河南省部分城市地下管线档案管理情况调查

徐莹

摘要：地下管线是城市最为重要的基础设施，在一定意义上地下管线就是城市的生命线。而地下管线档案则是这一生命线的记录。了解掌握地下管线档案管理的现状，有效地管理与利用地下管线档案，为城市建设与运行提供共享服务，是档案工作的责任与义务。

关键词：城市地下管线；地下管线；地下管线档案；地下管线档案管理；调查

地下管线是城市最为重要的基础设施，在一定意义上地下管线就是城市的生命线。而地下管线档案则是这一生命线的记录。而我国城市地下管线施工、运营和维护中的各类事故时有发生，原因之一就是地下管线档案缺失、不能共享。为了解河南省城市地下管线档案管理情况，有效地管理与利用地下管线档案，为城市建设与运行提供共享服务，我们对两个省辖市和一个大型企业进行了问卷调查。问卷共设计问题25个，其中分类型问题4个，管线档案管理现状问题15个，主观认识性问题6个。调查发放问卷120份，收回有效问卷97份，有效回收率为80.83%。以下就是此次调查的基本情况及分析。

1 分类型问题情况

1.1 被调查单位的类型多样，企业占比最高。97份有效问卷中，来自企业68人，占70.1%；公共事业9人，占9.28%；行业行政管理4人，占4.12%；档案行政管理6人，占6.19%；专业档案馆3人，占3.09%；综合档案馆7人，占7.22%。企业占比最高。

1.2 调查涉及的地下管线类型众多，电力给排水供热通讯占比过半。97份有效问卷中，选择石油的0个；选择燃气的23个，占27.38%；选择电力的43个，占51.19%；选择供水的42个，占50%；选择排水的43个，占51.19%；选择供热的55个，占65.48%；选择通讯的42个，占50%；选择其他的15个，占17.86%。占比最高的是供热，最低的其他类型，没有涉及的是石油。电力、供水、排水、供热、通讯占比均超过半数。

1.3 被调查单位在地下管线建设与管理中的角色各异，使用管理产权方占比高于承建设计施工方。从调查的结果看，在地下管线建设与管理中多个角色中，属于使用方的45个，占53.57%；属于管理方的40个，占47.05%；属于产权方的37个，占44.05%；属于承建方的23个，占27.38%；属于设计方的19个，占22.62%；属于施工方的8个，占9.52%；属于都不是的8个，占9.52%。使用、管理、产权方占比明显高于承建、设计、施工方。

1.4 被调查人员中普通员工最多，中层次之，专业人员居第三位，单位领导最少。从调查的结果看，被调查人员中，普通员工最多，48人，占49.48%；部门领导或部门经理次之，32人，占32.99%；档案管理者位居第三，13人，占13.4%；法人或单位领导最少，4人，占4.12%。

2 管线档案管理现状问题

2.1 被调查人员所在单位业务中涉及地下管线的接近八成。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位业务中是否涉及地下管线”问题时，选择“是”的77个，占79.38%；选择“否”的19个，占19.59%；选择“不清楚”的1个，占1.03%。被调查人员所在单位业务中涉及地下管线的接近八成。

2.2 被调查单位业务中涉及的地下管线始建年代跨度大，过半数始于2000年后。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位业务中涉及的地下管线始建年代”问题时，选择1949年前的10个，占11.9%；选择1950年～1959年的6个，占7.14%；选择1960年～1969年的4个，占4.76%；选择1970年～1979年的11个，占13.1%；选择1980年～1989年的3个，占3.57%；选择1990年～1999年的4个，占4.76%；选择2000年～2009年的37个，占44.05%；选择2010年～今的9个，占10.71%。2000年后的46个，占54.76%。

2.3 大多数参加调查人员所在单位涉及的地下管线档案得到了留存与保管。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位涉及的地下管线档案是否留存归档”问题时，选择“有”的63个，占75%；选择“没有”的5个，占5.95%；选择“不清楚”的16个，占19.05%。大多数参加调查人员所在单位涉及的地下管线档案得到了留存与保管。

