三个平台构建24小时办公企业

王妍文

“跨平台”、“云端”、“同步处理”的网络工具打破原本受限制的时间、地点，提升团队协作力，让企业24小时都能面对外界挑战。

以前顾客反映一个问题，总要层层通报，现在问题丢上HipChat，1秒钟团队全来帮忙。

以前跨部门开个会，光时间就乔半天，现在24小时不管人在哪，随时能发声。

以前1个项目来回要跑好几天，现在打开Trello网络页面，同时可以管理20个项目。

24小时、anytime、anywhere，项目式管理让你去到哪都能实时处理，办公室愈来愈去中心化。

专营餐厅POS系统的iCHEF资厨，是个不到20人的新创团队，客户范围却已经涵盖中国台湾、香港300多家店，他们用网络工具打造跨部门协作平台，让管理、沟通飞上云端，不管置身何时何地，打开屏幕就变办公室。

办公室新革命开始了，向过去往返费时的跨部门合作方式说再见！新时代团队协作平台已经飞上云端，变身24小时行动办公室，让你打开屏幕，身后就有一整个隐形团队，实时帮你一起工作。

这是一间20人的新创公司，平均28岁，但成立不到1年就开始获利。蛙咖啡、纯薏仁、好初早餐、小食糖、茧果子等个性餐厅、小店都是他的客户。

他同时也是2014年日本最大的国际创业竞赛EchelonJapan选出的冠军得主，提供餐厅POS餐饮管理系统、聆听创业者的故事，让开餐厅变成一门好生意，就是这家公司iCHEF资厨正在做的事。

你一定想不到，催生这家软件科技公司的源头，竟然是一家牛肉面店。

由于市面上的POS机，普遍存在按钮多、操作界面不友善的老问题，甚至需要改造人的服务流程，去配合机器限制；麻膳堂创办人以及iCHEF资厨共同创办人徐安升，为了满足自家餐厅需求，找来好朋友合作开发出利用iPad就能操作的POS系统，一脚从餐饮跨入科技领域，让经营餐厅需要的顾客排队管理、点餐、带位、送餐、出单到报税需求都能在同一套系统中完成。

iCHEF的POS系统最特别的地方就是，运用直觉式、拖曳式的简单操作，就能把餐厅经营要用到人力去解决的内场、外场、账务等复杂工作，放到网络工具上发挥协作效果，减少不必要的动线往返与干扰，“效率提高了，人力相对就降低。”徐安升说。

在信息快速运转的年代，公司营运不仅要高质量，还讲求高效率，利用网络工具打造协作效果的精神，同样显现在徐安升带领的团队上。

创业2年多，iCHEF在台湾、香港拥有300多家客户，却只用了4名业务就做好开发与服务工作；没下过商业广告，却有高达80%的客户来自网络；接下来布局步伐将往新加坡、日本迈进。

只有20人的iCHEF如何做好这么多事？

“1人做不到的事情，大家加起来就可以。”徐安升说，能提升工作效率的网络工具是经，透明化、高信任度的组织文化是纬，经纬交织，才能创造一个随时可以单独作战、也能随任务不同，实时合作的团队。

沟通平台HipChat

第一时间解决客户问题

快，是网络时代的基本节奏。新创组织要接下客户来自四面八方不同的变动挑战，能不能跨部门快速沟通、集结成军，往往是成败与否的关键。

传统组织向来采取信息层层传递的方式，虽然分层负责，但从信息产生慢慢传到组织神经末端的沟通模式，速度却很慢。要在网络时代下掌握“快”字诀，最直接的方式就是沟通透明化。

“客户一有问题，我们马上在HipChat上放出狼烟，大家就围过来丢出解决方法。”iCHEF营运长吴佳骏口中的HipChat，正是iCHEF的沟通中枢，传递讯息、开会讨论都靠它，是像LINE、微信一样的实时通讯平台。

跟LINE一样，在HipChat上可以任意设定群组，如以部门为区分，在iCHEF里有“战士的进击”、“营销的祈祷室”、“魔法师的象牙塔”分别代表业务、营销与研发部门；也可以用任务分组方式来打破部门界线，像是“Cloud的逆袭”、“iCHEF猴子设计室”则是负责云端监控与整合需求的小组，俏皮昵称下，隐藏不需言语的组织凝结力量。

平常大家各自在虚拟平台上讨论自家部门/团队的工作事项；但是一遇到需要跨部门协助的难题时，只要一个@键 （指定某同事参与讨论），就能向相关同事发出呼救协助的狼烟。

临时加入协助突围的同事，能在HipChat上一览先前的讨论，或是运用搜寻键，掌握曾经上传过的档案、图片，透明化的信息，让没参加过相关会议的人立即进入状况，不漏接重要信息。

