信息时代如何做好档案管理工作

黄育杏

摘要：信息化时代的到来使传统的档案管理工作面临挑战，同时也带来了机遇。如何在电子信息时代，利用网络来改进档案管理工作是我们面临的一个重要问题，因而转变传统观念，发现新问题，探讨新思路，才能使档案管理工作在信息时代下获得高效和安全，更好的为社会服务。

关键词：企业单位；资产管理；策略

科技的飞速发展和信息时代的到来，使许多传统的工作都受到了巨大的影响，档案管理工作也不例外。面对剧烈的社会变化，我们应清楚地认识到，信息时代给我们的档案管理工作带来了的不仅是挑战，更是机遇和新生。因而如何迅速的应对这种变化？如何有效的利用信息时代的媒介优势来整合传统的档案管理模式，使其更加的科学化，准确化？这是摆在我们面前的紧迫问题。

一、树立档案工作的新观念

与档案信息化建设关系最为密切的，首先是档案信息资源观。过去我们普遍将档案信息作为一种文化资源，主要发挥了档案信息的凭证价值，而今后也要将档案信息作为经济资源对待，并发挥其独特的情报价值。其次是文件与档案的公开和开放观念。我们在过去的工作中比较重视档案的开放和开发利用，而对于现行和半现行阶段的文件则一般不予公开和开放。今后则应在档案信息化建设中重点研究如何加强现行与半现行文件的公开与开放，制定有关现行文件开放的政策与法规。最后是终身学习观念。有不少人认为，档案管理理论性不强，业务技能要求不高，即便没有受过正规教育也能适应工作需要。而随着档案信息化建设，新技术和新知识不断应用到档案管理中，给档案人员带来许多未曾遇到的问题，即使是一些档案专家有时也难以驾驭。因此树立终生学习的观念，就成为档案信息化建设成功的基本保证。

二、加强档案信息管理标准化建设

档案信息管理标准化主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化和档案信息管理软件标准化等。档案信息管理标准化是档案信息化建设的前提和基础，档案信息化程度越高，对档案信息管理标准化的要求也就越高。为了保证档案信息化建设健康发展，档案行政和管理部门必须制定有关的标准、规范和管理办法，制定相应的通用的档案信息标准，如档案目录数据交换格式、档案通用文件格式、档案著录要求、电子档案管理办法、档案管理软件功能要求、档案数据管理安全要求等，确保档案数据信息的通用、共享与交换、确保软、硬件环境变化时档案数据的完整、安全和有效利用，以实现档案信息化建设的良性发展。

三、创新管理模式，提高档案管理效率

随着信息时代的到来，人才市场竞争日益激烈，信息瞬息万变。在这种形势下，档案管理人员要能够采取多种措施来创新档案管理模式：第一，需要完善档案目标管理机制，在此基础上建立激励机制，将档案管理工作与人员的薪酬相挂钩，以此来充分调动档案管理人员的工作积极性。第二，需要充分利用现代化的科学管理方法，将网络信息技术与传统档案管理模式结合起来，完善人才服务中心的档案管理信息系统，以此来实现信息资源的共享。第三，档案管理人员需要加强自主学习、更新管理知识及技术。相关部门需要定期开展培训活动，提高档案管理人员的专业素养及技能水平，借鉴先进的管理经验及管理模式，使得其能够熟练地应用计算机信息技术，增强其档案管理的能力，从而为档案管理工作的顺利开展提供人力资源的保障。第四，随着现代信息技术在档案管理工作中的应用与发展，档案管理人员需要总结经验教训，不断摸索能够适应信息时代发展的新理论及方法，以提高档案管理工作水平。

四、建立健全档案管理工作制度

档案管理工作是一个动态过程，因而需要不断收集信息、对档案加以补充，档案管理工作也涉及到档案材料的鉴别、移交、转递、分类、登记、借阅及检查，由此可见，档案管理工作程序较为繁重，这就需要相关部门及人员完善相关规章制度，并在实际工作中得到贯彻落实，以此来保障人事档案内容的连续性、完整性、真实性，从而有效避免弃档、档案管理混乱、有档无人等现象的发生。总之，档案管理人员要能够严格执行档案管理相关的工作制度，确保管理工作有章可循，这样有助于促进档案管理服务理念的实现。与此同时，档案管理人员还需要处理好档案保密与公共服务的关系，避免管理漏洞的出现。

五、加强档案管理工作的安全和法制意识，提高主体意识

安全是档案管理工作的生命，是档案管理工作的重中之重。随着电子技术的飞速提高和信息时代的到来，网络、信息、快捷、即时等成了生活中的关键词。在这样一个大的环境下，一方面为我们的管理工作带来了新鲜的血液，注入了现代的科技元素，加快了档案信息化融入信息社会的脚步，使档案信息在为社会各界提供服务方面取得新的进展。但同时，由于缺乏相应的政策法规、配套的技术维修保障和管理人员自身素质等因素存在，使得信息时代的电子化档案管理存在很多安全隐患。

在单位尤其是人事档案部门，大力宣传管理档案的相关法制政策，认真学习相关的法律法规文件，使档案管理工作人员牢固树立依法治档的思想观念，要让全单位上下都有依法保护档案的任务的责任，对一切违犯档案法和利用档案的权利人要进行严肃的处理。同时认真学习、宣传、贯彻《档案法》，使我们的档案工作的管理法治化、科学化、公正化。

档案管理人员不仅要提高法制意识，端正态度，还要不断的了解社会的需求，深入调查，积极反馈公众与社会各方面对档案工作的评价，根据评价和社会需要作相应的调整，并积极改进自身的方式，提高接受信息和整合信息的能力，高效地完成档案信息资源的集中统一管理与开发利用。

六、结语

总之，档案管理工作是一种既需要专业性知识，又需要有高度的责任心和耐心的工作，它要求我们既能沉下心来又要与时俱进、改变观念，不断充实和更新自己的专业知识结构，扩展工作视野，同时以极大的热情投入到工作中，才能在新的时代中把档案管理工作做好，真正做到档案管理工作科学地、高效地服务单位、服务社会。

【参考文献】

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[2]冷艳.信息时代如何做好档案管理工作[J].中国高新技术企业，2015（23）

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