2.4 半数参加调查人员所在单位保存的地下管线档案不够完整，完整率仅有10%略强。从调查结果看，被调查人员在回答“所在单位保存的地下管线档案是否完整”问题时，选择“完整”的9个，占10.71%；选择“不完整”的45个，占53.57%；选择“不清楚”的30个，占35.71%。半数参加调查人员所在单位保存的地下管线档案不够完整，完整率仅有10%略强，还有1/3被调查者对本单位地下管线档案完整情况不知情。

2.5 绝大多数地下管线档案为纸质档案，电子档案已接近半数。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位保存的地下管线档案的载体形式”问题时，选择“纸质”的78人，占92.86%；选择“电子”的38人，占45.24%；选择“其他”的17人，占20.24%。绝大多数地下管线档案为纸质档案，电子档案已接近半数，另外还有20%左右的其他载体档案。

2.6 地下管线档案多数由专门机构——档案室保管。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位的地下管线档案的责任部门”问题时，选择“档案室”的51个，占60.71%；选择“业务部门”的16个，占19.05%；选择“设计部门”的13个，占15.48%；选择“其他部门”的12个，占14.29%；选择“办公室”的11个，占13.1%；选择“不清楚”的10个，占11.9%。

2.7 近半数保管地下管线档案的单位向社会提供利用服务。从调查结果看，被调查人员在回答“所在单位的地下管线档案是否向社会提供利用服务”问题时，选择“是”的40个，占47.62%；选择“否”的17个，占20.24%；选择“不清楚”的27个，占32.14%。近半数被调查人员表示其所在单位保管的地下管线档案向社会提供利用服务，1/3的被调查人员不知道本单位地下管线档案是否向社会提供利用，1/5被调查人员表示本单位地下管线档案不向社会提供利用。

2.8 多数涉及地下管线的单位有过被其他单位施工时损坏的情况。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位的地下管线是否出现过被其他单位施工时损坏的情况”问题时，选择“有”的44个，占52.38%；选择“没有”的14个，占16.67%；选择“不清楚”的26个，占30.95%。半数参加调查人员所在单位的地下管线出现过被其他单位施工时损坏的情况，表示没有出现过被其他单位施工时损坏的不足20%。

2.9 超过半数参加调查人员所在单位收到过其他单位管线施工时提供相关管线档案的请求。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位是否收到过其他单位管线施工时提供相关管线档案的请求”问题时，选择“有”的47个，占55.95%；选择“没有”的12个，占14.29%；选择“不清楚”的25个，占29.76%。超过半数参加调查人员所在单位收到过其他单位管线施工时提供相关管线档案的请求，没有收到过其他单位管线施工时提供相关管线档案请求的不到15%。说明涉及地下管线施工时相关单位会向相关机构或企业请求查询管线信息。

2.10 多数参加调查人员所在单位收到其他单位管线施工时提供相关管线档案的请求时会提供相关信息。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位收到其他单位管线施工时提供相关管线档案的请求时会提供”问题时，选择“提供”的61个，占72.62%；选择“不提供”的2个，占2.38%；选择“不理睬”的2个，占2.38%；选择“不清楚”的19个，占22.62%。多数参加调查人员所在单位收到其他单位管线施工时提供相关管线档案的请求时会提供相关信息，只有少数不给予提供，或不理睬。

2.11 近半数参加调查人员所在单位在地下管线施工时出现过误损其他单位地下管线的情况。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位在地下管线施工时是否出现过误损其他单位地下管线的情况”问题时，选择“有”的40个，占47.63%；选择“没有”的19个，占22.62%；选择“不清楚”的25个，占29.76%。近半数参加调查人员所在单位在地下管线施工时出现过误损其他单位地下管线的情况，没有这种情况出现的占1/5，不清楚是否有这种情况的占 1/3。

