美国档案工作志愿服务发展现状初探

冯怡

摘 要：文章以美国谢尔本博物馆档案部“档案鉴定与文书处理项目”和美国国家档案与文件管理局的“军功授地档案文件标引”项目为例，从档案志愿者群体和工作内容、志愿者招募、培训和管理等角度探究美国档案工作志愿服务的发展现状，为我国将志愿服务机制引入档案工作提供借鉴。

关键词：档案工作；志愿者；美国国家档案馆

Abstract： On the basis of introducing the “Archives Appraisal and Processing Project” in Shelburne Museum and “Indexing Bounty Lands Records” in NARA from the aspects of participants， job details， vocational training， volunteer recruitment and management， this paper offers a brief view of the current development and practice methods of volunteer programs in America.

Keyword： Archival work； Volunteering； NARA

1 引言

志愿者是指自愿贡献个人时间及精力，在不计物质报酬的前提下，为推动人类发展、社会进步和社会福利事业而提供服务的人员。[1]在许多西方国家，志愿服务活动开展得十分活跃，涉及的领域也越来越广。志愿服务活动已经成为这些国家加强对公民的道德教育和维护社会稳定的有效形式，志愿服务活动几乎家喻户晓，志愿服务意识为大多数公民所接受，参加志愿服务活动已成为广大公民的自觉行动。[2]美国的档案工作志愿服务已有将近四十年的历史，位于华盛顿的国家档案与文件管理局总部、下属各分馆和总统图书馆，以及各地的博物馆都始终大力支持开展档案工作志愿服务项目，近些年随着科学技术和档案工作模式的创新发展，很多新型志愿服务项目也逐步兴起。

在美国，许多档案机构都面临年度预算缩减、受薪员工减少的现状，而档案馆的性质决定了它总是存在大量有待完成的档案工作，有需要重新分类装盒的档案资料；未编制检索工具的档案集合；未完成转录的口述历史档案等。各类档案部门的预算、编制不与馆藏量直接挂钩，而是每年都要根据工作情况去向上司尽可能争取份额，用户和利用档案数量多少，是档案馆重要性的证明，是争取人、财、物的一个重要理由。[2]因此，许多档案机构都正在通过招募志愿者从事档案工作的方式扩大本单位的业务能力，完成各种档案工作项目以便为用户提供更好的利用。

2 两个档案工作志愿服务项目介绍

2.1 谢尔本博物馆档案部“档案鉴定与文书处理”项目。谢尔本博物馆是美国最优秀的多元化现代博物馆之一，馆藏展品超过15万件，现有全职员工56人，季节工100多名；其下设的图书档案部的工作由一名全职员工和四名志愿者共同承担。谢尔本博物馆的档案工作项目始于1995年，在亨利·鲁斯基金会的资金赞助下曾发起过针对该馆创始人Electra Havemeyer Webb的收集建档工作；此外还有一项文档整理项目，旨在收集、保存、修复与博物馆有关的重要档案资料以供今后的行政管理和历史研究所用。

2.1.1 志愿者招募方式和限制条件。志愿者招募大多以口头宣传的形式进行，在招募时，博物馆规定志愿者年龄应该超过十六岁，但部分岗位接受在成人陪同下提供志愿服务的十六岁以下志愿者。其他的选拔条件和技能要求依据具体的档案工作志愿服务项目内容而定。

2.1.2 志愿者人数和工作内容。该馆的“档案鉴定与文书处理”志愿工作项目有两名长期志愿者参与，分别独立承担一部分工作。一名参加过图像分析高级培训的志愿者负责博物馆馆藏照片的鉴定评估工作，确定其是否有继续保存的价值和进行修复的必要。如今这位志愿者已完成大约600张阿拉斯加地区自然风貌和生物物种照片的鉴定工作，确定这些原件是否有副本，以及是否属于该主题分类；此外还负责审核鉴定博物馆重要活动照片，确定哪些是否适合归档保存。另一位志愿者的工作种类较多，主要包括：将纸质档案文件装入文件夹、照片档案封套入箱；擅长领域的档案参考咨询方面的研究工作；博物馆公务文书档案的初步归档鉴定工作。志愿者被集中在博物馆的资料阅览室工作，配备有办公桌、电脑、扫描仪和用来转移档案箱的手推车；每周工作的时间段和小时数不固定，可自主选择。

