新时期独立学院档案管理规范化探讨

余巍巍　许俐俐

摘 要：随着国家对教育重视程度的不断加大，独立学院近几年发展的越来越快，很多独立学院已经脱离于母校，独立的开展教学任务，实行自我管理的方式，所以档案管理在独立学院的管理中占有重要的位置。笔者通过对独立学院加强档案管理的意义进行介绍，提出加强档案管理规范化的建议，仅供参考。

关键词：独立学院 档案管理 规范化

中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）10（c）-0130-02

独立学院是近10多年来中国高等教育办学体制改革创新的重要成果，是国家为扩大高等教育资源，按照全新的机制和模式创办的本科学院。截至2015年上半年，教育部批准的独立学院共有275所。这种全新的办学方式给独立学院的档案管理工作也带来了前所未有的挑战。办学初期，独立学院是作为母体学院的二级学院存在，因此其档案放在一起进行管理，随着教育体制的不断深入，独立学院正逐步脱离母体院校，独立运行。因此，其档案工作也就不能再鸡鸭同笼管理。成立自己的档案管理机构，加强档案规范化管理，对于独立学院正常业务的开展具有重要的作用。

1 独立学院档案规范化建设的意义

独立学院进行规范化档案管理有助于教学任务的顺利开展。首先，档案管理工作的有效开展，与教学、教务人员以及一些日常事务的开展有着重要的联系，教学工作的开展，都是通过档案管理来实现，其记录的真实性对学校正常业务的开展具有重要的作用。其次，档案信息化在对学校的各项工作进行真实的记录以外，还是档案信息的重要资源之一，学校可以通过这些档案为教师和学生提供信息服务，一方面开展档案规范化管理是为了独立学院自身的发展；另一方面也是学校接受水平评估及专业评估的检查依据；其次，由于独立学院刚脱离母体进行管理，在档案管理工作上还属于刚刚起步的阶段，管理机制不够健全，档案管理人员专业水平也不是很高，只有加强独立学院档案管理的规范化建设，才能更好地保障学校教学任务的有效开展。

2 独立学院档案管理存在的主要问题

独立学院在办学之初，是作为母体学院下面的一个二级学院进行管理，所有的档案管理工作都是放在整个母体学校中统一进行管理的。随着教育体制的不断发展，独立院校逐步从母体学校中分离出来，在档案管理方面独立出来的时间也很短，其自身的设施不够完善，在开展档案管理工作时面临着很多的困难。其主要存在的问题有以下几点。

2.1 意识问题

由于原来独立学院的发展都是依托于母校进行的，在管理方式上有着很强的依赖性，由于其分离的时间比较短，多以在档案管理的意识上还是十分淡薄，不但在教师队伍中的意识淡薄，学校的管理者也不是十分注意对档案的管理，这就使得学校整体上对管理工作不够重视，再加上一些基础设施不够完善，缺乏对档案工作系统的管理。

2.2 制度问题

独立学院原有的管理方式是依托于母校发展的，所以在管理制度上都是与母校一致的，其自身没有明确的管理方案，所以在独立发展以后，一些规章制度并不是十分健全，对一些工作的划分也不是十分明确，而且很多档案材料都存在着丢失的现象，在检查时都是应付了事，严重影响工作的正常开展，在对档案资料进行收集的过程中存在很大的随意性，名有明确的制度来进行规定，给教学任务的开展带来很大的障碍。

2.3 管理问题

独立学院的开展时间较短，没有一套完整的管理制度，使得档案管理工作难以正常开展，其主要表现为以下几方面：档案管理制度不够健全，原有的管理制度都是与母校一致的，并不适合独立学院业务的开展，所以很多规章制度都存在部分的情况；档案管理的工作人员意识薄弱，工作人员没有认识到档案管理的重要作用，而且对于档案的管理水平也比较低，基本上都是属于应付了事的情况；而且档案管理工作与实际工作脱节，严重阻碍了正常教学任务的开展。

2.4 经费问题

原有的独立学院管理经费都是与母校共同使用的，在进行独立运作后，其经费上的力度非常有限，重心都投放在教学上，档案管理上的投入非常少，很多管理设备已经老化，难以适应正常工作的开展，甚至很多管理人员还是用手工的方式对档案进行管理，利用信息化技术进行管理的时候非常少，由于资金支持的不到位，学校也很少为管理人员提供学习培训的机会，在业务管理水平上也存在严重落后的局面。因此在独立学院开展档案规范化管理上，经费问题是最重要的制约因素。

3 规范独立学院档案管理工作的措施

针对独立学院在档案管理中存在的问题，必须采取有效的措施加以解决，加强对档案管理工作的重视程度，这样才能提高其档案管理水平，更好地服务教学。具体可以从以下几方面做起。

3.1 依法治档，建立健全规章制度

独立学院在开展档案管理工作时，要根据国家的相关法律规定进行，近几年针对独立学院的发展，我国颁布了很多的法律法规，所以学院在开展工作时，要依据国家的法律法规进行，把学校的正常工作开展纳入到档案管理的工作中去，以便更好地促进档案管理工作的有效开展。

3.2 完善组织机构

独立学院的发展时间较短，所以在很多管理机构上还不是十分健全，要想有效的开展档案管理工作，首先就要建立专业的组织机构，做好责任划分，把档案管理工作的各个环节落实到实处，通过相应的监督机制对其工作的管理水平进行探讨，把管理人员、技术人员、监督人员分开来管理，以保证档案管理工作的有效开展。

3.3 加强档案人才的培养

独立学院的很多档案管理人员责任心不是很强，多以要想保证管理工作的有效进行，必须要加强对工作人员的培训，使其认识到档案管理工作的重要作用，通过组织其进行学习培训，使其掌握先进的档案管理方法，借鉴其他学校先进的管理方法，针对该学校的实际工作开展，制定自己的档案管理方法，使其可以更好地为学校的业务开展服务。

3.4 开展形式丰富的培训活动，提升档案人员素质

开展各种形式的活动，调动广大档案人员的积极性，促进档案队伍上台阶。不定期对人员进行档案管理技术的培训，更要对人员进行二次培训，以加强档案管理策略的有效程度。每学年举办档案工作评比活动，组织对学校各部门档案工作进行检查、评比。最大限度调动档案人员工作的热情和积极性。

3.5 大力提升独立学院档案管理信息化水平

现代高校档案管理已逐渐进入了信息化时代，作为高校档案建设和管理基础的独立学院，也要与时俱进，适应新时代学校、学院建设和发展的要求，实现独立学院档案管理工作现代化。传统、粗犷式独立学院档案管理模式已不能适应高校改革深入的需要。只有运用现代信息技术，积极推行教学档案的网络化管理，建立教学档案信息平台，利用网络对教学档案进行收集、整理，以全新的工作方式及时、准确、全面地为广大师生提供全方位、高层次、多角度的服务，才能对独立学院优化人才培养、促进教育事业发展和提高办学质量起到积极的推动作用，使独立学院档案管理工作逐渐步入正规化和现代化的轨道。

4 结语

通过对独立学院的档案管理工作介绍可知，独立学院作为异军突起的新生事物，在发展的过程中还存在着不少问题，尤其是将高等教育作为产业来经营的办学模式，往往只顾及眼前利益，而忽视将档案工作作为一项长期目标进行建设。因此，独立学院档案管理规范化是新時期档案管理工作的明确要求。在当前新形势下，首先需要加快观念的改变，尽快摆脱依赖母体院校的管理理念，完善管理制度，加强基础建设，有效发挥档案的功能性，推动档案管理工作逐渐向着规范化、标准化的道路发展。

参考文献

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