浅谈如何推动档案的信息化建设

史秀艳

摘 要：近年来，随着信息化建设的不断变化与发展，从某种意义上而言，推动了各个行业的发展建设。档案事业为了适应时代社会发展的需要也将信息化技术引入其中，不断完善档案管理建设的发展需要。文章主要针对现阶段我国档案信息化建设发展现状进行简要的分析与总结，并就存在问题提出合理化的解决措施，仅供参考。

关键词：档案；管理；信息化

前言

信息社会推动了档案工作向一个新的发展时期迈进，它是以档案资源为核心，逐步形成和发展的。在当今时代，信息技术的飞速发展改变了人们的生活，互联网已经渗透到社会生活的各个方面，面临着巨大的挑战，这将带来档案管理模式的改革。因此，有必要在现代化进程中完善档案工作。档案工作应与信息化社会的发展步伐相结合，顺应历史潮流，迎接挑战，加快信息化建设。目前，档案工作的顺利开展，信息化在档案中的应用已初见成效，但为了更好地适应时代社会发展的需要对档案工作又提出了新的要求，积极探索服务多元化的现代化档案工作，成为了档案工作亟待解决的重要问题之一，下面对档案信息化管理进行详细的分析。

1 档案信息化管理的现状

1.1 档案管理软件没有系统的平台选型，缺乏通用性

档案管理软件有很多种，其产品各有特点，一般都符合档案管理的基本要求。但从发展趋势上而言，档案信息化、档案管理、办公自动化和电子政务系统的发展将趋向于一体化。所以在建立档案管理软件时要充分考虑多方面影响因素。档案部门使用的计算机规格及模式都要配合其开发软件加以使用，建立统一的平台。所以绝对不能单纯的利用计算机进行信息管理，必须与档案管理信息编辑进行有效结合，不然则会制约档案信息化的现代化进程。

1.2 缺乏统一标准和规范

目前，档案部门在建设档案信息化过程中往往只重视先进的通信设备及计算机系统设备的购买，从而忽视档案信息资源的标准规范，结果导致通信设备及计算机难以满足档案的发展需要，且将大量资金投入到档案信息系统中，不能转化为经济和科学发展的催化剂。主要表现在以下几点：（1）计算机软件开发缺乏整体规划，软件不具有通用性、实用性等。（2）计算机及相关设备因型号不同，难以适应相同的硬件环境，档案信息标准化统一分类编码不完善，以及对其使用的设备要求也很高。（3）由于缺乏网络技术支持和系统管理的规范性，在实际档案信息化建设中凭借其主观意愿对其进行建设管理，不能从客观实际出发，这些因素都将制约着信息技术在档案信息化建设中的发展范围及影响效用。

1.3 档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够

对于纸质媒介的档案管理者来讲，他们对于档案管理的存储方式及原理方法都有着极丰富的工作经验。但是相比较而言，对于电子档案管理并不是很熟悉，甚至不了解，尤其是对于档案信息的存储、检索、利用等，并没有形成一套完整的认知体系。然而现阶段，档案管理者并不是专职的档案管理人员，他们或许对信息化技术有着足够的了解与认识，但对于整个档案业务却不熟练，需要长时间的掌握与学习，只是单凭经验及对网络管理系统的熟悉，来为专业档案人员解决信息化技术上的一些问题，长此以往并不利于档案的发展。也有一些管理人员对档案的管理，缺乏必要的认识，没有把档案信息化的建设足够的重视起来，依旧使用传统的管理方式对档案进行管理，这就导致档案信息化难以接收到新的管理理念及信息技术，同样制约了档案信息化的发展。

1.4 数据保护存在风险

目前，数据安全的安全性主要依赖于技术的不断升级，建立复杂的密码和防火墙，仅从技术角度看只能被动地解决其存在的风险，而不是一个长期、全面、规范、保护数据安全的问题。此外，从防范数据库系统本身的能力来讲，在信息环境复杂多变的环境下，数据库保护方案已跟不上时代的步伐，技术不能完全防止计算机潜在威胁的发生，从这个角度来讲，信息数据存在很大风险。

2 档案信息化建设的实施措施和途径

2.1 档案标准化、规范化建设

如何有效实现档案信息资源共享，档案管理规范化是重中之重。档案信息化若想充分发挥其效用就必须建立完善的统一标准，对其档案工作进行细致的分工合作，并针对其特点制定科学的规范标准。随着信息时代的到来，档案资源共享一定程度上不仅仅可以增强档案部门的建设发展，更能有效的提升整个档案建设的管理质量，从长远角度来讲，必须在档案信息资源、应用软件等技术方面增强其建设，依据制定档案的相关业务、技术手段和设备的统一性原则。这样就可以将资源进行分享，避免不必要的人力、物力、财力浪费。

2.2 档案信息的数字化

传统的纸质档案主要是基于纸质媒介对其加强管理，其管理劳动强度大，查询难度也很高，占用了大量的仓库空间，且容易损坏，如纸黄、易碎等。数字档案管理却克服了传统档案管理存在的不足，节省了大量的人力、物力和财力。数字档案可以被大量复制，可以节省大量的存储空间，将档案因需要而存储在不同设备中，而且还克服了档案的唯一性。档案信息是以数据库的形式组织起来的。使用应用软件可以方便地对档案进行排序和分类。如果在网络服务器的数字档案信息资源中查找相关信息，那么此信息可以通过互联网进行，在世界各地传播，任何人通过网络任何终端都可以访问自己的档案信息，实现真正意义上的资源共享。

2.3 档案干部队伍通才化

人作为档案管理建设的主体，对整个档案管理工作的开展有着极其重要的影响。为了有效推进档案信息化建设的发展进程，一定意义上而言，必须增强档案管理者素质的提升。主要可以从以下两个方面进行：一是建立完善的档案管理者培训体系及考核机制。可以通过一系列的岗位培训来增强档案管理者对档案业务的熟练程度，通过对其了解来全面提升档案管理的水平。二是不断引进优秀的管理者及相关优秀人员。档案管理并不是一门独立的学科管理，信息化的发展，档案管理若想获得长久发展，也需要引进懂得相关计算机技术的专职人员来对其档案进行管理，实现人才的全面提升。

2.4 提高档案管理人员的思想素质

（1）坚定的政治信念。档案工作是一个很强的政治、保密工作。因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的法律、政策，并严格保密，树立政治意识和政治信仰。（2）对工作的热情态度。档案工作具有服务性强的特点，对档案管理人员的要求建立爱心、奉献精神和敬业精神，努力实现主动、热情、耐心和周到。努力将档案的潜在价值转化为有用的社会机制和经济利益。（3）严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一种政治、服务很强的工作，而且是一个复杂、细致、繁琐的工作，这就要求人事档案管理具有严谨细致的工作作风。区分档案的整理、分类、归档，确定保管期限、组装和注释的内容。（4）强烈的专业精神。档案馆收藏是一项艰巨的工作，这就要求我们在工作中培养强大的事业心，高度的责任感和使命感，愿意奉献精力和时间去做档案，不为一时的困难，为档案工作的现代化而努力学习。

参考文献

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[2]韩瑛.浅析高校档案信息化建设[J].中共山西省委党校学报，2005（4）.

[3]段睿辉.档案信息资源整合性服务研究[D].云南大学，2013.