优化人事代理人员档案管理的探索

吕艳妍

（南安市人事人才公共服务中心）

优化人事代理人员档案管理的探索

吕艳妍

（南安市人事人才公共服务中心）

随着社会主义经济体制的变化，我国市场经济体制出现一种新型的用人制度，人事代理是一种新的人事管理方法，目前，人事代理人员档案的管理还存在一些问题，如人们对这项工作的重要意义缺乏足够的认识、缺乏完善的规范与制度等，这些问题限制了人员档案管理在实践中的发展。本文以优化人事代理人员档案管理展开探讨，并提出相关应对措施，使人员档案管理能够更好地发展与实施。

人事代理；档案管理；发展

早在几年前，就开始实行人事代理制度，按相关的规章制度，人事代理机构要对人事代理人员的人事档案进行统一管理，这种管理制度就是把分散的人事代理人员用集约型管理模式集中起来，对人事管理制度进行优化。人事代理制度的实施减轻了企业用人单位的负担，使事业单位原本繁琐的人事变得更加简单[1～2]。档案管理是人事管理的核心，在人事管理中的作用无可替代。但同时，它在实际应用中也存在着一些问题，亟待解决。本文对此做出探讨，希望能在实际应用中起到借鉴作用。

1　人事代理人员档案管理的重要意义

人事代理人员档案管理不仅为事业、企业单位的工作提供了有效、便捷的服务，还能为广大的社会群众服务。它在储备、挖掘、运用广大社会人士信息的同时，还可以为服务对象保护隐私，尊重服务对象的选择，在有知情权的同时要避免服务对象的个人信息外漏。人事档案可以被运用于各个行业中，如经济、文化、政治等各个方面，这些领域与社会各界人士的生活息息相关，它们都离不开人事档案的管理。人事档案管理既能做到高效率，又可以很好的维护客户的隐私权[3～4]。由此可见，人事代理人员档案管理可以很好地处理保密和利用客户资源之间的关系。

2　我国人事档案管理存在的现状

2.1人们对人事档案管理的意识不足

人们对人事档案管理的认识还不够全面，有待加强改进。有关数据调查结果表明，有50%的社会人士认为工作中最重要的是能力，人事档案对工作起不到多大作用；有10%的人认为人事档案对于自己生活中的影响无足轻重；其余人则认为选择职业是自己的自由，但是档案还是应该保留。数据调查结果显示，有一半的人认为人事档案没有用。在16万个国有单位和非国有单位代替保存的三四百万的人事档案管理中，至少有1/3的人事管理与主人失去联系[5～6]。这些数据说明社会人士对人事管理认知的浅薄。人事管理一直在幕后作业，很少会引起社会人士和相关领导的重视，导致人事档案管理的硬件设备落后，相关工作人员的待遇低，所以在实际操作中也存在着很多问题。

2.2人事代理制度不健全、管人人员综合素质不高

目前，不少单位普遍存在人事代理制度不健全的现象，如，医院的人事代理不健全就表现在医院和人事代理机构两者没有明确的分工，这样会使人事代理分工的作用大大降低。刚入职医护人员的人事档案需经过医院的管理人员整理、完善，人事代理的职能没有得到体现。除此之外，人事管理工作人员的素质不够，会直接影响档案管理的发展，影响人事管理水平的办事效率。

2.3档案管理模式滞后、信息化水平低

由于分工不明确，导致人事管理没有体现自己的职能，造成代理人员与档案分离的现象，导致人员工资的变化、职称的变化、履历和学位的提升都不能及时的与代理机构进行沟通和完善。在当前人事管理中，会有不便查阅资料这种现象发生。通常情况下人事代理的程序，被服务对象必须要持有身份证、介绍信等有效证件才能到人事管理处查阅到资料，这样会浪费不必要的时间，所以人事管理需要完善其管理体系。

3　人事档案管理的优化策略

3.1加强工作人员管理意识，提高档案信息准确度

目前，一些企业的管理制度不够完善，一些企业原本就对人事管理工作不够重视、分工不明细、流程不标准等，给工作带来困扰，造成部分人员资料不全，不能在第一时间更新资料，在人员进行调整时因为资料的缺乏，给其带来了困扰。有关事业单位要重视这方面的问题，加强对档案管理工作的重视程度，管理人员要做到积极地配合事业、企业单位的人事部门，弥补档案的缺失，学会从中查漏补缺，完善缺乏的档案内容。完善相关的管理制度，改善代理人员档案缺乏的问题，以便单位各项工作可以顺利开展。除此之外，还可以透过媒体，使人事档案被大众所了解。让人们了解相关的工作具体事项、内容、功能，将相关规章制度公开、公正化，提高人事档案的社会认可度，增强大众的主观能动性，利用好这个途径，让人事管理制度取得更好的发展。

