合同管理中的法律风险防范

马春雷

(新疆克拉玛依市独山子区电视台,新疆克拉玛依 833699)

合同管理中的法律风险防范

马春雷

(新疆克拉玛依市独山子区电视台,新疆克拉玛依 833699)

所谓风险是指不确定的事件或条件。一旦发生,将对项目目标产生积极的或消极的影响。风险必然有其原因,而风险一旦发生,则必有后果。现代企业的运营过程,实际上就是合同签订、履行过程。防范合同管理过程中可能出现的法律风险,对国有企业健康发展有十分重要的意义。合同管理中法律风险既包括合同本身带来的法律风险,也包括外部因素带来的法律风险。从环境、流程等方面分析出合同管理方面存在的一些法律风险,本文将以这些合同管理中的法律风险为主体,并针对性地提出相应的解决方案及防范措施,希望对合同管理的良性运作能够有所帮助。

合同管理法律风险环境风险流程风险

1 风险的概念

所谓风险是指不确定的事件或条件。一旦发生，将对项目目标产生积极的或消极的影响。风险必然有其原因，而风险一旦发生，则必有后果。在我们的工作中只能在有限的空间和时间内改变风险发生的条件或诱因，降低风险发生的频率，减少风险损失的程度，而不能完全消除风险。

2 合同管理中的风险

西方谚语说:“财富的一半来自合同”。合同是现代企业从事经营活动和对外经济交往的主要手段，企业运营主要通过合同来体现，合同既是企业从事经济活动取得经济效益的纽带，同时也是产生纠纷的根源，因而企业合同管理是企业管理的重要组成部分。现代企业的运营过程实际上就是合同签订、履行过程。合同管理是对合同的审批、签订、履行、变更、终止、违约处理等全过程进行计划、组织、控制、调节和监督检查等管理活动。根据风险源的不同，企业在合同管理过程中的风险既包括合同本身产生的法律风险，也包括外部因素引起的法律风险。

2.1 来自企业外部的风险——环境风险

企业的外部环境对企业构成的风险主要表现在:企业的经营活动是否符合政府法规或行业的要求，是否会招致违规行为，是否具备规定的资质;在合同执行过程中，经济出现波动、社会环境和自然环境的影响所带来的风险。

2.2 企业内部管理风险——流程风险

流程风险主要体现在以下方面:企业在投标、签订合同时，会面临技术风险和财务风险。合同在实施过程中，还存在资金、生产、质量、进度、违约信用等风险。如果企业对风险处理不够及时、有效，其负面效果会破坏企业的信誉。信誉是一种无形的资产，如同商标名称、信贷、合作良好的客户，信誉是可以为企业创造丰富收益的重要资源。如果失去信誉，将影响企业今后的市场开发和产品销售业绩，甚至为此付出沉重的商业代价。

3 合同管理中的风险防范

目前，对于高速发展企业而言，往往企业已有的制度管理流程严重滞后于企业对风险控制的要求。其原因在于大多数人往往认为:管理控制是不直接参与企业增值的活动，因控制本身需占用资源，企业在迅速成长发展的时候，资源往往是优先向销售和技术等倾斜，所以忽视控制的后果必然导致风险爆发，进而使企业的经营利润受损。

事实证明，风险意识的薄弱将人为地加速风险的发生或加剧风险损失。通常人们在分析不成功或失败的原因时，一般着重于对合同项目实施过程中众多因素的分析，往往忽视了合同管理活动中伴随的各种风险，尤其是合同启动前的风险。对于合同管理而言，风险伴随在合同项目执行的全过程之中，并且要特别关注合同签订阶段的风险。

3.1 建立完善的法律事务机构

在企业内部建立完善的法律事务机构，有条件的企业可以建立企业总法律顾问制度，将总法律顾问制度作为企业经营的“金拐杖”。这是防范合同管理中的法律风险的组织保障。企业总法律顾问制度是企业法律顾问制度的核心，国家对企业总法律顾问制度做出了更为明确的规定。大型国有企业尤其是国有重点企业应当设立总法律顾问制度。

建立健全企业总法律顾问制度对化解合同管理中的法律风险有十分重要的作用。企业总法律顾问在企业中的地位与“三总师”相同，直接对法定代表人负责，是企业决策层成员。在企业签订合同时，企业总法律顾问可参与决策，保证决策的合法性、合规性，对合同签订过程中的有关法律风险提前提出防范意见，转变以传统的事后防范为事前预防，发挥总法律顾问作为企业决策者的重要作用。

3.2 建立合同会签机制

在企业内部建立严格的合同会签机制，落实合同会签制度流程，做好合同各类风险的事前防范。这是防范合同管理过程中存在法律风险的制度保障，建立严格的合同会签机制，将企业相关的业务部门和相关分管领导作为合同会签的责任主体。在合同审核体制中合同会签制度尤其重要，合同在签订前，必须由各相关业务部门总负责人的签署审核意见。涉及到的各相关业务部门从各自的角度出发，对合同的具体内容进行审核，并将本专业部门的审核意见签署在合同会签单上，应明确表示是否同意签订该合同，或合同内容应做怎样的具体修改意见。

