刍议档案管理制度创新

杨燕妮

摘 要：社会的高速发展使得原有的某些制度无法适应现今社会发展的步伐，制度创新的需求充斥着社会生产、生活的各个领域，其中档案管理制度的创新在适应社会新形势发展的背景下逐步完善。文章通过描述档案管理制度的创新对档案管理工作顺利进行所拥有的重要现实意义为着手点，根据实际情况，充分阐述了档案管理制度创新的重要内容以及重要事项，为档案管理专业人员提供了理论参考。

关键词：制度创新；档案管理；重要性

制度创新并不是完全摒棄原有的制度不用，而是在吸收原有制度优秀的内容的基础上发展起来的符合时代发展的、拥有新理念的一种新制度。制度的创新更加有利于行业的发展，是社会发展的必然趋势。在档案管理领域上来说，制度的创新就是以一种即拥有旧制度的合理因素，又符合当前档案管理发展的新制度来提高档案管理人员工作能力、提高档案管理质量、增强档案管理效率、落实档案管理功能。档案管理的制度创新主要包括：（1）档案管理人员领域的创新；（2）各档案之间关系的领域的创新；（3）档案管理运行机制领域的创新；（4）档案管理模式领域的创新。这些分布在档案管理各种领域的创新共同作用，形成一种整体的创新，共同推进档案管理制度的发展。

1 档案管理制度的创新对目前档案管理具有重要的现实意义

1.1 档案管理制度创新符合社会经济的发展

当今社会经济的飞速发展导致了社会各个行业人才需求量逐渐增加，而相对的人才流动也比以往更加频繁，这就增加了档案管理的难度，需要创新档案管理制度，以弥补传统档案管理出现的问题，主要可以体现在以下个方面：

（1）不同性质的单位所面临的档案管理问题各有不同。第一，私有企业、公司人员流动量大，尤其是底层人员，常常出现跳槽现象，使得人力资源部门随时准备更新员工信息；第二，国有企事业单位、政府机关人员流动相对稳定，但是由于国有企事业单位、政府机关存在时间长远，人员档案众多，有很多档案随着时间而流失，造成档案资料的不完整和不全面，同时，无法做到及时更新档案，严重影响档案管理功能。

（2）虚假档案。在传统的档案管理领域常常会出现涂改和伪造档案的现象，虚假内容逐渐增多。同时，单位组织评价过于死板，无法从简单的档案中真实的反映人员的实际情况，更加助长了虚假档案的产生。

（3）档案管理制度创新补足管理漏洞。传统档案管理在档案材料的收集、整理和利用上存在着管理漏洞，导致档案资料由于缺损、遗失等原因形成信息失真，缺失了档案的意义。

以上问题的产生充分体现了传统档案管理制度无法适应当前社会经济的发展模式，制度创新势在必行。

1.2 档案管理制度创新为档案管理工作提供体制保证

规章制度的设立规范了人们的行为、保证良好的社会秩序，为社会的有序发展提供了保证。人事档案作为直观反映人们整体信息和经历的档案，其档案需要更加全面、准确、清晰的反映出人的整体素质。完好的档案需要做到：（1）符合个人实际情况，充分反映该人的经历和状况；（2）档案资料必须准确，不实材料不得存档；（3）档案内容清晰，字迹模糊不得存档。档案的完备必须需要档案管理人员按照正确的档案管理制度严格执行，避免因个人的失误导致他人和单位的损失。因此，需要根据日常档案管理工作中出现的问题，创新档案管理的相关制度，使档案管理更加健全。

1.3 档案管理制度创新是调动档案管理人员积极性

档案管理制度创新的实质是要从各自的实际出发，在各项制度的支持下，专业人员通过努力制定符合经济社会发展的新型档案管理制度。目前看来，适合各类性质、各类机制的档案管理制度不够健全，档案存储分散，规范性较差，利用率普遍较低，需要更为详实、科学的制度，将档案管理的方针政策明确化。而这一过程使档案管理人员的责任更加明确，明确档案管理人员的工作任务和目标，利用奖励和惩罚相接的办法，促进员工工作的积极性。

2 档案管理制度创新的具体内容

2.1 创建档案培训制度

机关企事业单位应安排档案管理接受档案基础知识培训，可邀请上级业务人员授课，每年至少一次。上级部门负责对下级档案管理人员的上岗培训，制订教育培训计划，举办多种形式、不同层次人员参加的培训班，普及档案基础知识，提高档案业务水平。

2.2 创建档案检查制度

各级档案管理单位在工作中形成的具有保存价值的文件材料，档案员应主动、及时的向所属人员收集档案材料，熟悉档案整理规则、技术，规范整理各种门类的档案，按照档案制度向职工提供档案服务，并定期对归档档案的质量、数量进行检查。

2.3 创建档案责任追查制度

档案管理部门应按照各级档案管理办法，在规定时间内对相关文件材料进行归档，登记造册。人事变动时，应办理档案材料移交手续，对私自带走、销毁、藏匿档案材料的，严格按照中华人民共和国档案法追究相关责任。对文件材料应归档而未归档造成遗失，导致职工利益受损、政务工作难开展、引起群众上访的，应追究相关人员责任。

2.4 创建档案联系制度

落实各级档案工作的包干负责制，由上级抽调业务骨干分别负责所属单位的档案工作，便于及时了解档案工作情况，监督和指导档案业务。

3 档案管理制度创新需要关注的重点问题

3.1 完善档案资源管理体系建设

档案管理制度的完善是需要一个循序渐进的过程。根据日常档案管理工作中出现的一些问题进行改正并不断完善各项规章制度以避免错误的再次发生。在针对档案管理制度创新时，可通过创新档案资源的监督管理机制，将档案管理落到实处，监督档案管理人员的工作，使员工形成自觉的档案管理意识。规定第一责任人员，及时对档案管理过程中出现的问题给予符合实际的有效措施。

3.2 拓宽渠道，保障档案资源归档的齐全

确保档案资源的归档主要可以从档案的来源、档案的质量、档案的征集等几个方面来保障档案的完整。以档案的来源为例，在档案归档第一步就无法做到档案的完整就更谈不上保证档案资料的齐全。

3.3 强化对档案工作的评价与考核

一是要进一步强化档案工作评价奖惩机制，对档案资源管理做得比较好的，应给予表彰奖励，对档案工作不重视造成档案丢失的，要通报批评；二是要结合企业开展的比学赶帮超活动，参与年度红旗的评比；三是要组织开展二级企业的档案工作评价服务检查，及时指出档案资源管理中存在的问题，切实做好档案收集整理工作。

3.4 加快档案资源的信息化建设

一是借助档案管理系统平台，整合各板块业务系统的档案信息资源；二是大力推广应用档案管理系统，把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位，做到人人应知应会；三是加强档案管理系统网络化管理，在保障安全保密的前提下做到在线查、调阅档案信息资源；四是需加大宣传力度和档案管理系统的提升力度，以最大限度实现其利用价值。

3.5 提高档案资源管理人员的业务素质

对于负责档案运用工作的管理人员应加强业务素质的提高，可以通过以下几个方面：（1）技能培训，提升专业技能。（2）加强与档案管理工作相关的法律和法规的学习，了解档案管理工作的重要性，提升档案管理人员的工作热情。（3）完善用人制度，优先吸取和选拔专业知识强、工作经验丰富的人员，扩展档案管理人员队伍。

参考文献

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[2]陈晓玲.个人所得税档案管理制度初探[J].中共福建省委党校学报，2004，6.

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