浅析新时期办公室工作精细化管理

摘要：在事业单位的日常工作中，办公室作为单位内部的管理部门，其工作人员的素质水平高低，直接影响到一个单位的自身形象和开展内部管理工作的效果。落实好教育与管理工作，对于提高办公室工作人员综合素质，提高工作效率有着至关重要的意义。本文结合笔者自身工作体会，对办公室工作人员精细化管理问题进行了分析，并且提出了相应的开展策略。

关键词：新时期  办公室工作  精细化管理

0 引言

办公室作为直接为领导服务的办公机构，既是协调左右、联系内外的服务枢纽部门，又是传递信息、研究方针政策的辅助决策参谋机构，其特殊职能决定了办公室工作具有以下几方面的特点：一是工作任务重、事情杂。二是工作综合程度高，要求高。三是工作面广责任大。上述特点就从根本上决定了办公室工作必须走精细化、科学化之路，通过推进精细化管理，实现管理科学化，使办公室的各项工作有章可循，管理有据可依，工作流程上高效顺畅、严谨规范，打造出一支锐意创新、勤勉敬业的工作队伍，逐步实现职责更加明晰，考核更加科学，制度更加严密，落实更加有力，工作质量显著提高的目标。

办公室人员肩负着为干部职工服务、为领导参谋、协调工作、树立单位形象等多项工作，并且与事业发展战略有着密切的关联。办公室在开展日常工作中，通过掌握高质量的材料，为领导提供优质的调研材料基础，从而提高领导决策的科学性。办公室工作的主体是人，要想真正的对人的潜力进行发挥，优秀的思想意识品质是其重要的前提。通过开展思想政治工作，可以有效地提高员工的主人翁精神，并且提高办公室队伍的凝聚力和整体战斗力，提高工作热情，更好地发挥岗位职能。另外，思想政治工作的开展，也可以让员工树立正确的价值观和世界观，并且对于办公室内部复杂的发展环境进行良好的适应，保持办公室和谐的工作氛围，更好地实现自身的发展和成长。

1 明确办公室人员精细化管理的重要性

现代社会是知识社会，伴随着我国经济发展和社会的进步而飞速发展，大力开展办公室工作改革，提高管理者的自身思想观念水平，以创新的思维理念开展日常工作是非常重要的。在新时期办公室工作中，必须要就现有工作中存在的不足进行深入的分析与考虑，加强业务知识的学习，通过工作创新，提高办公室的整体工作水平。笔者通过长年的办公室工作实践发现，在开展办公室工作的过程中，要以务实求真为第一原则，开展工作要严格的围绕办公室的实际工作来进行，以科学的管理理念开展工作。在日常工作当中，要坚持做好服务，为员工、领导提供良好的服务，做好综合协调工作，提高自身的管理能力，真正的为单位的长足发展奠定良好的基础。办公室工作开展的过程中，要以做好本职工作为基础，协调不同部门之间的关系，做好服务工作与管理工作。

2 提高办公室精细化管理意识

办公室作为领导的管理决策参谋，其开展工作的过程中，要对于单位工作情况进行详细的收集，并且就工作中所存在的问题进行提出，通过认真的整理与分析，在结合一些合理的调整与应对意见的修改之后，提交上级领导，为领导进行决策提供科学的依据。办公室要集中精力对于日常事务进行解决，帮助领导处理繁琐的工作任务，让领导可以集中精力的对于学校管理工作中的重要工作进行应对。要积极的做好内部沟通交流工作，对外要做好协调工作，提高外界环境对于学校发展的支持水平，提高内部的凝聚力，维护稳定发展。

2.1 提高自身的大局意识。办公室工作人员要有着良好的大局观念，并且具有良好的思想政治知識，可以以统筹大局为办公室工作的开展主要原则，真正的为大局服务，认清自身定位，更好地做好办公室工作。办公室工作人员要在日常的工作实践当中，对于单位的基本情况进行了解，进而做到局部工作与整体工作的齐头并进。

2.2 提高自身的责任意识。新闻事业对于相关从业者的职业道德素质要求很高，也是新时期精神文明建设的重要阵地。办公室工作人员作为服务部门，必须要具有良好的责任意识，将办公室日常工作中的所有内容都以高度的责任心来进行对待，做好每一件小事。

2.3 提高自身的服务意识。办公室工作的开展，要做好实际工作，满足单位日常运行管理的基本需求，并且对于自身服务工作进行不断的创新，以高水平的规范化服务，保证办公室工作顺利、圆满的完成。工作人员还要深入地对于日常工作目标进行分析，积极主动地为本单位长远发展做出服务。

2.4 提高自身的创新意识。创新是现代社会发展的重要灵魂，对于各行各业都有着至关重要的意义。在办公室工作开展的过程中，工作过人员要以创新的精神对于自身工作内容进行不断的突破，并且围绕不同阶段工作内容的不同，充分地发挥主观能动性，真正地提高办公室工作的深度与广度。