2.1.3 志愿者管理。志愿者隶属于博物馆的策展部，由专门的档案工作人员负责监督和管理工作。在工作初期，负责人会和志愿者协同工作并进行监督指导；在志愿者工作熟练后，则由其独立工作，负责人只巡查工作质量并跟进工作进度，在一个阶段工作结束后再进行复查。同时，志愿者需要建立工作日志，记录自己的工作进展和心得体会。

在具体工作中，志愿者不可避免地会接触到档案原件，因此档案原件的安全问题是档案馆以及其他档案保管机构必须考虑的重要问题。在谢尔本博物馆，档案工作志愿服务项目的负责人不给予志愿者直接进入档案库房的权限，志愿者在工作中接触到的档案原件都由负责人转送到资料阅览室，并且在管理人员的视线范围内进行工作，出入博物馆也必须在登记簿上签名。在招募阶段，志愿者的相关证明文件和推荐信也必须接受仔细查验。

2.1.4 志愿者培训。鉴于该项目参与人数较少，业务培训主要针对个人。培训内容包括：最基本的档案与文件处理原则，以及该档案工作项目的具体工作指导。在开展培训前，负责人会提前规划出志愿工作的大体流程及质量标准，同时拟写工作进度计划，并与志愿者商讨修改、为其解答疑问。除了与具体工作相关的培训外，培训人员也会考虑加入档案实践工作领域的其他技能培训。根据志愿者的兴趣点，通过设计小型档案工作项目的形式讲授相关理论知识和实操经验。

2.2 美国国家档案与文件管理局总部“军功授地档案文件标引”项目。美国国家档案与文件管理局的总部设在华盛顿特区，年参观人数超过100万。该馆的主要馆藏包括与美国内战、二战期间日裔美国人扣留以及移民有关的行政部门文书及其他相关档案文件。此外，该馆还保管美国国会和联邦最高法院的档案文件。目前馆内员工有300名联邦雇员，260名志愿者和30名实习生，以及几十个合同工。

2.2.1 志愿者招募方式和限制条件。美国国家档案与文件管理局的志愿者的招募方式有很多种，①通过官方网站的志愿者工作板块发布志愿者招募帖；②口头招募；③在www.volunteermatch.org上发布招募帖；④当地报纸；⑤当地图书馆。提出申请的志愿者年龄必须在十六岁以上，此外还需要满足以下三个条件中的任意一个：①拥有美国国籍；②拥有美国永久居留权；③拥有A-1或A-2外交签证。

2.2.2 志愿者人数和工作内容。参与“军功授地档案文件标引”项目的志愿者共有15人，工作在文书处理室进行，所有志愿者共用一台电脑，一个时间段只有一人工作。每日工作时间分为三班，每班两小时，正常情况下每人每周工作一班。每班工作开始之前，志愿者要在档案箱上查看前一位志愿者的标记书签。按照标识找到下一份文件，每次只能从箱中拿出一份文件。随后将文件边缘有关授地申请人及其上级指挥官的标记信息录入数据库。如果信息不完整或前后矛盾，志愿者再打开原始文件阅读并查证相关信息。完成一份文件的录入后需立即放回文件夹装箱，并建立新的标记书签。用这种方式后续的志愿者可以接续前一位的工作，保证了工作有序连续地进行。为了记录哪些数据是志愿者输入的，每位志愿者在录入时都要建立相应的活动日志。日志中包括志愿者姓名、工作日期以及录入的第一份文件和最后一份文件编号。

2.2.3 志愿者管理。该项目的志愿者招募工作由档案馆专门的志愿者协调员负责，监督检查工作由档案馆的文件处理员工负责。两名志愿者承担志愿者小组长的工作，负责新入志愿者的工作检查。为了确保志愿者与档案原件直接工作的安全性，档案箱只能由馆内员工从库房中取出，同时保证志愿者的工作在办公室内进行，最终再由员工查验后放回库房中。每位志愿者在入职前都必须经过背景调查并提取指纹，进馆工作以及离开时都需要接受出入检查。

