党校档案管理信息化建设初探

孔晓

摘要：传统档案管理方式和档案服务方式，已不能满足日益发展的用户需要，在人员、体制机制、资源设备技术、资金等方面存在诸多问题，影响了党校档案工作的发展。在新形势下，党校档案工作者要充分利用现代信息技术，开展党校档案管理信息化建设，通过对人的发展，对管理体制的改革，对传统档案管理业务流程的再造，使党校档案管理工作适应时代进步的需要，适应新时期用户多样化需求，适应档案管理工作发展的内在需要。

关键词：党校;档案管;信息化

档案是社会发展和进步的历史见证，具有服务工作实践、服务领导决策、服务学习研究、服务宣传教育的作用。我党历来十分重视档案管理工作，多位中央领导对档案管理工作提出过指导意见。随着当今社会步入互联网时代，社会各界对党校档案需求越来越多样化、复杂化、频繁化，为适应时代发展的需要，满足广大干部群众的档案需求，党校档案管理信息化工作提上了日程，但由于目前在人员、体制机制、资源设备技术、资金管理等多方面存在问题，阻碍了党校档案工作的发展。

一、党校档案管理工作存在的问题

（一）人的问题是影响党校档案管理工作发展的根本问题

1.人员素质低下

党校档案管理人才缺乏，高素质人才尤为稀缺。党校档案管理人才队伍形成了“外部有水平的不愿来，内部有能力的想调走，留下来的不得已”的局面。包括党校在内的很多基层档案单位，一方面专业人才极为缺乏，工作人员大多没有经过专业的档案教育;另一方面工作人员老龄化问题严重，再学习、再教育的动力不足，知识老化已不适应信息时代对档案管理工作的要求。

2.思想认识陈旧

人的问题体现在思想认识陈旧上，存在对档案工作，尤其是信息化背景下的档案管理工作的很多错误思想。一是认为档案管理工作不重要，只不多是对过去文件的保管工作;二是认为档案本身没价值，不认为档案能够提供什么有用的信息，不会创造除“存档”外的其他价值;三是认为管理档案没前途。这些错误的意识使得档案工作形成了“边缘化”到“自我边缘化”的恶性循环。

3.创新意识不足

长期以来，党校内部存在重文书档案、轻教学档案的倾向。档案人员普遍存在“坐等待收，守摊待用”的传统作风，缺乏主动服务、主动作为的意识，认识不到档案中存在的信息价值，不能发挥自身主观能动性，不习惯于对档案资料进行二次开发，而往往是“守株待兔”、“听吆喝”的时候居多。

（二）体制机制是阻碍党校档案管理工作创新的主要问题

档案室的管理体制问题主要出在空缺问题上，目前大多数党校档案馆没有专门的针对信息化时代管理需要的规章制度，多数仍沿用过去纸质档案时代的管理规则，对电子文档管理的相关制度重视程度不够。针对电子文档与过去传统纸质文档在存贮形式、处理手段、服务对象等方面截然不同的现实，相应的规章制度不能迅速应对，造成在党校当官管理信息化工作中，常常处于没有规章制度约束、指导的窘境，往往依赖领导或某一具体负责人的指示，缺乏科学性和稳定性。也正是由于规章制度的缺失，造成在档案管理工作中，对工作业绩的评价缺乏可信服的标准，导致管理思想的混乱，具体负责工作的同志往往本着“多一事不如少一事”的思想，缺乏主管能动性，难以发挥档案资料的全部价值。

（三）资源设备技术是党校档案管理工作再造的瓶颈问题

1.资源问题

党校档案管理信息化的首要任务是原始档案信息的数据化处理，这是后续信息化建设和信息化档案服务的基础，但是目前在基层党校工作实践中，这一步仍然是步履维艰，主要存在两种情况：一种是对原始档案资料的数据化处理仍未完成。由于原始档案资料数量较多，多年疏于管理造成的遗失、错漏问题严重，以及资金、技术、人力方面的支持力度不够等原因，仅仅是信息化建设的第一步，很多时候已经成为阻碍党校信息化建设的第一障碍;第二种情况是对原始档案资料的数据化处理仅仅停留在扫描和目录存储的层面，对档案内容信息、特征的处理深度不够。这种情况非常普遍，从本质上来讲，这不算是信息化，而仅仅是对档案资料的“数字副本”建设，其对提升档案服务水平、充分发挥档案信息价值没有推动作用。

