ERP对企业内部控制体系的整合

邸海燕

辽宁慧金会计师事务所有限公司 辽宁 沈阳 110003

ERP对企业内部控制体系的整合

邸海燕

辽宁慧金会计师事务所有限公司 辽宁 沈阳 110003

由于科学技术的快速发展,通讯技术和网络技术全球的普及,全球电子化的发展,使企业间的竞争形成了无形的信息科技竞争。根据时代要求,企业资源计划（即ERP)系统应运而生。EPR系统是指建立在信息技术上,为企业做出相关决策提供平台,为员工提供有效的管理措施。本文针对ERP系统对于其企业内部控制的具体影响展开了深入的讨论。

内部控制 ERP 意义

由于经济国际化的不断深入,企业越来越受到来自世界各国的压力,这就要求企业提高竞争力,对于企业提高竞争力最好的办法就是提高企业的经营效率。因此,ERP系统应运而生,ERP系统的应用新企业内部控制所处的环境带来了新变化。

一、ERP对企业内部控制的影响

所谓的ERP就是指将企业所谓的资源充分整合起来,实现集成管理,并将企业的物流、资金、信息等内容进行统一化的管理,用于管理的一个平台。ERP系统可以将客户方面的具体需求以及企业内部的活动需求,另外包括供应商提供的相关资源有效的整合到一起,进而提升企业整体的运作能力。在这种环境下,企业的结构日趋扁平化,ERP能够有效改变企业原有的生产经营结构,同时深度影响了企业内部控制。

ERP系统是一种全新的管理模式,也带来了一种全新的管理思想,能够帮助企业解决诸多以往难以解决的问题。使用ERP系统以后,企业的会计人员以及相关的业务人员都从繁重的手工工作中解放了出来,可以花费更多的时间在整理财务信息和经济管理上。ERP的系统下,数据完全可以被大众人所看见,真正实现共享。同时ERP也为企业内控带来新的挑战,在企业内部带来积极作用的同时也为企业内部控制带来了新的风险及挑战。使用ERP系统需要针对原来的业务实施流程和方法进行优化改革,从企业的组织结构开始整改,其主要目的是将不必要的环节去除,完全不同于以往的由手工操作的内部控制。

企业在运作期间对于ERP系统非常依赖,这主要是因为该系统本身存在着明显的依赖性特点,进而很容易生成全新的业务风险。例如:使用ERP系统以后,可以将以往需要会计人员手工处理的审批流程改为自动处理,进而各项业务的行使效率都能得到有效提升。ERP使用帮助企业内部控制的整个流程实现了跨职能部门的高效率处理,整个审批过程都能得到有效压缩和精简。但是,过度的压缩也很容易将企业内部的审计线索隐藏起来,ERP系统使用以后就找不到了。

二、ERP实施后的不足之处

引入ERP系统以后,企业的内部控制实现了大规模的革新,其内部控制方法得到了大幅度的改良,对于整个企业内部控制系统来说,都带来了很大帮助。特别是某个功能部门,例如采购、销售、财务等系统, ERP的实施能够全面完成跨职能业务处理,将从前的处理流程进一步精简压缩。

应用ERP系统以后,企业传递信息将会承担更大的风险,因为传统的各个部门的信息系统是完全独立的,引用ERP系统以后,各个部门能够有效地联系起来,信息处理可以伴随着物流自动完成,同时,会计系统还能实现数据共享,想要保证信息不外漏,难度被大大提升了。所以,实际应用ERP系统之前,企业自身应该先对可能会产生的风险进行评估,并找出针对性的规避策略,制定出科学合理且安全的业务流程,及时修正内部控制制度,最后充分发挥内部审计的作用。

三、内部控制的五要素

（一）控制环境是内部控制的基础

控制论原理,环境是相对于研究系统外的部分系统和环境相互影响,不断进行信息交换,抛开环控制系统无疑是纸上谈兵,所以在对内部控制系统研究时,必须考虑内部控制对环境的影响。

对于系统来说,环境就是系统外部,从构成要素的角度分析,环境也可以看成是系统其本身,所以,企业的经营管理也应该引进内部控制系统,将其看成是企业内部的组成部分。整个企业就是ERP系统的环境,决定了系统的运作效果,若是环境出现问题或是缺陷,很可能导致企业内部控制失效。根据企业自身的特点以及区分于其他行业的特点,企业应该充分考虑其自身经营特点构建出更加适用于自身的内部控制方法,保证应用期间能够伴随环境的变化而随之调整。

