医院代建制工程项目档案管理的核心策略

朱代红

大型医院门诊量与日俱增，就诊空间拥挤，住院床位严重不足，为改善患者的就医环境，满足患者的就医需求，政府纷纷投资兴建或扩建医院。为确保建设工程质量，严格控制投资金额，把握好工程建设期限，医院采取代建制的新型建设管理模式。所谓代建制是指政府作为投资主体，通过招标的方式，选择具有相应资质的社会专业化的项目管理单位作为代建人，负责对项目进行投资管理和建设工程实施的组织管理工作，严格控制项目投资、质量和工期，项目建成后交付使用单位的一种新型建设工程管理模式［1］。经过一段时间的探索实践，代建制模式在医院工程项目建设过程中发挥了积极作用，但医院代建制工程项目档案管理应当采取怎样的管理模式仍然值得医院管理者、档案工作者和代建单位去思考。

1 医院开展代建制工程项目档案管理的必要性

从理论上来说，代建单位应当把工程项目档案收集齐全，经验收合格后移交给使用方医院。但由于代建方大多存在重建设、轻资料管理;工作人员数量不足，没有专职的档案人员;没有严格的档案工作制度等问题，致使档案收集不全，图纸与实际不符等现象普遍。此外，由于基建工程建设持续时间长、涉及部门多、人员广、档案内容复杂、载体形式多样等复杂因素，完全依赖代建方交出高质量档案的可能性不大。笔者认为:做好基建工程项目档案工作的前端控制，发挥医院档案人员的主观能动性，对档案工作全面规划、全程督查、沟通协调，对工程项目档案管理工作的开展，确保工程项目档案质量起着决定性的作用。所谓代建制项目工程档案的前端控制是指在工程项目建设开始前，医院方档案人员尽早介入，对工程项目档案工作进行科学而全面的筹划，制定以标准为主线的归档管理目标［2］，采取一系列措施，规范代建方的档案工作。

2 开展代建制工程项目档案管理的做法

2．1 合同约束 明确职责 在投资方、使用方与代建方签订的工程项目建设合同中应明确规定各自在工程建设项目档案工作中应履行的职责和义务。代建方应配备专职的档案管理人员，明确应归档案的份数、内容、归档时间、载体形式及归档档案应达到的质量要求等，若违反合同规定应承担相应责任，为工程项目档案工作寻求法律的保障。

2．2 建立严格的档案管理体系 作为使用方医院及投资方的政府部门，应当敦促代建方成立项目档案工作组，配备专门人员管理档案，并明确工程项目档案前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工文件等的管理责任人，做好各阶段档案的收集工作，确保档案的真实、准确、齐全、完整、安全，待竣工验收合格后向使用方医院移交。医院作为使用方，对代建方工程项目档案工作应当早期介入、全程跟踪，履行督促、检查、沟通协调，严格验收，严把工程档案质量关。建立工程项目档案管理组织(见图1)，为工程项目档案工作的顺利进行提供组织保证。

图1 项目档案管理组织架构体系

2．3 加强对代建方档案人员的培训

2．3．1 提升档案意识，明确工程项目档案工作的重要性。工程项目档案是指在基建工程管理和基建工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，包括从建设项目酝酿、决策到建成的全过程中形成的，应当归档保存的文件［3］。它是医院基建工程项目建设的真实反映和记录，是医院建设工程活动中形成的第一手材料，也是重要的维权凭证和依据。为医院今后规划、建设、维修、管理、发展工作奠定基础。因此，确保医院工程建设项目档案齐全、完整、准确、安全是医院档案管理工作的目标和责任所在。提升档案工作者的档案意识，明确工作目标和责任，使档案人员更好地发挥主观能动性，增强工作责任心和使命感。

2．3．2 加强档案专业知识的培训。代建方从事工程项目档案工作的专职人员，大多为工程技术人员，他们拥有工程建设的业务基础，但缺乏档案专业知识，作为使用方医院的档案部门应敦促代建方通过专家理论讲座、现场指导、外出参观学习等方式对档案人员进行业务培训，使他们尽早熟悉档案工作流程及档案收集、整理、保管等的具体方法。