3.2提高工作人员综合素质，加快办事速度

随着社会经济和全球信息化、网络化的快速发展，人与人之间的沟通与交流也越来越方便、完善，通讯的发达使世界变成了一个地球村，在这样的环境，我们应该积极学习国外先进管理技术，改变旧的管理模式，将封闭式改为开放式，变单一的管理方式为多样化的管理方式，建立正确的人事管理制度，完善人事档案管理的服务宗旨，以便更好的为社会各级人士服务。同时，还要提高从事人事代理档案管理工作人员的基本素质，要求相关工作人员不断汲取新知识，完善自身的知识体系，提高自己的业务能力和整体素质，增强自己的主观能动性，坚决遵守职业要求和宗旨。摒弃传统的管理方式，运用内容新颖、多样化、开放性的管理手段实施管理。企业要加强资讯平台的功能，对相关的硬件设施进行优化升级。改变繁缛的细节，让代理人员的查询工作变得简洁明了，相关工作人员要具备耐心、细心的工作品质，这样服务质量才能得到提升。除此之外，硬件设备也要有所完善，资料库里温度幅度不能变化太大，要做好防潮、防水、防发霉的准备工作。

3.3利用信息化对人事档案进行远程查询

人事管理是一项需要长期坚持的工作，创新其管理模式不仅仅是形式上的变化，其创新方法不能只是权宜之计，而是需要能够维持其长久发展的途径[7]。在信息化越来越发达的今天，相关部门可以依靠信息技术查阅相关代理人员的档案，通过网络平台知晓各界社会人士的职称、学历、纳税等情况，要认真的对其做好归属分类。例如，一些准备就业的往届毕业生、出国留学生或是在企业、事业单位中辞职或是被辞职的工作人员等流动人员。这些人员的流动会增加人事档案管理的难度，人事代理人员是随着人员流动不断增加的。在这类情况下，运用信息技术的发展，建立电子数据库，可以减轻人事管理的任务量，方便存储、整理、接送、提取等程序的顺利进行，能够及时的更新消息，比如提取档案、定级转正，这些都为代理人员节省了不少工作时间，提高人事档案管理的信息化水平。

例如，某市于2014年对人才市场进行改革，该市人才市场原来属于市人事局的下属单位，现在将其改为公司，并到工商局进行企业注册登记，由“市人才交流服务中心”改为“市人才交流服务有限公司”，以公司的形式进行运作，改变以往过于行政化的人才市场模式，真正发挥人才市场的作用。这次转变使人才市场像猎头公司一样，帮助企业和政府引进高端人才。同时，将人事档案数据化、信息化，最终形成一个庞大的信息数据库，通过统计、分析这些大量的数据信息，可以对社会人才需求以及人才的流动趋势等进行预测。除此之外，还可以通过求职信息和应聘信息进行海量分析，这样可以精准的为政府提供决策依据。

4　结束语

要想使人事代理中的档案管理工作得到发展，就必须在管理机制方面进行改革和创新。目前，我国档案管理服务体系还未完全形成，目前的相关政策主要是针对管理方面，而其服务功能相对较弱，因此，完善人事档案综合服务政策体系是当务之急。明确人事档案管理的职责，制定相关程序，划分开放范围，对人事代理人员的档案管理模式进行不断的优化，对档案进行合理、规范、高效的利用，做到有法可依、有章可循，构建灵敏高效的信息检测和反馈系统，使我国人事档案管理事业进入科学有序的发展轨道。

[1]李玉琴.优化人事代理人员档案管理的探索[J].江苏卫生事业管理，2013，24（03）：33～34.

[2]王海萍.加强人事代理人员档案管理工作的思考[J].按摩与康复医学（下旬刊），2011，02（07）：232～233.

[3]胡浩媛.浅议流动人员人事档案管理存在的问题及对策[J].广西政法管理干部学院学报，2014，29（03）：127～129.

[4]张军.基于流动人员的人事档案管理研究[J].企业家天地（下旬刊），2011，12（05）：78～79.

[5]赵志鸿，刘志敏，沈维，等.当前人事档案管理中面临新问题的研究[J].科学之友，2011，11（12）：94～95.

[6]戴威，谭正东.浅析人事代理中的档案管理问题[J].江苏水利，2011，11（06）：47～48.

[7]闫宏显，杜淅泉.进一步规范流动人员人事代理工作的探索[J].人才资源开发，2012，12（10）：15～16.

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1673-0038（2015）18-0155-02

2015-4-10