品管圈活动在降低医院制剂配制批记录填写差错率中的应用

吴秋燕，朱 慧，蒋 斌

(苏州市中医医院，江苏 苏州 215009)



品管圈活动在降低医院制剂配制批记录填写差错率中的应用

吴秋燕，朱 慧，蒋 斌*

(苏州市中医医院，江苏 苏州 215009)

目的：降低医院制剂配制批记录填写的差错率，规范批记录的填写。方法：按品管圈十大活动步骤在某院制剂室开展品管圈活动，统计活动前后某时段内批记录的填写差错率，计算改善幅度。结果：配制批记录填写差错率由活动前的27.32%减至2.13%，改善幅度为92.21%。结论：品管圈活动可降低医院制剂配制批记录填写的差错率。

品管圈；医院制剂；批配制记录；差错率

品管圈(Quality Control Circle，QCC)是由相同、相近或互补的工作群体，为解决问题，突破工作绩效，自动自发组成数人一圈的小圈团体，分工合作，通过轻松愉快的现场管理方式，使员工自发参与管理活动，应用品质管理的简易统计手法当工具，进行分析，解决工作场所的障碍问题，以达到业绩改善的目标[1]。品管圈的有效实施有助于企业品质文化的创建,提高工作效率，提升营运绩效，进而增强企业的竞争能力[2]。目前，品管圈作为一种加强管理的手段，被广泛用于医院药学的管理中[3-14]。制剂室作为药学部的重要部门，担负着医院制剂的配制工作。医院制剂质量的优劣，直接关系着临床疗效与患者的生命安全。为提高制剂的配制质量与管理质量，根据QCC特点，我院试行QCC活动，取得满意效果，现具体报道如下。

1 资料与方法

1.1 基本资料

分别收集品管圈活动前我院2012年9月—12月和活动后2013年9月—12月的医院制剂配制批记录，作为QCC质量管理活动的依据。

1.2 方法

1.2.1 组建品管圈 全员进行品管圈知识的介绍，并进行品管圈工作的动员，制剂人员自发报名参与组成品管圈，共10名。通过全体圈员集思广益和投票表决确定圈名和圈徽，并赋予其各自的寓意。

1.2.2 主题选定 品管圈活动前期，结合医疗机构制剂配制质量管理规范和检查评分标准对我部门实际工作情况进行介绍，全体圈员再结合个人实际工作中碰到的问题进行讨论，以脑力激荡方式提出当前工作中需解决的活动主题，每个圈员按评分标准评分，取平均数，采用评价法确定排序第1位的“降低制剂配制批记录的填写差错率”为本次活动主题。主题选定及评分标准详见表1。

表1 主题选定及评分标准

1.2.3 计划拟定 确定活动主题后，圈长先行拟定活动实施的具体方案，写明计划进度、活动日程、人员分工等，圈员一起讨论改进，确定活动计划。

1.2.4 目标设定 设定本圈的圈能力为70%，则目标值=现况值-改善值=现况值-(现况值 ×改善重点× 圈能力)=27.32%-(27.32%×83.82%×70%)=11.29%。

2 结果

2.1 改善前差错分析

抽取2012年9月—12月批记录40份，利用查检表[15]统计配制批记录中存在的问题，统计得到批记录填写差错率为27.32%。绘制出改善前的柏拉图[15]。分析表明，前三项主要问题占83.82%(80/20法则)，填写格式错误是造成填写错误的主要原因。见图1。

明确主要问题后，全体圈员共同回顾制剂配制过程中与主题相关的工作流程，从人员、工作流程、批记录和其他等4个方面讨论分析问题出现的原因，并通过特性要因图[15]表示，主要原因包括：批记录方面，设计不合理、填写要求未统一；人员方面，业务水平较差，缺乏培训。见图2。

