高校民生档案资源体系建设探析

王韶频

【摘要】高校民生档案是民生档案中的一个重要组成部分。做好高校民生档案工作是国家政策的要求，能更好的维护师生员工切身利益，促进和谐校园建设。高校民生档案资源体系建设是发挥高校民生档案作用的前提，本文从其建设基础、主体内容、建设路径进行了探讨。

【关键词】高校民生档案；资源体系；建设

中图分类号：G279.2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）03（b）-0000-00

高校民生档案是民生档案中的一个重要组成部分，它是高校办学管理过程中涉及教职工、学生切身利益的各类业务档案的总称，它不是一种专门档案，而是指涉及高校档案师生员工民生的各种业务档案的总和。建设好高校民生档案是国家政策的要求，是维护师生员工切身利益的途径之一，能够促进校园的稳定和谐。而做好高校民生档案资源体系建设是做好高校民生档案的前提，是民生档案发挥作用的先决条件。

1高校民生档案资源体系建设基础

高校民生档案资源体系建设已具备一定基础，包括宏观政策层面的支持，微观师生员工的实际需求及现有的档案馆藏资源基础。

1.1政策支持

2007年国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》：“要求把做好民生档案工作作为档案部门贯彻十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓，要求各级档案部门自觉将民生档案工作纳入责任范畴，并积极探索民生档案管理和利用的最佳方式和有效途径。”2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）：“重视做好民生档案工作。各单位档案机构要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档，并按有关规定管理、提供利用和移交。”

1.2主观需求

高校民生档案是学校管理活动中直接产生的历史记录，是原始凭证，能解决教职工和学生最直接的问题，也是高校档案被需求的集中体现。近年来，公共档案馆的社会服务功能不断升级，档案馆功能逐渐由为政府服务转向为公众服务，切实解决人民群众的实际需求。高校档案馆作为一个永久保管高校档案的基地，除了为学校各项教学管理服务提供可靠凭证、有用信息外，也应承担为师生切身利益服务的责任。

1.3资源基础

高校档案管理办法中属于归档范围的档案，有涉及教职工晋升职称、工资福利、奖惩记录、工作业绩、教学科研等方面材料；学生学籍档案、奖惩记录、党团组织档案等方面材料，而这些材料都能从某一方面满足教职工和学生民生需求。因此，在现有的高校档案机构馆藏档案中有民生档案的资源基础。

2高校民生档案资源主体内容

高校民生档案服务对象应该是高校教职工和学生，因此高校民生档案资源主体内容应是满足高校教职工和学生民生需求的档案。民生档案资源主体内容应该围绕教职工和学生的切身需求来建设。

2.1以教职工需求为对象的民生档案

一是教职工个人发展需求教职工在职称或职务晋升时需要准备科研成果、工作业绩、培训进修、奖励记录等材料，这些材料来源于科研类档案，如科研成果获奖材料、科研课题开题结题等材料；来源于党群类档案，如表彰先进党员名单、干部名册等材料；来源于行政类档案，如年度考核先进和优秀的文件、聘任专业技术职称文件、教职工所拟的发文、教职工受上级奖励文件、教职工培训进修等材料。

二是教职工个人待遇需求。不管是在岗还是已离岗教职工在争取工资福利待遇维护自身权益时，都可能要依靠民生档案的凭证作用。如财会类档案中的工资报表和相关报销凭证、行政类档案中的职称晋升、进校工作名单、工资变动审批表、工资统计报表。前两年我省进行的房改补贴政策出台后，苏州进行市区教职工购房补贴工作，学校需对大批符合补贴条件的教职工进行政策补贴，期间利用库藏档案来核实了教职工申请材料，顺利完成了此次补贴工作，保证了相关教职工的待遇。

三是教职工个人权益需求。教职工在工作中可能会遇到一些问题，可通过正常的申诉渠道来提请申诉，而学校在处理这些申诉中有时候可利用档案来充分给予其知情权。干部离任审计时，也可通过查阅档案材料维护自身利益。

