高职院校档案管理信息化

刘常炜

摘 要 文章分析了高职院校在档案管理信息化中存在的问题，并针对这些问题提出了相关对策，并介绍了Adobe Acrobat软件制作电子档案的方法。

关键词 档案管理 信息化 Adobe Acrobat软件中图分类号：TP313 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.02.087

Vocational Colleges File Management InformationLIU Changwei（Jinan Engineering Vocational Technical College， Ji'nan， Shandong 250020）Abstract This paper analyzes the problems in vocational college file management information， and proposed countermeasures to solve these problems， and describes methods of Adobe Acrobat software to create electronic archives.Key words file management; information; Adobe Acrobat software

高职院校的档案对于保存学校的历史、提高教育教学水平有着非常重要的意义。

传统的档案管理中，归档材料的整理、保管、查询等都是采用手工方式完成的。

随着信息技术的发展，高职院校的档案管理逐步由纸质档案转向了电子档案，管理方式也逐步向数字化、网络化转变。它可以极大地提升档案管理人员的工作效率，方便档案的查找与使用，是高校档案管理未来的发展趋势。

1 存在的问题我国的高职教育起步晚、起点低，在档案信息化建设中存在管理条件、管理水平、人员素质等问题，主要表现在下面几个方面：（1）档案管理信息化建设观念落后。很多高职院校的主管领导对档案工作的重视程度不高，没有认识到档案在学院发展中的重要作用，对档案管理的信息化建设更是缺乏认识，所以，会出现专职档案管理人员缺乏、档案管理制度不完善、档案管理工作方法陈旧等现象。

（2）档案管理的软硬件条件相对落后。很多高职院校是由中专升格或是几所大中专院校合并而来，基础设施较简陋，资金往往照顾不到教学以外的部门，制约了档案管理的信息化发展。硬件方面，很多学校档案管理设施设备仅能满足于档案的日常管理，配置落后;软件方面，没有采用比较先进的档案管理软件，导致工作效率不高，不能较好地体现档案管理信息化的优势。资金投入不足、软硬件条件落后是制约高职院校档案管理信息化建设的最大障碍。

（3）档案管理队伍信息化管理水平有待提高。目前档案管理队伍中档案学专业和计算机专业毕业的凤毛麟角，多数档案管理人员学历不高，且缺乏专业的档案管理培训，不具备专业的档案管理知识，限制了档案管理的信息化。

（4）档案管理制度不完善。目前的高职院校档案管理还存在比较大的随意性，规范化程度低、完整性欠缺，档案处理不科学规范，欠缺适当的保护措施和保密措施。

2 高职院校档案管理信息化的若干建议（1）提高档案管理人员素质和服务理念。应对档案管理人员加强专业的业务培训和信息化培训，满足信息化档案管理的要求，提高工作效率，调动其工作积极性。转变现有的服务理念，采取走出去，主动获取的工作策略，将有价值的档案信息及时归档。

（2）提高基础设施建设。高职院校要多方筹措资金，增加对档案管理的资金投入，引进先进的设备、技术、管理软件，以满足档案管理信息化要求，提高档案管理的科技含量。

（3）提升档案信息化程度。现在，高职院校中很多文件都采取了电子文件，对档案管理的要求也逐渐提高。传统的档案管理方式缺乏灵活性、准确性，信息共享程度非常低，查询费时费力，已经无法满足档案管理工作的需要。因此，档案部门应对档案信息实行数字化处理。利用计算机技术进行检索，会大大提高档案管理的速度和准确性，查询也变得简单便捷。

3 使用Adobe Acrobat软件制作电子档案介绍Adobe Acrobat是一款非常方便的制作电子档案的软件，它可以将纸质档案扫描为pdf格式的电子档案，也可以将word格式转换为pdf格式，便于统一格式存档管理。同时，还可以将pdf格式的电子档案转为word格式并具有较高的准确性。该软件操作简单，基本懂得计算机操作的档案管理人员也可以很快上手使用，现在将其在制作电子档案是用到的操作简单介绍如下（图1）：首先，下载并安装Adobe Acrobat软件。下载地址：http：//www.3987.com/xiazai/2/47/28193.html。安装成功后，开始菜单程序中会出现该菜单项，启动后的主要菜单如图1，word中的一些选项也会增加Adobe Acrobat的相关功能。

（1）将word文档转换为pdf格式文档。可以单击“文件—打印”，将打印机选择为“adobe pdf”，如图2。

单击打印后，出现另存pdf文件为对话框，将其保存为合适位置即可。也可以单击“文件—另存为”，将文件类型选为pdf格式保存。

图2 图3（2）纸质版档案转为pdf格式电子档案。单击“文件—创建pdf—从扫描仪”，可以直接将扫描的纸质文件创建为pdf格式的电子文档。也可用扫描仪将其扫描为图片文件，在Adobe Acrobat软件中单击“文档—插入页面”，选择文件类型为扫描的文件格式，在之后弹出的对话框中选择插入位置，如图3，即可将扫描后的档案转成一个pdf文档。Pdf文档比图片节约硬盘空间，也容易使档案统一格式，使用该软件操作起来也较容易。

（3）pdf格式文档转换为word格式。点击“文件—另存为”，选择word文档类型，即可转换为word格式。

（4）从网页创建pdf电子档案。有些需要存档的材料来自网络，Adobe Acrobat也提供了从网页创建pdf格式文档的功能。单击“文件—创建pdf—从网页”，输入网址及获取位置，如图4，创建即可。

参考文献[1] 西梅.高职院校档案信息化建设的研究与思考[J].山东省农业管理干部学院学报，2008.23（3）.[2] 袁莉莉.探索信息时代高职院校档案管理新途径[J].科技资讯，2014.12（20）.[3] 胡政.浅谈高职院校档案管理[J].当代经济，2008.8.[4] 林岩.论Adobe AcrObat软件在学校电子档案管理中的应用[J].计算机工程与应用，2014.4.