以吴佳骏领军的业务部门为例，旗下只有4名大将，分管北、中、南3大区块，2～3周才见面一次，却能实时服务台湾、香港300多家客户，就是靠着跨越时空限制的网络工具进行全台沟通，做到实时反应、实时解决。

餐厅是现场生意，每天分秒必争，如果POS系统出问题，一切运作也会跟着停止。举例来说，一旦前线的业务遇上客户开不了机、发票没了等问题，只要通过HipChat就能秒速跟台北总部联系，紧接着跨部门后援补给跟上，在第一时间解决客户问题。

内部email不见了、call会的行事历也不需要了、重复沟通的情况减少了，“通过网络工具，让iCHEF的业务效率大幅提升，传统业务1人只能服务10～20家，iCHEF却能1人照顾到将近100家客户。”吴佳骏分析，HipChat沟通平台与为客户量身打造的CRM管理系统，有助沟通流程缩短、信息透明，让每个业务背后，都像同时拥有一个20人团队，“随时依任务不同变换角色。”

管理平台Trello

不开会照样完成跨部门合作项目

打破部门界线进行团队协作，最怕的是永远有开不完的会，尤其不同部门间，光是要乔出共同开会时间就不容易，如果跨部门项目一多，更是“会会”相连到天边，时间全被零碎切割。

该如何降低各种跨部门项目会议的工作干扰？是互联网时代下，新型组织内心的大哉问。

iCHEF的做法是：条列各种项目，减少跨部门报告频率。这个做法正好呼应美国企业顾问专家大卫·艾伦（DavidAllen）在《搞定！2分钟轻松管理工作与生活》中的概念，“通过记录的方式，把头脑中的各种任务移出来，让头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而能集中精力在正在完成的事情。”

“我们把项目排程云端化，让项目、进度一目了然，当下核心工作是什么自然跳出来。”iCHEF营销长程开佑每周手上同时进行15-20个项目，全靠Trello把工作丢上云端，信息透明化，不仅凸显重要工作，也减少不同部门间你来我往的往返程序。

Trello是一款项目管理的网络工具，打开Trello界面，就像一面白板，上头贴满各种项目排程，可以依照时间进度、项目类型来归类。当周有哪些需要处理的项目一览无遗，每个项目小组的成员都能进入项目页面，清楚看到内容被谁更正过、什么时间处理过，接下来该由谁接手等信息。

在数码虚拟空间中，每个项目从开发到完成，都如同处于开会ing的状态。如此一来，团队协作的成员不必花时间写email报告情况，不同部门也能掌握专案进度，无形中提高不少工作效率。

举例来说，iCHEF要在中部为客户举办“掌柜开讲”的经验分享讲座项目，从活动安排、场租、报名、联系参与店家、预算掌控等，一场30～40人规模的跨区讲座，动员了营销、业务与后勤支援同仁，大家却从来没一起坐下来开会过，但每项工作细节的排程都通过Trello来做串联，“即使连实习生，都能随时接手帮忙。”程开佑说，把事情清出来，让时间留给重要的事使用，才能适应快速变化的环境。

开发平台SourceTree

用看得懂的语言管理程序世界

互联网时代凡事离不开“程序”，要把需求落实为程式，整个过程最大的困难就是沟通。大多时候，提案人脑中的画面，要在注重逻辑以及资料关联性的工程师眼中，化成同样的一段程序码，中间往来、讨论、争辩要花费的工夫往往旷日废时。

以软件开发为主的iCHEF，又如何把第一线客户需求带回来，有效率地研发出新功能呢？

iCHEF采取三角策略，将提案、沟通排程、开发统统在数位平台上完成。

iCHEF技术长何明政比喻，前线业务如同地主，有各式各样开发想法，提案时会跨部门先在HipChat上成立专属讨论区，研究可行性、事先搜集相关资料等，一个群组背后，隐藏公司未来祕密产品的雏形。

等提案样貌逐渐成形，进入Trello项目管理后，这时会由营销部门的设计师，为想法画下场景细节、标注需要的效果，转换成工程师看得懂的语言，就像建商画出住宅设计图般，让想法具体化。

有了设计图，如同营建商的软件工程师，紧接着就将几千、上万条程序码切出不同节点，分头建设，这时何明政只要用SourceTree作为管理平台，在工程师产出后收回来对接、合并，就完成新产品。

餐厅对出单错误的状况容忍度很低，因此，iCHEF对技术的要求非常高，通过数码平台24小时都能随时快速跨部门沟通，不论是客户临时性修改，还是同时进行功能扩充研发，都能马上回应客户需求。

不没有网络工具，就没有工作效率的年代，“跨平台”、“云端”、“同步处理”的网络工具打破原本受限制的时间、地点，提升团队协作力，让企业24小时都能面对外界挑战。