图1 改善前柏拉图

图2 特性要因图

2.2 对策拟定、实施与检讨

将图2中影响批记录填写差错率的主要因素进行讨论分析，建立相应的对策方案，从可行性、经济性和圈能力3个方面进行评价，确定以下主要对策。

2.2.1 改进批记录设计及填写 按圈员提出建议，综合GPP规范要求及检查细则重新合理设计批记录，并完善填写说明，制定标准作业书，规范批记录中各项目的填写人员、方法、时间及格式等；加强设计批记录人员与生产人员的沟通，及时对批记录进行调整与完善；填写批记录过程中发现问题及时讨论、解决；按填写流程及时填写批记录。

2.2.2 上岗考核，规范化培训，加强业务培训 收集相关法律法规，进行全员培训和学习；对新员工的岗前培训及老员工的定期培训中加强批记录填写培训，帮助所有员工充分了解批记录填写的重要性；对批记录填写培训后人员进行考核。

2.2.3 调整态度，相互监督 个别员工对批记录的填写不重视，态度不认真，需加强思想教育，强化责任心，并进行人员调整，使专业尽量对口；所有员工相互核对并监督，相互帮助、学习、交流。

2.2.4 严格检查物料及材料 由于供应商提供的材料不全，导致部分原辅料的信息填写不完整。因此严格要求供应商提供完整的材料，并联系质检部门加强对物料的检查力度。

2.2.5 建立奖惩措施 定期抽查批记录，统计差错率，奖优罚劣，充分调动员工积极性；分析差错原因，通告制剂室全体员工，避免相同差错再次发生。

2.2.6 鼓励合理化建议提案 鼓励所有圈员积极提出合理化建议提案，并对建议被采纳的圈员给予一定奖励, 从而提高成员的参与意识和献策积极性。

2.3 效果确认

2.3.1 有形成果 抽取2013年9月—12月的批记录50份，利用查检表统计配制批记录中存在的问题，统计得到批记录填写差错率为2.13%。将2012年9月—12月的医院制剂配制批记录和活动后2013年9月—12月的医院制剂配制批记录进行改善前后的量化比较，目标达标率=(改善后值-改善前值)/(目标值-改善前值)×100%=(2.128 0-27.324 0)/(11.29 - 27.324 0)×100%=157.14%，达到预定目标；改善幅度=(改善前值-改善后值)/改善前值×100%=(27.324 0-2.128 0)/27.324 0 ×100% =92.21%。见图3。

图3 改善后柏拉图

2.3.2 无形成果 实施QCC活动前后, 分别就QCC手法、团队精神、脑力开发、沟通协调、活动信心、责任荣誉、发掘问题等能力对圈员进行问卷调查, 并将变化以雷达图表示。结果表明，本次QCC活动使圈员各方面能力均有较大提高。见图4。

2.4 标准化

QCC活动结束后，对其中有效措施，如批记录填写说明

建立作业标准书，长期执行，保证批记录填写准确性。

图4 无形成果改善前后雷达图

2.5 检讨与改进

对整个品管圈活动过程进行全面的检讨与改进，具体内容见表2。

表2 检讨与改进内容

3 结语

该次品管圈活动有效帮助医师熟悉并能灵活运用各种品管手法，及时发现问题并解决问题，提高自身水平；有效降低医院制剂配制批记录的填写错误率，提升制剂室管理的整体水平；同时还可增强各圈员间的凝聚力，提高工作环境及工作效率。

[1] 张幸国．医院品管圈活动实战与技巧[M]．杭州: 浙江大学出版社，2010: 5-6，80-84．

[2] 林瑞荣．品质管理[M]．厦门:厦门大学出版社, 2000: 146．

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[15] 聂微．品管七大手法[M]．广州: 广东经济出版社，2004:1- 101．

(责任编辑：李岚春)

2014-09-24

吴秋燕，江苏省苏州市中医医院主管中药师，研究方向为医院药学。E-mail：jeny50591@163.com

蒋斌，江苏省苏州市中医医院副主任中药师，研究方向为医院药学。E-mail：jiangbin73@ 126.com

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10.11954/ytctyy.201506072