工程检测合同管理工作的实践与建议

(福建省交通建设工程试验检测公司，福州 350004）

工程检测合同管理工作的实践与建议

■陈锦清

(福建省交通建设工程试验检测公司，福州 350004）

随着近年来国家对交通基础设施投入的加大，交通工程建设任务增加，与之相应的工程检测成为建设工程质量的重要保证，也对工程检测合同的管理提出了更高的要求。本文从合同管理原则、合同管理特点、合同管理的机制等方面阐述了当前工程检测合同存在的不足，并结合多年工作实践提出了建议和对策。

工程检测 合同管理 对策

1 引言

合同是两个或两个以上当事人为实现一定的经济利益而达成一致的协议。合同是信用的象征，是信用的保障，在市场经济条件下，一个企业的经营成败和合同管理有密切关系。因此，合同管理对企业的成败至关重要，要避免经济损失，防止出现合同纠纷，防范法律风险，就必须做好合同档案管理。

工程合同是工程建设的重要组成部分，而工程检测合同是以工程建设项目为中心的施工质量检测资料总和，工程检测合同管理也同样是工程建设合同管理的一项重要内容，在工程建设过程中，工程检测合同贯穿于合同管理的全过程。检测合同档案的完备与否将直接影响到工程项目的竣工验收和项目评价等。

2 工程检测合同管理的原则

2.1 如实记载，真实记录合同履行情况

合同的基本要求是如实记载合同签订、履行的真实情况，特别是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登记归档，便于查询和利用。

2.2 各负其责，落实合同管理人员职责

各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定专职部门或个人负责合同文档管理。文档管理人员应认真、及时、准确做好本职工作。

2.3 统一协调，建立合同管理系统

合同档案管理实行电子文件的管理体系，应由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整和有效利用。合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

3 工程检测合同的特点

工程检测合同除具有一般档案合同共性外，还具有以下3个独有的特点：

3.1 工程检测合同具有规范性

工程检测合同要对当事人有法律的约束力，其自身必须具备法律规定的许可性，否则视为无效合同。所以工程检测合同的条款要按照一定的格式规范填写，包括工程进度、质量、安全、费用支付、违约事项等一一明确，并严格按要求双方签字盖章确认。

3.2 工程检测合同具有真实性

真实性是工程检测合同最突出也是最重要的特点，合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全、唯一。

3.3 工程检测合同具有时效性

时效性指在法律上的效力时间，时效性特征贯穿于合同始终。建设工程项目从开工到竣工历时长久，工程检测合同档案在收集、整理、保存上有一定的难度，在管理工程中要注意工程检测合同的时效性。

4 当前存在的问题

在工程建设过程中，工程检测合同档案的收集、整理、归档和移交等在档案管理中往往存在如下一些问题：

4.1 合同管理机制不完善

当前部分订立工程合同的双方法律意识淡薄，认识不清；对合同管理重视不够；企业内部缺乏合同管理机制；监督检查企业工程合同的立定、履行不到位。

4.2 对合同文本缺乏分析

订立合同前缺乏预见性，缺乏对合同进行具体分析。常常在一些紧急的情况下因缺少某些重要条件，导致合同出现漏洞，存在不足之处，双方因为理解方式不一产生差异，对合同的风险预估不足等问题时有发生。

4.3 合同意识较薄弱

合同意识是工程管理意识、市场经济意识以及法律意识的一种综合体现。在合同履行过程中，依合同办事的意识淡薄或执行得不严格，随意性大，对合同变更，来往的书函、证据的收集等重视不够。对合同的动态管理缺乏意识，如合同的台账不健全或虚设，造成支付与完成的实际量不符，对履行合同中的风险防范意识不强。

4.4 合同附件不重视

只重视合同主件，而忽视了合同的附件，比如对建设承包合同中标文件、会议纪要、工程变更及洽商等附件不重视，其实这些都是合同的组成部分，同样具有法律效力，且往往其中包含一些对公司不利的因素。

5 对工程检测合同管理工作的几点建议

为进一步加强工程检测合同及工程档案管理工作，提高工程合同及工程档案管理水平，逐步实现公司工程检测档案管理工作的规范化、制度化、科学化，笔者认为应从以下几方面入手：

5.1 建立完善的规章制度

档案管理除了需要管理者的工作态度和工作能力外，还要从完善制度入手，通过建立一整套规范、科学的、切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、保管、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

5.2 合同签订要有严谨程序

发出要约前，合同承办人应当对对方的资信进行审查，并建立要约登记表对要约发出进行管理，我方收到要约时，承办人应当在对方要约单规定的时间内做出承诺。合同签订前，我方可以就合同内容与对方进行谈判，重大合同由合同承办人将初稿报送部门领导给出报请评审的意见后，报请总经理或者分管副经理，由总经理或者分管副经理作为评审组组长，召开评审会，业务部门、财务部门、质量部门、安全部门、法律顾问分别从合同商务风险、质量风险、安全风险及法律风险等给出意见，还要对合同主体、内容、表述进行审查，填写合同评审表。合同签字由总经理负责，或委托主管业务的副经理签字，并加盖公司的印章。