2.2以学生需求为对象的民生档案

一是学生个人档案需求。这是一种“客观”需求，大学生在踏入社会参加工作时都需要毕业生档案，与其今后的事业、生活息息相关。通常是由学校的档案机构或是学工处来进行统一收集整理，包括高考录取相关信息、学生登记表、体检表、成绩单、毕业生登记表等，学生毕业后根据学生就业情况统一寄送，档案归属、材料是否齐全、寄送是否及时都影响学生的个人前途及相关利益。

二是学生学历证明需求。如学生在毕业后丢失了毕业证书，需要证明其学历学位时，只有发挥学籍档案的凭证作用来补办学历证明书、毕业证明书；学生毕业后继续深造，尤其是去国外深造时，有时需要学校提供一些所学过专业课程的材料，如教学类档案里的成绩单、专业人才培养方案、教学计划、实习手册等；有些高职校前身的中专校毕业生报考职业资格考试时需提供入学信息、毕业验印名册等学籍材料。

三是学生联络感情的需求。学生在校学习期间，会产生入学照片、毕业照片及一些活动的照片档案，老校友同学聚会时，经常会用这些照片制作相册来引起大家的共鸣。

3高校民生档案资源体系建设路径

3.1高校民生档案资源建设保障——建立相应管理制度

制定收集归档制度，夯实为师生服务的根基。结合实际利用情况认真研究高校民生档案收集归档范围和接收细则，确定接收内容与时间，明确归档责任人及相应责任。

制定利用反馈制度，完善民生档案馆藏。高校民生档案利用具有规律性和阶段性特点，有些档案是师生长期需要使用，如学生成绩单等，有些档案是师生某阶段需要使用，如房屋补贴材料。档案机构要对利用的情况进行统计反馈，一般来说对于长期使用的档案更注重质的改进，对于阶段性使用的档案注重量的积累。

3.2高校民生档案资源收集归档——架构立体收集格局

高校民生档案收集归档光靠一个部门是难以实现的，应各司其责，实施分层立体的收集格局。档案机构职责偏重于研究和指导监督，可将进馆民生档案进行登记，不断根据实情研究确定收集范围，指导监督各单位民生档案的进馆情况，重点联系人事、教务、学工、财务等相关部门做好收集工作；相关部门应侧重基础材料的平时累积、整理，收集齐全后按移交要求进行移交，并对民生档案的准确性要始终保持高度责任感。

此外需要注意的是，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令），涉及个人权益的档案必须永久保存。档案机构对于不属于归档范围但有一定价值的有关民生的材料整理也要加以正确的指导。

3.3高校民生档案资源逻辑整合——建立数据库

高校民生档案量多且分散在各类业务档案里，要打乱原分类方案对其进行实体的组卷归档是不可能做到的，即物理式整合不能实现。随着电子信息时代的到来，计算机管理档案已普及，在计算机上建立主题式的数据库是档案利用的一个好方法，即实现逻辑整合。其实质就是不改变实体分类现状，只对涉及某主题的档案制作相应目录，便于检索查找，逐步推进全文链接浏览。

高校民生档案因为量大且涉及各类业务档案，在建立数据库时应注意两点，一是注重数据库构架的顶层设计，理想状态下应该是教职工需求和学生需求两大类，可根据本文表1中的内容进行再分类列目录，确使目录清晰且可操作；二是可分块逐步推进，在框架设计好后把师生最需求的档案目录优先列出，如教师历年受表彰目录材料，继而再逐步完善目录和全文链接。

参考文献

[1]卢启阳，杨立勇.高校民生档案体系建设必要性及对策建议[J].兰台世界，2005（7）：51-52.

[2]叶文玲.高校民生档案资源整合探析[J].云南档案，2014（6）：57-58.

[3]陈传华.高校民生档案资源特征及构建体系分析[J].浙江水利水电专科学校学报，2012（1）：92.一定保留：