2.设备问题

大部分基层党校档案管理设备远远不能跟上科技时代的步伐，没有意识到档案管理效率提高的必要性，对于实行信息化管理模式认识不足，重视不够。从现阶段的整体水平来分析，基础设施的建设力度仍然需要不断加大，因为档案管理信息化是否能够正常运作关键在于信息基础配置水平，党校档案管理在信息资源的开放方面必须要配置具有高稳定性与高安全性的大容量网络设施。

3.技术问题

党校档案管理信息化建设是完全不同于过去档案管理工作的新的实践，面临的一个重要问题在于技术。首先面临的是原始档案资料数字化技术难题，如何快速、准确的将档案资料进行数字化转化是一大技术难题。目前在图书馆管理领域较为成熟的馆藏数字化技术可以为档案管理提供有益的借鉴。其次面临的是数字化档案资料的保管问题，其对存储条件和存储稳定性提出了新的挑战，应当考虑到随着技术发展的日新月异，数字化档案存储升级换代的需要。最后面临的是数字化档案资料的安全问题，如何应对可能的软硬件故障、可能的病毒及黑客攻击威胁、管理人员的错误操作等等问题，为档案管理信息化提出了新的挑战。

（四）资金管理是制约党校档案管理工作再造的关键问题

1.资金支持力度不够

推进党校档案信息化建设，制约的瓶颈是资金。信息化建设，需要购置设备，开通局域网，连接因特网，进行安全防护等，都需要较大的经费投入。同时，电子产品更新快，后续维修、升级投入大，党校的办公经费远远不够。

2.资金管理使用不善

如何将有限的资金使用在最需要的地方？当前存在着“重硬件，轻软件”和“重当前，轻后期”的问题。很多档案管理部门在档案管理信息化建设过程中，仍然沿用过去老的工作习惯，建设了硕大的机房、购置了大量的服务器和服务终端，但是对于档案管理信息化系统和系统软件的重视不够，造成档案管理信息化的建设流于表面，限制了其在信息化时代的作用发挥。更有甚者对于档案信息化过程中的投入追求一次到位，没有预留后期软硬件升级和维护的费用，导致系统在出现问題后难以恢复，很快沦为摆设，造成了极大浪费。

二、党校实施档案管理信息化意义

时代的进步呼唤党校档案管理工作信息化，随着办公自动化、网络技术的应用和普及，档案的建设和管理也必然逐步纳入到信息网络技术应用的大环境中，使档案管理和服务的重心向信息资源管理和信息服务的建设上转移。

用户的需求呼唤党校档案管理工作信息化，档案服务于社会实践发展，而这种社会化服务必须以信息化为基础。

事业的发展呼唤党校档案管理工作信息化，现代信息技术在档案管理中的运用，将会提高提高档案管理工作的效率和质量。

三、党校档案管理信息化实施策略

（一）以人的发展引领信息化顺利实施

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化的知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。一方面要加强对现有员工的培训，另一方面要注意对多专业不同人才的招聘吸纳。

人的作用无论何时何地都是第一位的，在党校档案管理信息化建设过程中应当重视充分发挥员工的主观能动性，针对员工在实践中发现的问题、得出的新点子，应当充分重视，积极探索，对于确实可以提高工作效率、提升服务水平的经验做法，应当积极推广，对于这样的员工给与物质和精神奖励，以激励员工发挥主观能动性，利用微创新推动大发展。

