如何提高高校档案管理的科学化水平

【摘 要】 本文通过对现行高校档案管理体制的分析，探究传统管理体制中存在的问题，并提出对高校档案管理科学化的建议。

【关键词】 高校档案管理；制度规范化；人员专业化；信息化；科学化

【作者简介】 潘海燕，乌鲁木齐职业大学组织人事部档案馆员。研究方向：高校档案管理。

【中图分类号】 G271 【文献标识码】 A 【文章编号】 2095-5103（2015）06-0042-02

高校档案是高校对于教职工、学生信息和学校事务等的客观记录。档案管理工作是高校进行教育活动的基石，档案信息全方位地反映了学校运行情况和办学水平，同时也为学校进行活动决策提供了信息依据。因而高校的档案管理工作是管理活动中不可或缺的一个环节。在信息技术飞速发展的今天，传统的档案管理模式受到了很大的挑战。档案的本质是信息，档案管理应该怎样改进才能适应信息时代的发展？高校档案管理人员应该本着服务于高校运行的目的，努力推进高校档案信息管理的科学化。

一、传统档案管理模式存在的问题

1. 档案管理制度不健全

当前我国高校的档案管理工作大部分都只停留在收集与记录的初级阶段。各个机构对于档案资料的完整性并不重视，收集程序也缺乏规范的保证，往往只是简单地接收上一环节的档案进行保存。档案管理形式大于实质。档案内容不健全，质量低下，则难以真正反映高校工作水平。同时，档案管理制度多年来一直未能得到更新，各个高校的投入都有明显不足，导致档案管理工作整体效率低下，部分高校档案资料收集不及时，造成资料残缺、查询使用困难的不利局面，档案管理工作原本应有的功能被弱化。

2. 档案管理断层，缺乏系统整合

高校档案管理系统往往存在多个管理层级和机构。同时大部分高校档案管理工作并没有规范的制度作为依托，具有相当的随意性。这两个因素如果同时作用，就会导致各个层级或机构之间没有形成完整而规范的工作链条。

3. 档案管理基础设施投入不足，建设不到位

近年我国高校在生源上一直呈现着大规模扩招趋势，档案管理工作量也大幅上升。而与之对应的档案管理工作基础设施建设却未能跟上步伐。档案管理场地狭小，工具设施老旧，缺乏符合标准的防水、防火措施。而最重要的不足则是现代档案管理所需的技术手段上的空白。现代信息技术飞速发展，而高校档案管理工作仍以纸质档案为主要載体，甚至是唯一载体，这显然无法适应时代的需要。信息化手段未能得到普及，是当前高校档案管理工作存在的主要问题之一。

4. 档案管理人员专业性不足

高校档案管理人员队伍建设的专业性不足主要表现在两个方面，一是管理人员不具备专业的档案管理知识，二是档案管理人员本身对档案管理工作不够重视。一方面，我国档案管理长久以来缺乏规范性的发展，因而在这方面的人才培养也一直不够到位，档案管理行业缺少专业人才。同时高校对档案管理工作投入不足，导致许多档案管理工作人员专业化程度较低，甚至有大量兼职人员参与档案管理工作，人员流动性强。这在很大程度上抑制着高校档案管理工作的发展。另一方面，许多档案管理人员并没有认识到档案管理的重要性，在工作中存在懈怠状况，业务素质有待提高。这给档案管理的完整性、规范性、安全性都带来了隐患。

5. 档案信息收录范围小

信息化手段不够普及导致我国高校档案管理工作仍然以纸质档案为主，包括文字、图画等信息。电子信息能够收录的声音、视频等资料则严重不足。大量信息都在收录范围之外，档案资料不够完整，无法全面反映高校运行状况。

二、高校档案管理工作改进措施

1. 正确认识档案管理工作，规范档案管理制度

首先，管理人员应当认识到档案管理在学校发展过程中的重要作用，树立正确的管理理念，将档案管理工作质量的提升纳入学校工作计划中。其次，要提升高校整体对于档案管理工作的意识，积极配合档案资料的收集，才能保证档案资料的完整性。

创立规范的档案管理制度，使档案管理系统有序运行。把档案资料收集和归档规范化，以明确的制度对资料信息的收集归档工作进行管理，是实现高校档案管理工作规范化的重要措施。

