新形势下高职院校办公室管理职能转变的思考

吴丽萍

摘 要：国家对职业教育一系列政策的出台为其发展带来新机遇，办公室作为高职院校的窗口，其职能也发生变化，面对信息化和教育改革大环境，办公室要充分利用信息化的特点，做好精细化管理，充分发挥参谋职能。

关键词：高职院校；办公室管理；管理职能转变；

文章编号：1674-3520（2015）-06-00-01

一、高职院校办公室工作的主要职能

办公室是在学校领导直接领导下，学校行政系统的综合管理机构，在工作运转过程中发挥承上启下、联系左右、沟通内外的功能，其管理水平的高低直接关系到全校各项工作的正常运转[1]。

第一，综合协调职能。办公室需要在学校各部门之间进行协调，使学校各项工作和部署能够有条不紊地开展，建立良好的内外部工作环境，使学院工作按计划实施，并实现资源优化。

第二，信息纽带职能。办公室是连接学校领导和其他职能部门以及广大师生的“桥梁”，上传下达，是面向领导和师生的窗口。

第三，决策参谋职能。办公室要为学校领导提供准确、及时的信息，并根据领导意思起草文稿，认真谋策、谋事，为学校领导决策提供依据。

第四，服务窗口职能。办公室工作要处理大量文件、外事接待，同时，面对校内广大师生，办公室需要为其提供人性化地服务，提高办事效率，提高师生对学校的归属感。

二、新形势下高职院校办公室工作面临的挑战

（一）信息化（技术环境）

网络化、信息化的发展为教育机构进行相互沟通、合作、互动、联系提供了便利条件，掌握前沿信息才能赢得发展先机。面对现代信息技术对高职院校办公室工作提出的新要求，办公室要充分认识现代网络信息技术的重要性，并借助先进技术手段为学校发展服务[2]。

（二）职业教育改革（政策环境）

国家近来出台了各项有关职业教育的政策，提出要大力发展职业教育。国务院出台的《关于加快发展现代职业教育的决定》，要求“加快现代职业教育体系建设，创新发展高等职业教育，探索发展本科层次职业教育，到2020年，形成适应发展需求、产教深度融合、中职高职衔接、职业教育与普通教育相互沟通，体现终身教育理念，具有中国特色、世界水平的现代职业教育体系”。习近平总书记要求各级党委和政府要把加快发展现代职业教育摆在更加突出的位置，更好支持和帮助职业教育发展，为实现“两个一百年”奋斗目标和中华民族伟大复兴的中国梦提供坚实人才保障。

对于高职院校而言，职业教育改革是一把“双刃剑”，既是机遇，也是挑战，只有把握机遇才能经受住大浪淘沙，最终赢得一席之地，在高职教育事业中发挥引领示范作用。高职院校办公室要充分发挥自身的参谋、协调作用，为校领导献计献策。

（三）企业用人标准提升（社会环境）

隨着社会的快速发展，企业对于高职院校培养的人才标准的要求也在不断提升。用人单位非常重视员工的素质建设，看重毕业生扎实的专业知识、综合能力，同时，对毕业生的思想道德也要求较高。根据社科部《关于用人单位对高职生职业素质要求的调研报告》显示对刚毕业的学生来讲，专业实操能力很重要，最起码得有马上上手工作的能力，提高动手实操实践技能和对企业忠诚的爱岗敬业的精神是当前用人单位最为关心的两个方面[3]。

根据用人单位的标准高职院校需有针对性通过教学改革注重培养学生的各方面能力，使其能够适应社会的需求。办公室在整个人才培养的过程中需要加强督办作用和信息纽带作用，上传下达，使教学改革更科学合理，努力为广大师生提供更便利的服务。

三、高职院校办公室职能转变的措施

（一）加强信息化建设，提高工作效率

为了适应信息化建设，大部分高职院校都建立了校园网，这也为办公室工作管理提供了平台和载体。但大部分院校仅限于简单的办公自动化，办公室无法充分发挥自身优势，为学校领导的决策提供实时、准确的数据支撑。因此，加快信息化建设，统筹协调，节约资源，以信息化带动科学化，同时也可以为学校领导的科学决策提供数据依据。

（二）打造学习型团队，提高团队综合能力

转变高职院校办公室管理职能的核心是培养现代化的管理人才，通过建立学习型团队，提高办公室人员的综合素质与能力。一是加强对各种政策法规的学习，打好政治理论基础，不断提高政治理论素质；二是不断学习综合知识，建立科学的知识结构和大量的知识储备，充分发挥智囊团作用；三是钻研业务，不断提高业务能力，提高工作质量和工作效率，充分发挥服务窗口职能[4]。

（三）培养精细化管理理念，关注工作细节

精细化管理最初适用于企业产品生产管理领域，主要目标是实现产品“零缺陷、标准化生产、零库存”，要求“精、准、细、严”[5]。办公室工作任务重、头绪多、责任大的特点要求必须走精细化道路，通过精细化管理，变被动为主动，按照“精、准、细、严”的标准干工作，推进办公室工作规范化、流程化。通过抓细节提升行动力，充分发挥办公室的助手职能。

（四）完善制度建设，细化工作流程

建立健全各项规章制度，按章办事，明确相关业务流程，方便广大师生，例如用印流程，发公文的流程等都必须让教职工了解。在高职院校中，以上海医药高等专科学校办公室的工作制度及流程为例[6]，该校办公室在工作制度和流程上的覆盖面相对比较广，对于办公室的业务范围基本都有所涉及，例如在工作制度方面主要有：公文运转管理工作规定、学校印章的管理和使用规定、行文程序的管理规定、教职工值班制度、校办复印制度、会议室管理制度、公务接待工作规定等；工作流程主要有：行政公文运转流程、用印流程、校长办公会校务会流程、信息上报流程等。

参考文献：

[1]袁丹丹，刘兆平.新形势下示范性高职院校办公室工作水平提升的几点思考[J].教育论坛，2014（1）：72.

[2]张洪福.关于新形势下高职院校办公室工作的思考[J].辽宁高职学报，2009（4）：105-106.

[3]青炜.高职教育内涵建设背景下的办公室精细化管理探究[J].北京劳动保障职业学院学报，2013（1）：35-37.

[4]林青.高职院校办公室提升服务质量的思考[J].黑龙江生态工程职业学院学报，2013（5）：71-72.

[5]雷三容.论新形势下高校办公室工作创新[J].湖北行政管理论坛，2012（8）：191-194.

[6]http：//www.sihs.cn/