2.12 大多数参加调查人员所在单位在地下管线施工时会向其他管线单位提出提供相关管线档案的请求。从调查结果看，被调查人员在回答“所在单位在地下管线施工时是否会向其他管线单位提出提供相关管线档案的请求”问题时，选择“会”的60个，占71.43%；选择“不会”的3个，占3.57%；选择“不清楚”的21个，占25%。可见，大多数参加调查人员所在单位在地下管线施工时会向其他管线单位提出提供相关管线档案请求，极少数单位不向其他管线单位提出提供相关管线档案请求，不知道是否向其他管线单位提出提供相关管线档案请求的占到1/4。

2.13 超过半数参加调查人员所在单位在地下管线施工时向其他单位提出使用相关管线档案请求时对方的态度积极。从调查的结果看，被调查人员在回答“所在单位在地下管线施工时向其他单位提出使用相关管线档案请求时对方的态度”问题时，选择“提供”的47个，占55.95%；选择“不提供”的6个，占7.14%；选择“不理睬”的1个，占1.19%；选择“不清楚”的30个，占35.71%。由此可见，超过半数参加调查人员所在单位在地下管线施工时向其他单位提出使用相关管线档案请求时对方的态度积极，态度消极的不足10%。

2.14多数地下管线所有单位没有在地上面有明显标注及联系电话。从调查的结果看，被调查人员在回答“贵单位的地下管线在地上面有明显标注及联系电话”问题时，选择“有”的38个，占45.24%；选择“没有”的26个，占30.95%；选择“不清楚”的20个，占23.81%。地下管线在地上面有明显标注及联系电话的单位不足半数，多数地下管线所有单位没有在地上面有明显标注及联系电话。

2.15 大多数单位地下管线档案没有实现网络管理。从调查的结果看，被调查人员在回答“贵单位地下管线档案是否实现网络管理”问题时，选择“有”的4个，占4.76%；选择“没有”的60个，占71.43%；选择“不清楚”的20个，占23.81%。大多数单位地下管线档案未实现网络管理，实现网络管理的不足5%。

3 分析与结论

3.1 调查问卷设计与调查过程较为合理，可信度较高。为保证调查的科学合理，提高调查信息的可信度，在调查问卷设计与调查过程中，我们特别注意照顾被调查单位的类型，各自在地下管线建设与管理中的不同角色，以及生活中所涉及的地下管线的类型和被调查者的职位层次差距。

3.2 多数被调查机构的业务涉及地下管线，档案得以保存，并有专业保管部门。从调查的结果看，被调查人员所在单位业务中涉及地下管线的接近八成，占到大多数。其中75%的参加调查人员所在单位涉及的地下管线档案得到了留存与保管。明确表示没有地下管线档案的只占不到20%。明确表示没有留存归档的只有不到6%。另有近20%的被调查者不清楚本单位的地下管线档案是否得到了保存。有60%的地下管线档案由单位专门档案保管部——档案室负责保存。但仍然有40%的地下管线档案分散保管在业务部门、设计部门、办公室或其他部门，没能实现集中统一管理。

3.3 地下管线档案以纸质档案为主，时间跨度大，完整率低，管理落后。从调查的结果看，地下管线档案的载体形式，以纸质为主，占92.86%。但电子档案的数量也占到相当比例，达到了45.24%。纸质与电子档案并在的机构占到近半数。地下管线始建年代跨度大，过半数始于2000年后，时间越久远的数量相对越少。这表明2000年以来，河南省城市建设的步伐加快，同时地下管线档案管理开始走上轨道。但超过半数参加调查人员所在单位保存的地下管线档案不够完整，完整率仅有10%略强，还有1/3的被调查者对本单位的地下管线档案完整情况不知情。地下管线在地上面有明显标注及联系电话的单位不足半数，多数（71%）地下管线所有单位没有在地上面有明显标注及联系电话。大多数单位地下管线档案没有实现网络管理，实现网络管理的不足5%。