健全档案管理机制，在精简机构的同时明确各层级职责，使档案管理工作在进行过程中能够有条不紊。责任落实到各个工作人员，权责分明才能把工作效率提高。档案管理工作部门往往数量牵涉广，内容繁多，如果没有规范档案管理工作机制，档案管理工作就会陷入混乱，档案管理工作水平也无法得到提升。在信息时代，高校尤其应当注重在档案信息化方面建设上建立规范化的制度，为高校档案工作的信息化打下坚实的基础。

2. 加大基础设施投入，创建规范化档案管理工作环境

高校的档案管理是现今高校管理工作的重要环节，校方应该认识到档案资源对高校建设具有不可缺少的信息支持作用，从而加大对档案管理工作的支持力度，为档案管理工作的开展提供支持。修建适宜存放纸质档案资料的场所，修缮防火防水设施，投入计算机等现代信息技术所需的设备。创造完善的档案管理工作环境，才能为档案管理工作的发展打下坚实基础。

3. 全面推进档案信息化管理

首先要进行信息整合，对各类档案信息进行系统的整理合并，同时注意优化档案结构。

其次是档案信息的数字化。档案信息的数字化含义即以计算机和互联网等信息技术手段作为依托，建立起档案信息的数字资源库群，依靠互联网形成大容量并且可共享的目录、全文和多媒体三大基础档案数据库群。大力开发网络平台，以网络平台为依托完善档案资料的查询系统和下载功能。同时，数字化管理相对于传统档案管理模式虽然具有容量大查询快等优点，但同时也面临着网络攻击等安全性问题，因而高校对档案数据的保障也面临着更严格的要求，不仅需要建立完整地规章制度对档案管理工作进行引导和制约，也要提升软件硬件质量。

最后是档案资料的共享化。信息的价值在于应用，信息时代的关键则在于信息的共享。高校档案管理是为高校教育服务的，应当以信息的共享利用为终极目标。因此，在档案管理的信息化过程中，高校应当在保护个人隐私的基础上，建立起规范的信息共享平台。

4. 加强档案管理工作人员素质建设

档案管理工作面临信息化、科学化的挑战，工作人员的专业素质也显得尤为重要。高校应当重视档案管理人员的业务素质，建立起一支专业队伍进行档案管理工作。在招聘工作人员时，要注重专业背景，选拔对于档案管理工作有系统化认知和胜任能力的人员，杜绝录用兼职人员以保证队伍的规范性。除了专业的档案管理知识外，工作人员还应该具备较强的责任心、计算机运用能力等。要提高工作人员素质，仅仅在选拔上下功夫是不够的，高校还应该注重对于工作队伍的培训，使工作人员素质能够紧跟时代发展潮流、符合时代发展要求。

为了保证工作队伍素质的持续发展，高校管理机构应当引入竞争机制，建立起一套规范的考评制度，配合全方位的培养方案，从而推动高校档案管理工作不断发展。通过合理的竞争机制，学校可以达到督促工作人员持续发展自身技能以适应工作需求的目的，并且及时淘汰掉无法满足工作需求的工作人员，引进专业水平更高的人才。

5. 开发档案信息资源功能

首先通过互联网等手段，对社会进行高校档案管理工作成果的宣传。其次，规范自身建设，一方面为学校科研等教学领域提供信息支持，另一方面发挥其在社会服务方面的重要作用，逐渐推动档案文化建设工作的发展。各个高校档案管理機构必须制定标准化的管理方式，简化档案查询和使用程序，深化档案资料共享化程度。最后，基于个人隐私保护的考虑，高校要格外重视信息的安全保障，以规范的保护制度为依据严格管理信息，确保档案管理工作安全而顺利地进行。

高校档案管理是保证高校教育工作正常进行的重要基础之一，对于我国高等教育事业的发展具有保障性的重要意义。如何顺应当今信息爆炸时代的发展要求、更好地服务于高校教育科研等工作，是当今高校档案管理工作面临的主要挑战。高校档案管理工作的信息化、科学化，是高校为了更好地发展而必须进行的改革。为了使档案管理工作不与高等教育脱节，高校在档案管理科学化的道路上必须加足马力，通过加强基础设施建设、建立规范管理机制、提升工作人员素质和引进信息化手段等方式努力促进高校档案事业的发展，从而更好地为高校以及整个社会服务。

参考文献：

[1] 朱丽.促进高校档案管理科学化的几点意见[J].办公室业务，2012，（23）.

[2] 刘筱筠.论高校档案管理的信息化[J].科学情报开发与经济，2010，（9）.

责任编辑：吴雁玲