秘书都感受到自己所良好的发展前景，有效地提高研究生教学秘书的整体素质和工作热情[2]。

（3）引入激励机制，充分调动研究生秘书的工作积极性[6]。

将研究生教学秘书的工作业绩、能力和态度作为个人年度考核、评职称、晋升等参考依据。对工作业绩突出、管理能力强、态度认真的人员给予相应的奖励，激发工作的积极性。同时，对懒散、无责任心的人员应坚决按章处理。从而调动他们工作积极性，提高高校研究生教学秘书队伍整体水平。

（4）完善管理制度，进行质量随机抽查，保证研究生的培养质量。

制定有效的规章制度，确保研究生管理工作的制度化、规范化。发挥研究生院的职能监督作用，加强地对各学院的研究生管理工作的检查，并结合日常管理中存在的问题，对检查中发现的问题及时批评指正，提高研究生管理水平和研究生培养质量。

4 结语

新形势下研究生招生规模壮大，管理体制改革不断深入，研究生教学管理工作水平对研究生培养和办学质量的影响日益彰显。培养建立一支勤奋、进取、务实、创新的新型研究生教学秘书队伍对于高校研究生培养工作的顺利有效的开展具有十分重要的现实意义和战略意义。因此在研究生教学秘书加强自身学习，个人素质、业务水平得到提高的基础上，学校管理部门也需要建立科学合理的绩效考核体系、健全队伍激励机制、全面规划和落实队伍的业务学习培训、制定有效规章制度并加强监督。

参考文献

[1] 冷婷.高校教学秘书的工作现状分析[J].陕西教育（高教），2008（4）：65-68.

[2] 赵娜，徐媛，濮昱.浅议如何做好高校研究生教学秘书[J].中国电力教育，2008

（23）：34-35.

[3] 杨特.浅析如何做好高校教学秘书工作[J].法制与社会，2009（24）：379.

[4] 黄晓英.浅谈高校二级学院科研秘书的素质要求[J].商场现代化，2009（28）：111.

[5] 刘翠琼，贾黎明.做好高校研究生秘书二级管理工作的几点思考[J].中国电力教育，2010（10）：41-42.

[6] 肖卫.新时期高校教学秘书管理工作浅析[J].教育与现代化，2007（4）：75-80.