企业合同会签制度是合同各类风险的事前防范，事前防范风险所投入的运行成本远低于发生风险事后补救的成本，但是所起到的防范作用却不可估量的。事前合同防范风险的投入和事后合同防范风险的投入是成反比的，如事前合同防范风险投入越小，则事后合同防范风险投入就越大，反之，如事前合同防范风险投入越大，则事后合同补救投入就越小，有的时候甚至可以不用对事后合同进行补救。如企业足够重视并发挥合同会签机制流程的作用，便可以以小的投入获得大的收益，防止合同产生纠纷和诉讼的情况发生。

3.3 建立合同示范文本

企业应收集、整理与本行业有关的规范的、标准的合同文本，对合同文本内容进行专业整理，形成企业特色的、标准的、规范的示范文本。各企业经营的性质不同，所使用的合同文本也经不相同，然而大型企业签订的合同类别很多，在企业内的主要产业链所使用的合同文本是最重要的合同，是关系到企业经济效益的重中之重，其他类合同从合同性质、合同类别和合同金额上来讲，都是为主要产业链所服务的。企业应当针对各自的主要业务内容对企业经常所使用的合同进行年度评审和总结，一方面可以借鉴行业内其他企业的通行做法，借鉴他们规范化的成熟的做法;另一方面充分利用企业在长期经营的管理过程中，形成自身的、特色的合同实际履行经验，及时总结合同管理中的经验并书面化到合同文本中。企业应当根据国家法律、法规、地方性法规、规章及行业规范要求的更新变化，及时调整标准合同示范文本。企业的合同管理部门应当建立企业经常所使用的标准合同示范文本库，这样可以大幅度降低员工工作强度，而更重要的是建立自己的合同标准示范文本并从企业的实际情况出发避免合同风险。

3.4 提高员工法律水平

提高企业全体员工的法律水平，进行有针对性的培训，提高员工履约能力，防范合同履行过程中的法律风险。企业应当在合同履行过程中加强过程控制，提高员工的法律水平，提高其履约和防范风险的能力。签订一个好的合同只是个开始，合同的履行才是真正重要的环节。企业相关人员在合同履行过程中，应当注意保存自己一方已经履行了合同义务的充分证据，同时应当保存对方违反合同的证据，尽量将合同履行过程中出现的问题以文字形式记录下来。在合同履行的过程中，有些时候合同内容会发生变化，尤其是一方当事人占主导和支配地位的合同，当事人往往会利用优势主导的地位在合同履行过程中让另一方承担合同义务之外的工作。另一方在这种情形下就应当做好补充合同或者备忘录等书面文字记录，将这类书面文件送交至对方当事人签字或者盖章确认。如果对方拒绝签收或在收到文件后不签字盖章确认的，办理人要保留将文件送交给对方的书面证据。

防范合同在履行过程中的法律风险，一方面需要企业经办人员加强责任心，另一方面需要经办人员具备一定的法律知识，因为经办人员不一定有相关法律知识的基础，所以企业要针对员工进行相关的法律知识培训，提高员工的法律知识及素养，使员工在履行合同的过程中对合同存在异常情况的能够及时收集保存好相关证据资料，保证合同顺利履行，防止诉讼发生。

3.5 建立客户信用评价制度

企业应做好合同相对人的登记，建立诚信客户登记名册，建立客户信用等级评价机制。企业应当制定合同相对人信用调查制度，具体内容包括:一是企业的履约能力包括企业财产状况的调查、企业生产能力的调查、企业经营能力的调查。二是企业履约信用的调查包括经营历史、经营作风、客户的评价以及和金融、政府之间的关系。

尤其是员工人数多、分支机构多的大型企业应当根据对上述调查的结果进行登记，同时根据各自的行业特点收集整理与企业有过合同关系的相对人的情况。建立客户信用等级评价机制。对合作关系良好，在合同履行过程中互相支持的合同相对人建立诚信客户名册，同时对信誉度差、合同履约能力低，合同双方相对人曾发生过矛盾甚至诉讼的，建立企业“黑名单”，在过企业内部进行公布，避免与“黑名单”上的合同相对人发生合同关系。

3.6 担保制度防范合同风险

利用担保保证合同全面履行。正确适用合同担保制度防范合同风险，合同担保制度对保障交易安全以及维护合同权益具有重要意义。企业在合同签订和履行过程中，要严格遵守合同法、担保法等相关规定，依法设定担保的内容，程序要合法合规，明确合同三方的权利与义务。如企业充分利用好合同的担保制度，则会明显降低合同相关风险。具体而言，企业要求其他企业为其合同的履行提供担保义务，应审查对方的担保资格以及用来担保的财产权利状况，并在合同中明确担保责任条款，一旦交易后对方发生违约行为，便可依法追究担保责任，实现担保合同权利。企业如果是担保人要依法审慎，也可要求被担保人提供反担保，以最大程度减小合同担保风险。

3.7 保险制度转嫁合同风险

利用保险制度转嫁合同风险。保险业有资金融通、经济补偿、经济辅助三大社会管理功能，企业可以利用经济补偿功能转嫁合同风险，实现三方共赢。我国在一些领域和行业中已经开始探索利用保险制度，如《建设工程示范合同文本》中，对建筑工程一切险、第三方责任险、人身伤亡险和施工机械设备险等都设置了相应的条款。总的来说，利用保险制度转嫁合同风险在我国尚属一个新的领域，如何利用好保险制度是一个需要探索的新课题。