（二）以管理体制创新破解信息化障碍

1.改革管理体制

建立健全档案管理制度，细化档案管理规范操作。对于党校来说，不同教研室、不同部门的档案整理归档要建立首问负责制，从头到尾进行档案管理的信息追踪和反馈，直到档案进入档案库陈列环节。为了保证工作质量，可以将档案管理工作与绩效管理考核挂钩，从党校的管理上纳入年度绩效考核指标计划，将档案管理设为一个专项的考核指标，从绩效管理方面推进档案管理的工作。党校应当立足于自身的实际情况，努力创造适宜的环境，积极配合人事机构，强化党校档案管理工作人员的聘用、使用以及培养。

2.规范工作机制

制度化是做好党校档案管理工作的基础。要从党校档案管理的全过程和各环节，建立一整套制度规范，并强化制度执行，推动党校档案工作走上制度化轨道。要依据《档案法》，从管理部门、职责权限、管理规范、机构设置与人员配备、业务培训、保管利用、考评奖惩、经费保障等方面，制定完善党校档案管理规定。要编制完善党校档案管理大纲，按照文书档案、会计档案、教学科研档案、函授学籍档案等进行分类，及时修订完善党校文件材料的归档范围、领域和保管期限表，建立随时收集与定期收集、集中收集与分散收集相结合的工作机制。当前，尤其要针对电子档案存储利用的新特点和新要求，建立完善包括收集、保密、应用等于一体的电子文件档案管理制度规范。

（三）业务流程再造重塑档案管理工作

1.完善档案管理信息化软硬件设备建设

技术是档案信息化建设的生命。一是配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率;二是设计开发通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通，即实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况;三是采取身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，保证软、硬件安全运行。这些都是实现档案管理信息化和办公自动化的必要和前提条件。要尽快建立健全学校层面的档案管理部门，划拨专属的办公场所，设置专职的档案管理岗位，专门从事档案资料的管理。

2.完成档案资料信息化数字化转换建设

当前党校档案基本是纸质载体，电子归档的极少，造成数字化馆藏资源不丰富。要利用各种技术将纸质档案数字化，进入信息管理系统，将各种档案进行整合，形成各种具有党校特色的，既适合党校教育和服务对象需求，又具有较强竞争力优势的档案信息资源数据库。一是由党校各个部门将本年度产生的归档文件按照要求直接录入档案网络管理系统。二是由档案部门将现存档案转化为机检数据。实行电子文件和纸质文件歸档双轨制。

3.构建基于同一软件平台的信息化应用系统建设

要从全面应用优质档案资源的角度出发，对档案资料进行清晰、科学的分类整理，最终形成兼具实用性、精准性、真实性以及权威性的信息档案系统，发挥档案资源良好的应用效益。要构建党校信息共享服务渠道，以规范和共享的各类档案资源作为核心基础，紧紧围绕党校管理、教学等各个时期、不同岗位的具体的工作任务，全方位提供档案信息服务，不断提升党校档案资料服务水平。要加强对党校档案资源的分析研究、综合加工、深度开发，完善档案资料的目录整理汇编以及制作编辑工作，开展人性化的增值服务，提供深层次、高质量的档案信息产品，不断挖掘档案价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”。要推进党校档案资源网络共享和远程利用，发挥党校内部的网络资源优势，引入智能管理模式，建立党校系统内部统一的档案管理和应用平台，定期发布档案馆藏的动向、状况，积极开展档案鉴定工作并开放应开放的档案，促进电子档案应用效率水平的全面提升，激发党校档案管理工作的综合效益以及社会价值。

四、结语

党校档案管理信息化建设的过程是不断满足时代发展要求、满足用户档案使用要求、满足档案工作发展需求的过程，需求在变，档案管理工作也需要变化。做好与时俱进，最重要的是开放的思维和变革的决心，信息化的过程就是在这种思维和决心驱使下，对各种需求满足的过程。信息化建设不是一朝一夕的工作，需要党校档案工作者在长期的工作实践中，不断调整，不断改正，不断进步。这个过程是党校档案部门纠正错误思想，变革传统工作模式，不断付出努力的过程，也是党校档案工作充分发挥自身潜力，不断推进档案管理信息化的过程。

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