3.4 地下管线存在相互损坏的现象。从调查的结果看，半数参加调查人员所在单位的地下管线出现过被其他单位施工时损坏的情况，表示没有出现过被其他单位施工时损坏的不足20%。同时，近半数参加调查人员所在单位在地下管线施工时出现过误损其他单位地下管线的情况，没有这种情况出现的占1/5，不清楚是否有这种情况的占 1/3。

3.5 利用需求存在，共享意愿强烈。地下管线档案应用应当共享已形成共识，共享与标准成为地下管线档案管理的要害。从调查的结果看，多数受访者认为地下管线档案应当共享，认为不应当共享的不足10%。半数被调查人员认为利用地下管线档案不应当受限，但近1/3的被调查人员对此持反对意见。共享平台与标准成为当前地下管线档案共享的最大困难，对档案安全的担心和管线档案所有方缺少互信亦是影响地下管线档案共享的重要因素。

3.6 多份保存成为共识。从调查的结果看，认为应当保存三份或三份以上的人占到89.65%。多份保存已经成为共识。但具体由谁来保存还没有达成统一，多半调查者倾向于管理方和专业档案馆。

3.7 责任主体不清，多数人倾向于由地下管线管理方和城市所在地政府担当。从调查的结果看，被调查人员在回答“地下管线安全的责任主体应当是谁”的问题时，选择“地下管线管理方”的64个，占65.98%；选择“城市所在地政府”的57个，占58.76%；选择“地下管线使用方”的38个，占39.18%；选择“地下管线产权方”的36个，占37.11%。多数参加调查的人员认为地下管线管理方和城市所在地政府应当承担主要责任。

4 对策与建议

鉴于上述情况分析，个人认为，档案行政管理部门和国家综合档案馆当前应当重点做好以下三项工作：

4.1 会同行业和专业行政主管部门，对地下管线档案管理情况开展执法检查。地下管线档案虽然有其专业特殊性，但仍然属于档案的范畴，对其管理情况进行执法检查是档案行政管理机关义不容辞的责任。长期以来，档案行政执法检查主要是针对政府直属机关或某个行业，基本上没有专门针对某一类档案进行执法检查。对地下管线档案管理情况进行执法检查，涉及的机构、企业不仅数量多，涉及的行业、专业也多种多样。这种情况下单靠档案行政管理机关，力量就显得单薄，需要会同其他与地下管线相关的行业或专业行政主管部门，一道进行。这样做一方面能够发挥出档案执法检查的最大效用，另一方面也是对各行业和专业行政主管部门对其涉及地下管线档案管理工作的一个督促。

4.2 督促和协助涉及地下管线的机构建立与完善档案管理设施与制度。从调查的结果看，多数地下管线机构有档案管理机构并进行了较为有效的管理，但管理设施还不完善，制度还不完备，还存在着一些问题与缺陷。这就需要档案行政管理机关的同志深入到这些与地下管线有关的企业、事业单位中去，为涉及地下管线的机构提供专业咨询、业务指导及保管服务，督促和协助他们进行管线档案管理软硬件的完善，推动这些机构管线档案管理向规范化、标准化方向提升。

4.3 利用专业特长与优势，用管结合，搭建地下管线共享平台。从调查看，各方对地下管线信息均有共享需求，但地下管线涉及的行业或专业行政主管部门众多，单独依靠某一个部门是难以实现共享，这就需要建立一个各方都信任的共享平台。档案行政管理机关和综合档案馆则具有这样的专业特长与优势，是搭建区域性地下管线信息共享平台的理想机构。在这种问题上，除了综合档案馆和档案行政管理机关自身需要勇于承担责任外，地方人民政府也要从现实利用与长远保存两个方面来综合考量，将地下管线共享平台建设在综合档案馆。使综合档案馆不仅成为区域性地下管线信息共享平台，同时成为区域内地下管线档案的集中保存地。

（作者单位：开封大学综合档案室 来稿日期：2014-12-19）