（二）提前进行风险评估

将整个系统从原有的状态转变成另外一种状态,将要承担很大的风险,根据整个过程中可能出现的影响因素对发生具体风险的可能性进行判别,就是风险评估。所以进行控制之前,务必对想要采取的方法进行评估,判断可能会出现的问题,以及该方法是否能够解决已经出现的问题。若是会出现风险,那么怎样避免,这些内容都需要事先做好评估,保证控制落实后能够有利于企业的经营管理。

（三）利用控制活动直接进行内部控制

企业管理人员想要将控制方针真正落实下去,那么最直接的方法就是通过控制活动来实现。活动实施过程中,可以将企业组织内部想要落实的政策以及程序彻底落实下去,保证企业各个层面都能实现想要实现的功能,同时能够合理的规避风险。

（四）信息与沟通要贯穿内部控制

企业内部控制系统想要准确落实,必须获取企业相关的实时信息以及正确的信息,因此,企业必须保证其内部信息沟通完全畅通,进而实现控制系统的应用。首先,企业要保证丰富的信息源,能够将内部控制系统需要的信息全部收入进来;其次,各个部门之间保证信息沟通完全畅通,彼此之间很好的进行交流。

比如深圳的爱德发高科技集团,漫步者ERP的实施:首先由上级领导制定ERP项目指导委员会,制定一系列项目的实施纲要;然后在指导委员会的指导下进行分组,企业主管和智德多项目经理为一组。漫步者研发的副总则为客户方的项目经理。接着智德多项目的经理担任实施一方的经理并且按照ERP项目的实施方法进行整个项目的实行;成立关键用户的小组和普通用户的小组,实施顾问结合实际系统进行演练来实现知识的扩大化。

（五）内控需要实时监督

企业内控要时时处于监理人员的监督之下,这也是对内控系统的运行评价。在持续性的监督过程中,要实行单独评估和综合评估相结合的评估方式。企业通过监督人员的评估找出内部控制系统的存在问题和不足之处,保证监督期间能够将整个内控流程都包含在内,形成网络性的实时监督。

根据上面所讲,这五个要素相铺相成,综合起来可以组成系统对实时变化环境及时响应。内部控制与该企业的实际经营管理密不可分,存在是由于商业原因,最有效的方式是内部控制嵌入企业的基本机构中,成为企业的本性与本能。

四、ERP系统使用期间企业内控制度的构建

实施ERP系统以后,对企业内部控制产生了双方面的影响,一方面,该系统的应用可以有效调动企业内控管理人员的工作积极性,因为其薪资待遇将直接与相应的推广效果相对应。科研部门也要加强重要性,不断学习,提高管理水平。还要做好成果的转换的环境条件,加快成果转换的步伐。ERP的建设过程可以帮助企业设置科学的内部组织机构,主要包括企业如何治理,还有一系列的权责分配,比如企业的文化还有人力资源等等方面。在ERP的运行中,首先要解决内部控制中信息的传递,然后解决业务是否流畅。

对于管理层来讲,ERP对管理层的评估风险也起到了不可小视的作用。风险评估是实现内部控制的重要组成部分,对于外部的风险也能将风险缩到最小,在ERP这个系统中有专门规避风险的报表和流程,比如对于企业盈利能力的分析,还有企业成本的分析,还有在生活中的一些操作性所带来的风险,对于时间和还有金钱这方面,ERP可以给出一定的指标,可以对其中的结构进行数据分析,得出一定的参考价值,让管理层进行决策。企业还可以用ERP将企业的内部资源进行整合,对于采购生产一些资源进行一定的优化,达到最好的组合,能够获取最好最高的利润。系,就能够进一步的提高其整个企业的管理水平。

[1]张桥.基于ERP的内部控制研究[D].武汉理工大学,2013.

[2]钱庆军.对ERP环境下企业内控审计的研究[D].首都经济贸易大学,2014.

[3]乔浩.实施ERP系统对企业内部控制影响的实证研究[D].首都经济贸易大学,2013.

[4]刘瑞娜.ERP环境下企业内部控制制度问题探析[J]. 价值工程, 2005（12）.

[5]伍恒昌.ERP对企业成本控制的影响探讨[J]. 会计师,2014.

[6]梅奇.实施ERP对企业内部控制的影响[J]. 科技成果纵横,2008.（03）.

[7]孟宪文.ERP实施与企业内部控制体系的建立[D].天津大学, 2008.

[8]杨竹.ERP环境下寿险公司内部控制机制研究[D].湖南大学, 2007.

结语

ERP是企业管理信息化进程中非常重要的一点,企业系统中逐渐的得到了广泛的应用,企业要能够学会应用这种工具,也要能够意识到ERP系统所带来的风险,重新建立起有效的,在ERP环境内的内部控制体