2.2.4 志愿者培训。每位志愿者在工作前都需要参加共计十六小时的业务指导课程，并发放一份工作说明书供工作中遇到问题时学习和查阅。随后新入志愿者会与一位经验丰富的志愿者协同工作。此外志愿者也有机会参加其他部门开展的文档处理培训。如果需要额外的培训，志愿者小组长会为志愿者们提供必要的培训。

3 美国档案工作志愿服务发展现状

3.1 志愿者群体庞大且稳定，工作种类丰富、难度不同。在我国公众的普遍意识里，“志愿者”往往与“青年志愿者”联系在一起，而在国外从事志愿工作的群体年龄跨度大。参与档案工作的志愿者群体也是如此，不但包括青年学生，也包括退休老年群体。档案馆、图书馆和博物馆所在地周边的退休老年团体、地区高校的学生以及平日里从事各行各业的中年人也是潜在志愿者群体。有些档案机构也接收身体有缺陷的志愿者到馆从事特定岗位的档案志愿工作。这些志愿者参与档案工作的目的各不相同，有些志愿者自身对特定档案馆、图书馆或博物馆的馆藏有了解和研究的兴趣；有些希望以志愿者身份参与档案工作，为日后的职业发展积累经验；有些甚至是已退休的档案工作者，希望以志愿服务的方式重返工作岗位发挥自己的价值。

从志愿者从事的工作内容来看，志愿者参与的档案工作种类丰富，除了编号、扫描、录入等重复性较强的工作外，有些志愿者还从事图片档案和文书档案的鉴定、著录等复杂工作。另一方面，志愿者可根据自身意愿选择工作的深度和广度，选择参与档案工作项目中的某一环节或若干环节，甚至是多个档案工作项目，最大限度地发挥自身价值并积累经验。

3.2 志愿者培训指导充分考虑档案工作需要和志愿者个人需求。开展有效培训能够增强志愿者的实践技能，提高工作效率和工作质量；在培训过程中培养责任感和荣誉感，有助于逐步组建稳定的志愿者群体。管理人员提供的培训不但涉及具体志愿项目的档案工作业务培训，还考虑到了志愿者的职业发展和个人兴趣。培训内容既包括档案工作实践层面的技术操作和安全指南，也包括理论层面的理论原则。对志愿者的培训也不是一蹴而就的，在工作前期的入职指导培训完成后，在后续的工作中，志愿者可以将实践工作中遇到的问题反映给管理人员，商讨是否有开展深入培训的必要。

此外，经验丰富的志愿者能够代替机构内专门的培训人员承担起新入志愿者的培训任务。许多机构中有参与过多个档案工作志愿服务项目的长期志愿者，这些专业志愿者同样拥有丰富的档案工作经验，也有能力与项目负责人共同起草制定适合志愿者的书面工作指南。

3.3 志愿者招募多渠道进行，限制条件明确具体。缺乏相应的渠道来获取档案工作志愿服务项目的相关信息是多数人成为志愿者的主要阻碍。这些机构通过不同的形式发布招募消息，针对不同年龄的特定人群使用不同的招募途径，主要有：在当地报纸、当地图书馆及博物馆、档案网站及大型志愿者招募平台网站发布招募帖等形式。已从事档案工作的志愿者也扮演着“志愿工作宣传大使”的角色，借助他们的口头宣传不但可以塑造良好的机构形象，也可以号召更多的志愿者加入到档案工作队伍中。

一般情况下，档案机构会主动招募志愿者，但也有一部分普通民众主动前来咨询并递交志愿服务申请。针对这些到馆咨询的潜在志愿者群体，这些机构做到了及时反馈交流，安排专门的志愿者协调员介绍志愿者的责任义务以及具体的档案工作项目进展情况，避免了服务申请因繁琐复杂的招募流程而被搁置。

