关于提高办公室工作效率的若干思考

孙多君

摘 要： 办公室是一个企业联结上层和下属的关系和纽带。所以办公室工作效率的高低影响着企业的文化建设和风气好坏，也影响到企业未来的经济效益，对于电力公司而言同样如此。本文通过对电力公司的办公室工作效率现状进行仔细分析，找出其中存在的问题，提出有效解决措施，有效提高办公室工作效率，适当的将企业、领导和员工联结起来，最终促进企业发展，实现共赢。

关键词： 办公室；工作效率；提高；思考；电力公司

现如今，科学技术不断发展，人们 的生活水平不断提高。办公室负责公司政务文秘、档案管理、服务招待、后勤保障等多项工作，包括各个方面。所以需要有关员工及领导从自身做起，立足本职工作，提高个人素质，创新服务理念，有效提高办公室工作效率，最终促进企业的未来经济发展和企业优秀文化的传承。办公室工作没有最好，只有更好。所以在公司发展过程中，在新形式严格要求下，员工应该根据公司需求，与时俱进，不断发展自我，提高工作能力和工作效率，最终促进公司的发展。

一、公司办公室工作效率的现状

（一）管理制度方面较不完善

有些电力公司在工作效率方面的管理制度不完善，监督力度不到位。公司在管理制度的制定上有些缺少科学性和实际操作性，不能从根本上监督和管理员工的工作效率。比如说很多公司制定了8小时工作时间，在8小时之内有明确的规定以及奖惩制度，而8小时之外的制度就不是很严格，导致办公室工作效率的降低。[1]很多公司在加班的奖励制度上没有很明确及完善的规定，这对于员工是不民主的，在一定程度上就影响到员工的工作兴趣和热情，降低工作效率，阻碍了企业的发展。

（二）公司员工职业素养相比较低

电力公司的员工人员职业素养也有待提高。在一个工作单位上要想成为一名优秀的员工，应该时刻保持一颗积极上进的心，创新服务理念，将企业视为自己的家一般，一切为了顾客，一切为了企业未来的经济发展，努力工作，精益求精。但是有些员工的职业素养还有待提高，有些人在公司规定的工作时间内没有积极主动克服工作困难，而是上网、购物、聊天或者打私人电话等等。如果没有上层领导的强力监督就工作懈怠，大力降低了办公室的工作效率，团队力量减弱，不利于工作的进行，不利于公司的发展。

（三）提高办公室工作效率的广阔前景

办公室在企业的工作中起着一个承上启下的作用。办公室人员不仅要接受上级的领导和命令，还要将命令与指示准 确传达到下级员工单位中去。所以必须要求办公室工作人员提高办公室工作效率，将公司各个阶层有机连接起来，有效促进工作的进行，达到最完美的要求，精益求精，一切为了企业未来的发展，同时也是为了个人综合素质的提高。所以电力公司如果能有效提高办公室工作效率，改变传统现状，完善管理制度，加强监督力度，并且员工的综合素质提高，那么企业将会持续发展，营造一种良好的工作氛围，全公司团结起来，共同为企业打造良好的口碑。

二、根据现状提出有效措施

（一）公司领导带头，加强管理监督

对于电力公司，领导应该起到很好的带头作用，从自身做起，严格要求自己，立足于自己本职工作，积极主动处理工作问题。这样不仅可以带领下属积极工作，有利于营造一种良好的工作氛围，对于塑造全公司的良好形象也是有利的。同时领导在管理制度的制定上也应该高度重视，注重规则的科学性和可操作性，加强管理监督，优化企业绩效管理制度，完善企业奖惩办法，加强劳动纪律。另一方面，企业领导要关心职工疾苦，帮助员工解决生活上的困难，让员工感受到企业的关怀和温暖，从而更加自觉地将精力和专注力投入到企业的发展目标上来，有利于促进办公室工作效率的提高[2]。并且需要及时、准确地了解基层员工工作中存在的问题，然后加以改进和指导，促进员工工作的进行。通过将公司领导和员工紧密联系起来，二者互相合作，互相体谅，共同为了企业的未来发展做出努力。