5.3 合同履行必须严格执行

合同签订后签约人应当将合同原件交付给公司承办部门。承办部门填写合同履约档案，一份留存公司综合部门，一份由财务部门持有，一份留存本部，同时附上相关凭证。合同承办人负责组织、协调、督促、执行合同的履行。不得擅自变更、解除或终止合同，其中款项的支付和收取应当及时通知和配合财务部门。合同生效后，承办人应当密切关注对方履约诚意和能力的变化，发现异常情况及时通知综合部门，并报告公司领导。合同履行完毕的标准应以合同条款或者法律规定为准，没有合同条款或者法律规定的，一般应当以物资交清、工程竣工验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。在合同签订后需要变更、解除的，由合同承办部门填写合同变更审或解除批单，经总经理 (或分管副经理)批准后方可执行。

5.4 合同纠纷应慎重处理

发生合同纠纷，合同承办人员应及时与对方协商，协商不成时，应提交公司综合部门处理，合同承办人员予以配合。公司综合部门可依据情况做出具体处理合同纠纷的非诉法律意见，经总经理或分管经理同意后执行；如果该意见仍不能解决合同纠纷的，经总经理或分管经理同意可以通过诉讼或者仲裁的方式解决合同纠纷，合同诉讼和仲裁由综合部门负责。未经综合部门同意并报相关领导审批，承办人不得自行处理或委托他人处理合同纠纷案件。合同纠纷处理原则是快捷、方便、最大限度地维护公司的正当权益。合同纠纷处理方法是有合同约定的从其约定，合同约定不明或者没有约定的，可以争取与对方协商解决，协商不成的则采取诉讼方式解决。

5.5 合同资料收集应完整

在合同的收集过程中，必须确保各类合同文件资料的完整性和真实性。这就要求各单位的所有合同档案管理专职人员，必须牢固树立法律意识，认真学习领会《档案法》及有关档案管理规定，在合同档案管理工作中加强责任意识，努力提高业务水平和去伪存真的能力。合同文档以年代结合项目性质进行分类编号，档案管理人员要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5.6 及时归档、妥当保存

合同管理是一个环环相扣的过程管理，任意一个环节不规范就可能造成档案的缺失。首先，合同履约部门负责收集、整理合同履行过程中的各类原始资料，建立合同档案，合同履行完毕或合同的权利义务终止后，及时将全套合同资料提交合同主管部门归档。其次，合同主管部门按规定及时将合同档案移交档案管理部门存档，合同档案资料应包括全套档案资料。

应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效开展合同文档的查询、利用工作；合同文档的保存要采取防火、防潮、防虫、防有害物等措施，以确保合同文档的安全。保存的合同文档每半年清理 核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。

5.7 合同外借需做好登记

合同文档必须专人负责，合同文件存档后，正本不得外借，副本外借时，各项目部和个人可在档案管理人员处查阅；确需借出查阅的，须经公司领导同意后，按规定办理好借阅手续，以影印件借出，如特殊情况要原件借出的不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，并及时回收，以免档案遗失或损毁。

5.8 奖罚分明，做到履约奖励、违规问责

要建立和完善履约奖励、违规问责制度，明确奖惩条款。公司各部门及员工在签订合同时，对对方的主体资格、合同内容等不尽勤勉义务，给公司造成重大经济损失、或造成不利社会影响的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。在合同履行中，业务部门或项目部门未尽到职责，造成公司损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。直接责任人在签订合同时，与对方相互串通，损害公司的利益，公司除根据相关法律法规、公司规章制度解除劳动合同外，有权要求直接责任人承担赔偿责任，直至通过司法部门追究其刑事责任。保管合同 (含相关资料)的部门由于管理不善等原因造成合同 (含相关资料)原件丢失给公司造成损失的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。公司员工未尽保密责任，泄露合同内容的，带来公司不利的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担赔偿责任。

合同的签订、履行以及合同管理规定的执行情况将纳入各部门人员的绩效考核体系中，将作为职务提升、职称评定的重要依据。公司各部门及员工在合同的签订、履行及合同管理中成绩突出，有重大贡献，或开拓创新，给公司带来较大利益的，由公司按规定给予相应的奖励。

5.9 提高合同管理人员业务素质

合同管理人员需要具备多项综合素质，精通合同法律法规，具备现代化理论知识，经验丰富熟悉工程施工的才能胜任这一职位。应对合同管理人员实行岗位责任制，只有通过考核或者严格的培训，取得专业认证以后才能上岗。由于市场的发展和法律的不断完善，对于已经具有从业资格的合同管理人员，进行再教育，不断提高业务水平。

6 小结

工程检测合同的规范化管理非常重要，只要认真建立规章制度、树立人员责任、加强日常管理，就一定能做好工程检测合同档案的管理工作，也才能让工程检测合同档案发挥其应有的作用。