不同机构在具体招募人数方面会依据档案工作项目的大小和预计完成时间而有些安排。招募中对志愿者年龄和身份有明确具体的限制，同时需要经过必要的背景调查和信息查验。

3.4 管理方式灵活有序，充分保障档案原件安全。如何管理志愿者以及如何为志愿者的工作提供支持和帮助对一个档案工作志愿服务项目能够有效开展来说至关重要。用管理正式受薪员工的方式管理志愿者可能会影响志愿者的工作积极性，尝试用非正规的模式来管理志愿者可以使工作具有一定的灵活性，提高工作效率。首先，这些档案工作志愿服务项目对志愿者的工作时长和工作时段无固定要求，在具体的工作安排上也给予了志愿者较大的选择空间。其次，通过任命项目负责人、志愿者协调员及志愿者小组长等方式优化志愿者的管理，使得志愿者在工作中遇到问题可以得到及时解答；工作质量能够及时检验。最后，要求志愿者建立工作日志或工作清单，有利于跟进项目进度，同时树立工作责任制的意识。

出于对档案原件的安全考虑，这些机构在志愿者招募时期便对志愿者的筛选条件进行了一定限制，管理人员负责存取档案和监督指导，志愿者接受出入检查，以及强制性的安全培训等措施都使得档案原件及其信息的安全性得到了有力保障。

此外，这些机构重视对志愿者的无偿工作表示感谢，除了在每日志愿者工作结束之后向他们表示口头感谢之外，管理人员还以不同的形式给予他们精神奖励及物质奖励，比如，谢尔本博物馆每年会举办志愿者感谢晚宴，根据志愿者的服务小时数发放博物馆的会员卡和免费通行证，志愿者也有机会在对公众开放之前提前参观博物馆的新主题展览。美国国家档案与文件管理局会给志愿者颁发感谢证书及志愿者徽章，也可以享受其博物馆商店20%的折扣优惠。

4 结语

将志愿服务机制引入档案工作能够产生双赢的效益，一方面，档案馆吸纳来自不同领域的志愿者参与档案工作，使得大量档案信息资源更方便人们利用，不仅服务于档案界，也能够为各领域研究人员未来的科学研究提供大量的史料支持。志愿者能够为档案馆注入能量，工作中的热情具有感染力。志愿者还扮演着“档案馆宣传使者”的角色，其他民众可以从志愿者口中得知档案馆馆藏的重要性和使用价值，档案馆公众服务活动的开展细节，档案资料的系谱学价值，以及如何到馆查阅或上网检索所需的档案文件。另一方面，青年志愿者在参与档案工作的过程中得到了档案馆工作人员的专业指导培训，积累了大量的档案工作实践经验。在与专业档案工作人员交流的过程中，志愿者可以更加了解档案行业，为未来的职业规划作参考。老年志愿者参与志愿服务，既是发挥“老有所为”的一种途径，也是实现“老有所乐”的一种重要方式。

档案作为国家宝贵财富为全民所有、所用的观点早已成为世界各国的普遍共识。公众作为档案信息资源的所有者理应成为档案事业的参与者，志愿服务则是公众参与的重要途径。[3]我国的各级档案馆也可以向美国档案馆、图书馆及博物馆学习，借鉴这些档案工作志愿服务项目的理念和运作方式，从中汲取值得借鉴的经验，借助志愿者的力量发展档案事业。

（注：两个档案工作志愿服务项目相关信息来自美国国家档案馆和美国档案工作者协会在2012年合作编写的《档案机构志愿服务项目资源介绍/Resources for Volunteer Programs in Archives》）

参考文献：

[1]吉·青珂莫. 志愿者管理体系的流程分析与构建[D].清华大学，2008.

[2]丁梅. 美国档案利用工作研究综述[J]. 兰台世界，2009，08：43～44.

[3]闫静. 英国“档案志愿者”和美国“公民档案工作者”的思考[J]. 中国档案，2013，09：54-55.

（作者单位：四川大学公共管理学院 来稿日期：2014-11-13）