（二）注重员工职业素养的培养提高

有效提高办公室工作效率应该更加注重员工的综合职业素养的形成。一个优秀的团队决定着这个企业未来的发展。所以有关企业应该有效提高员工的职业素养，致力于构建一个良好的工作团体和工作氛围，可以有效提高办公室工作效率。同时每个员工应该树立强大的大局意识，增强团队力量。公司可以定期组织员工进行专业技能培训，或者聘请高级专家来为员工进行讲座演讲，同时对企业员工的职业技能水平进行指导，学习更加先进和有效的工作技术和经验，一切为了企业的发展。同时员工也应该严格要求自己，心中时刻树立团队意识，尽量做到在上班时间努力工作，谨言慎行，尽量不做除工作以外的事情，有效提高办公室工作效率。相信如果每个员工都能够做好这点，那么对于员工个人、对于企业的发展都是非常有效的。

（三）适当采用世界先进的科学技术提高效率

有关企业应该在办公室工作中适当采用世界先进的科学技术来提高办公室工作效率。比如对于办公室档案管理工作来说，企业应该更多使用计算机网络来代替人力劳动，通过计算机来处理各种数据和储存档案，避免了使用人力来进行手动处理和储存，有效提高了工作效率，同时也避免了公司因为一些地震、火灾等自然灾害造成数据档案丢失，使企业经济损失，实在是一举多得。

（四）立足本职工作，超前计划求主动

提高办公室工作效率，有关员工应该立足本职工作，全心全意做好本职工作，自己有一桶水，才能送给别人一杯水。这就要求员工在工作中不断学习，多读书，学习先进的科学技术，更加充实自己，能够做到“听从上层领导，服务下层员工”，这样才能在激烈的竞争中逐渐成长，同时有利于企业在激烈的市场竞争中屹立不倒，持续发展。还有就是员工应该在完成好自己的本职工作后，积极主动，制定超前的计划，为了在出现紧急情况时能够游刃有余，不乱手脚。主动完成更多的工作，有利于提高办公室工作效率，最终使自己的个人能力有效提高，也促进了企业工作效率的提高。

（五）创新服务方式，做好办公室协调工作

对于办公室工作人员，他们应该创新 服务方式，做好办公室工作，及时了解上级命令和指示，不仅要想领导之所想，而且还要将领导的决策更加完善和细化，有利于下层工作人员的工作进行。准确记录，并且准确传达给下级员工，作为上层与下级之间的纽带，工作人员必须做好办公室协调工作，促进企业工作的进行。对于基层工作者，办公室工作人员要深入了解基层人员的工作情况，将工作中存在的问题及时反馈给上层领导，为领导正确决策提高信息服务，从而推动企业更好更快的发展。

三、小结

在新形势发展要求下，电力企业要实现“一强三优”现代公司，就要不断的提高发展质效，要能够在激烈的市场竞争力下从容不迫，持续发展，在这个过程中有效提高办公室工作效率是非常重要的。电力企业应该针对本公司的工作现状，从制定管理制度、监督力度方面做起，完善制度，设置更加科学合理的工作制度，优化绩效奖励机制；领导带头，加强管理监督，帮助员工提高效率。当然办公室工作人员要立足本职工作，时刻保持着学习的态度，不断提高个人职业素养，同事之间要有“争先”的意识，同时超前计划求主动，有效提高应变能力。办公室人员要做好办公室协调工作，努力将上层领导与基本员工联系起来，提高公司的执行能力和服从能力，建设优秀的企业文化，保证高效率的办公室工作情况，共创企业美好的未来。 （作者单位：国网辽宁省电力有限公司大连供电公司）

参考文献：

[1] 杨柳.新形式电力企业办公室工作探究.国网湖北省电力公司孝感电力公司.2014年8月

[2] 刘玉峰.关于构建良好的企业与员工关系的思考.山西高等学校社会科学学报[J].2005年10期