科技化背景下档案管理体系的优化

姜雪

摘 要：为了顺应时代的发展，进行档案管理方案的优化是必要的。时代在发展，我国的工业社会体系也在不断的进步，这伴随着社会信息化不断发展。信息社会中的档案管理扮演着非常重要的角色，并不断被人们所重视，发展潜力巨大，是当下国民经济及其社会发展的重要战略资源。一个国家现代化的体现与其信息化水平是相关的，信息在社会整体发展过程中发挥着重要的作用，档案管理也是信息社会的重要表现形式。

关键词：科技化；档案管理；数字化；转化模式；信息需求

1 关于档案管理模式的应用分析

随着时代的不断发展，传统的档案性形式已经难以适应社会的发展，这就推动了数字化档案管理工作的开展，促进了电子档案在管理环节的有效应用，不断推动了档案管理工作的开展。在信息时代发展过程中，进行档案管理是必要的，从而顺应时代的发展趋势，保证文件、图纸、照片等纪录的有效转换，保证现代化档案管理工作的开展，提升其整体应用效益。

通过对传统档案形式的分析，可以发现，其更多的进行了纸质资料、录像等形式的应用，从而满足当下档案管理的需要。进行手工操作应用，从而满足档案收集工作、整理工作、编研工作等的需要，满足档案管理工作要求，其工作量是非常大的，整体的步骤比较繁琐。这里就可以看出传统档案管理形式的缺点，因为其较大的存储量，不能进行有效的档案管理，难以针对那些已经归档的档案材料进行有效的提炼及其加工处理，从而导致档案信息资源不合理的应用，导致其利用上的麻烦或者是浪费，这就需要引起重视。

鉴于上述这种传统应用模式的弊端，进行新型档案管理形式的应用是必要的，因此兴起了新型的档案管理模式，也就是进行电子档案管理形式的应用，进行计算机、光盘、多媒体等的协调，从而有利于档案管理工作的开展，为其创造有效化的环境，使电子档案管理工作顺利进行。

现代社会的发展，推动了电子技术的不断进步，这是现代技术发展的重要标志，也显示了档案管理过程对象的改变，档案管理的信息资源管理形式的改变，在这个环节中，其主要进行信息管理，针对其不同形式的档案进行数字化的加工，进行现代化技术的应用，保证档案信息资源的合理管理及其应用，从而满足工作的需要。这里需要进行档案管理客观环境的良好应用，比如进行计算机、光盘、多媒体等技术的合理应用。

在电子档案管理过程中，我们需要看到信息化的档案信息利用优势是非常大的，首先其具备非常高的利用效率，也就是利用上的重复性，能够进行多平台的信息资源的利用。通过对档案资源的信息化工作的优化，保证档案资源的最大优化，实现其整体价值及其使用价值的提升，从而有利于社会的有效发展，保证经济发展、科技进步、社会繁荣。通过对电子档案的良好使用，能够更加全面及其有效的进行服务的提供，保证良好的社会效益的提供，保证其经济效益的最大化，保证信息化时代的不断发展，从而有利于国民经济及其社会的良好发展，为其提供良好的发展条件。

2 档案管理整体体系的优化

在档案管理过程中，进行档案信息化体系的健全是必要的，这需要进行文件档案计算机信息系统的应用，实现其内部各个环节的协调，这需要我们进行多种工作方式的协调。进行计算机应用条件下的档案管理工作流程的协调，使其适应档案管理工作的需要。这就需要保证文件处理流程的优化，积极做好档案信息化系统软件的设计工作，保证信息系统的内部控制体系的健全，实现其内部各个环节的协调，保证档案的整体安全性。

在现阶段电子档案应用过程中，为了提升电子档案的效益，需要保证电子档案的整体安全性。随着计算机网络化的不断发展，电子档案的普及范围不断的提升，其应用数量也在不断的扩大，这种趋势伴随着计算机网络不断发展，其也带来了各种各样的问题。这就需要我们做好相关的防范工作。比如进行网络环境下的计算机病毒及其黑客攻击的预防，保证电子档案的整体安全性。

除了要做好上述的工作，进行电子档案真实性的判断也是必要的，这里面涉及到非常复杂的问题，这就需要进行电子文件的整体应用环节的分析，进行生成环节及其归档环节的分析，进行规范化及其程序化的管理控制，从而满足工作的要求。

在电子档案管理过程中，有许多的草稿性质的电子文件都是处于自生自灭的状况，也就是没有进行电子档案及其纸质档案的统一性管理方法的应用。这里也涉及到不耐久的电子档案储存形式，从而不利于电子档案的整体完整性及其可靠性的保持，不利于电子档案的真实性的控制。除了做好这个问题，也要进行电子档案的法律效力的分析，这就需要进行档案的法律效力载体的分析，进行电子档案的法律认定条件的分析，积极做好相关的法律认定工作，进行光盘、磁盘、磁带等载体的电子档案法律认定问题。

在现代化信息管理过程中，很多设备都需要人员进行操作，这里又涉及到人员的应用问题，这也就是说明档案工作信息化需要靠人来实现，这对档案管理人员提出了更高的要求，要求其具备更加多元化的知识背景，才能满足当下档案管理工作的要求。这就需要进行档案工作者现代化知识的应用，保证档案工作队伍体系的健全，保证档案管理人员知识结构的优化，从而进行现代化技术知识体系的健全，保证具备良好业务知识的专业队伍的建设。这就需要档案工作人员具备相当广泛的知识结构，积极做好相关的档案管理工作，进行理论的学习及其掌握，保证其文化知识、管理知识等的掌握，从而满足现代化工作的要求。

为了实现这个目的，有必要进行档案管理的现代化、信息化工作的开展。这就需要相关的工作人员进行档案专业知识的掌握，保证其具备良好的档案学、文书学、档案自动化管理等知识，积极做好相关的档案著录工作，保证其具备档案专业知识及其能力，对于基本技能的掌握，从而顺应当下档案管理的模式，满足档案管理现代化的工作趋势。

上述工作目标的实现，向档案工作人员提出了很高的工作需要，其必须具备良好的档案管理现代化技术，能够认真的进行档案信息的分析及其研究，进行档案信息服务层次的提升，保证其档案信息服务及其咨询环节的协调。这就需要档案管理人员做好相关的工作，保证其不断的学习，上级档案管理人员要进行相关条件的提供。采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。

随着现代化设备的不断应用，档案管理部门要进行各种优秀人才的引进，进行相关学科专业人员的引进，从而进行档案工作者的专业结构的调整，保证知识结构、年龄结构等的协调，保证原有工作人员的培训及其知识更新工作，保证更多的人员掌握现代化管理技术，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。

3 结束语

为了顺应时代的发展，进行电子档案管理体系的健全是必要的，这需要引起相关人员的重视，保证日常工作目标的实现。