2．3．3 掌握工程建设各阶段档案收集范围。根据中华人民共和国国家标准GB/T50328－2001《建设工程文件归档整理规范》的要求，收集各阶段文件材料。(1)工程准备阶段文件:立项文件，建设用地审批、征地拆迁、勘察、设计、招投标文件，设计变更，协议合同，各上级主管部门的审批文件和许可证书，施工审批，财务文件，建设、施工、监理机构人员名单等。(2)监理文件:监理规划、质量报告，进度控制、质量控制，竣工结算审核，监理总结，会议记录，报验审批材料等。(3)施工文件:施工组织设计，开工报告，图纸会审记录，设计变更，地基处理记录，原材料与预制构件质量证明文件及试验记录，施工试验记录，隐蔽工程验收记录，功能性试验，竣工测量，施工记录，工程质量验收记录，事故处理报告，各种管线安装调试记录，设备出厂证明和安装调试记录等。(4)竣工图:包括总平面，综合管网，建筑、结构、水、电、设备安装，市政设施等。(5)竣工验收文件:竣工总结，竣工验收记录、竣工验收证明、报告，备案表，各职能部门专项验收合格文件，财务文件，声像材料等。

2．3．4 提升档案人员信息化技术水平。随着信息技术的发展，档案数字化程度的不断提高，工程项目档案的来源越来越多的以数字化形式出现，这就要求档案人员必须提高信息技术水平，以适应工程项目档案工作的需要。

2．4 建立健全档案工作制度 建立健全档案工作规章制度［4］，加强对基建项目档案管理，保证基建项目档案工作顺利进行。

2．4．1 档案工作例会制度。使用方医院档案人员及代建方的档案人员应定期召开会议，代建方应报告每一阶段工程档案的收集进展情况及工作中遇到的问题，使用方医院应掌握工程建设过程中代建方档案资料收集状况，档案质量及管理状况等。

2．4．2 档案收集制度。(1)及时收集:及时收集基建项目建设过程中产生并办理完毕的文件材料。(2)定期补充收集:每月或每两月补充收集平时未能及时收集的文件材料。(3)按阶段补充收集:某一阶段工作结束后补充收集未能及时收集的文件材料。

2．4．3 档案整理制度。代建方档案人员将收集齐全的文件材料进行初步的整理、分类、编目工作。

2．4．4 工程档案管理制度。在档案收集过程中执行严格的登记手续，已收集整理的档案应当配置专门的档案摆放装置，有独立的档案保管空间。做好档案的借阅管理工作，履行严格的借阅登记手续，借阅档案原则上在档案室阅档，已归档的工程档案不得外借。

2．4．5 分段预验收制度。每一工程项目建设阶段结束后，对该阶段收集的档案及档案质量进行初步验收，对未及时归档的档案敦促代建方档案人员及时补充收集，实时把好档案质量关。

2．4．6 档案移交制度。待工程项目档案竣工验收合格后向使用方医院档案部门移交，履行移交手续。

2．5 加强沟通 相互协作 做好基建工程项目的档案工作，必须得到代建方负责人的高度重视及全体代建方专职档案人员及各位档案工作责任人的共同努力。在工程周期长、档案工作涉及范围广、经办人员多、内容复杂、载体多样的客观情况下，医院档案人员须加强与代建方负责人、档案人员及工程技术人员的沟通，协调各方面的工作，及时应对各种复杂状况，确保工程项目档案工作的顺利进行。

1 李捷伟，黎爱军，连斌．医院建设实行代建制的思考与建议［J］．中国医院，2010，11:49 －51．

2 赵林霞．关于完善电力基建档案管理工作探讨［J］黑龙江科技信息，2012，28:172．

3 叶婷．论如何做好事业单位基建档案的收集整理［J］．黑龙江档案，2013，(3):50．

4 韩树青．医院基建档案管理问题［J］．合作经济与科技，2013，12:46－47．