3 把握办公室工作精细化管理方向

首先，完善以下四个方面的工作：一是精确定位。每个岗位的职责都要定位准确，岗位职责要精细化，岗位权责要对等，办公室工作的各个环节要规范清晰，实现无缝对接。二是精益求精。办公室工作人员对待工作要高标准、严要求，努力做到尽善尽美，努力实现“全满意、零差错”。三是细化目标。要对工作任务进行层层分解，指标落实到人。四是细化考核。考核要做到定量、定性准确，考核及时，奖惩兑现。

目前，办公室工作用精细化管理目标来衡量，具体存在三个方面的问题和不足：一是工作量大，部分工作不能完全到位。除日常性工作外，办公室经常要处理各项临时性任务，人均工作量较大，事物性工作多，未能很好地发挥服务领导、服务全局、综合协调的职能。二是责任分工不精细。部分工作（环节）分工还不够明确，岗责体系尚不够健全，使得一些工作无法细化、专业化，考核难以精细化。三是疏于学习、安于现状。存在不愿意花时间、动脑筋去学习，对待工作得过且过的现象。具体反映体现在责任心不够强，办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，甚至出一些低级差错，影响工作质量。

在新的形势下，办公室工作必须按照科学化精细化管理的要求，增强责任意识，创新意识，落实措施，真抓实干，不懈努力，才可以真正做到化被动为主动，变压力为动力，变挑战为机遇，在服务大局、促进和谐之中与时俱进，有所作为。

4 提高办公室精细化管理水平的对策

办公室工作的开展，要从单位发展的大局观来入手，提高自身的紧迫感和责任感。在外界形势变化的条件下开展自身管理工作中，也要与时俱进地进行更新。针对于新的发展形势，办公室开展自身工作的过程中，要不断地创新管理理念，提高工作的主动性与自觉性。对于以往传统管理模式中的不足进行主动的突破与创新，积极地探索新的管理思路和管理思想。在遇到不能解决的问题时，要先冷静对待，再周全、客观地进行考虑和处理，树立正确的服务意识、政治意识、团队意识以及大局意识。

4.1 工作方式精细化。办公室工作为上下级提供服务，也同时为管理提供服务。办公室工作在开展的过程中，要重视为基层提供全面的服务。办公室人员要深入到基层群众当中，了解基层员工的具体困难和需求，并且积极听取基层员工的反馈，进而做好信息资料的收集，为领导决策提供客观的依据。办公室的工作看似琐碎繁杂，但实则与单位管理各方各面都有着密切的练习，在工作过程中要合理的进行计划，并且分清轻重缓急，合理、有序、高效地进行安排，并且严格地按照各项规章制度来办事，提高办公室工作的标准化与精细化发展能力。

4.2 工作节奏精细化。办公室工作无小事，在工作中办公室工作人员要关注细节，把握好每一件小事。办公室的工作相对枯燥，并且工作职责范围较大，在工作中没有特定的标准和规律。面对于繁重的工作任务目标，办公室的人员要耐心地做好每一份细节工作。在各项文件的办理上，要严格地进行审核与把关，不放过一个错别字、标点和符号。只有以高度负责和耐心来对待每一项工作，才能真正的将办公室的各项工作进行做好。办公室的工作具有一定的繁琐性和枯燥性，这对于办公室工作人员是一项挑战。办公室工作人员要提高自身的职业素养，高度负责地完成每一项工作，保证内部管理工作的有序、高效地开展。

4.3 监督管理精细化。办公室要对于督查立项制度、重大决策部署落实情况报告制度以及回访复核制度进行健全，并且结合有效的分级管理制度，落实办公室各项工作开展的监督管理工作，提高各项管理工作的成效。与此同时，还要要完善督促检查工作协调机制，办公室牵头做好内部管理工作，并且提高基层员工的参与度，合力地构建成熟、稳定、高效的内部监督管理体系，为提高内部管理水平提供坚实的基础。

5 结语

办公室是一个小天地，又是一个大舞台。因此需要坚持全局观念，强化创新意识，把握事业发展的脉搏，正确处理好主动与被动、大事与小事、分内与分外之间的关系。通过管理创新，使办公室工作適应新时期发展的需要，进而使办公室工作科学、民主、有效地运行。当然，随着事业的不断发展与变革，作为“窗口”的办公室工作，其管理创新的具体实现远不至这些，它将随着实际情况和实际发展而不断地变化与创新。新的形势下办公室工作责任重大，任务繁重。办公室工作人员要以高度的责任感和事业心，努力提高办公室工作的科学化精细化管理水平。

参考文献：

[1]刘恩龄.办公室工作精细化管理难点和对策分析[J].现代商贸工业，2011（04）.

[2]林雪梅.浅谈企业办公室工作管理的精细化[J].四川水力发电，2006（04）.

[3]陈永丽.浅谈企业办公室工作中的精细化管理[J].办公室业务，2007（06）.

作者简介：王建坤（1965-），男，河北石家庄人，大学本科学历，石家庄广播电视台办公室副主任，研究方向：政治思想工作。