浅谈高校档案资源建设

张亚娜 于咏莉

(陕西青年职业学院 陕西 西安 710068)

【高职教育与教学】

浅谈高校档案资源建设

张亚娜 于咏莉

(陕西青年职业学院 陕西 西安 710068)

论文从加强档案资源建设意义出发，结合实际了谈了加强档案建设的几种方式和开发利用档案资源的途径，阐释了档案资源建设作为档案工作的基础性工作，是开发利用档案资源的前提，是档案工作服务学校和社会的基本保障。因此，不论是高校的自身建设还是社会发展需要，都对高校档案资源的数量、质量和结构提出了新要求。

高校档案 资源建设 开发利用

高校档案是学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动的直接记录。学校档案所保存的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是学校创造性劳动的凝结和体现。档案资源建设作为档案工作的基础性工作，是开发利用档案资源的前提，是档案工作服务学校和社会的基本保障。它关系到档案事业的可持续发展，是高校做好档案工作的前提和保障、基础和核心，决定着档案服务的质量和水平。高校档案部门要根据不同时期院校发展的需要，结合档案资源情况及其开发利用过程中出现的新问题，适时提出和完善档案资源建设的任务和重点。

一、加强档案资源建设的意义

高校档案是传承校园文化的载体，是院校发展的记忆。高校的档案不但对学校各项工作具有可查考的价值，同时档案的原始凭证作用也日益显现，在高校发展过程中具有无可替代的重要作用。而档案资源建设是高校档案工作的基础和核心，档案资源的质量、数量好坏直接影响着档案工作的质量和好坏。因此，不论是院校的自身建设还是社会发展需要，都对高校档案资源的数量和结构提出了新要求。俗话说：“巧媳妇难为无米之炊”，一定要丰富档案的馆藏，才能为高校发展提供有力保障，充分发挥档案的价值，从而使档案工作的重要性被社会认可进而推动档案工作。换句话来说，学校档案资源的丰富程度也直接影响着档案部门的服务效果。2005年4月30日，中国国民党主席连战访问北京大学，北京大学特别复制了连战母亲赵兰坤女士在这里就学时的学籍档案和照片，在连战演讲结束后送给他。在这份特殊的礼物面前，一贯严谨的连战满脸都是幸福的微笑，满眼也都是动情的感念。如此实例数不胜数，档案就是历史，尊重档案就是敬畏历史。许多真实、生动的例子都体现了档案对社会的利用价值和档案资源的重要性。

二、高校档案资源建设的主要方式

(一)建章立制。建立健全档案归档、接收制度，从源头上保障档案资源建设。高校档案的源头是校内各部门在从事教学、科研、管理等各项工作活动中直接形成的有保存价值的档案资料，根据《高校档案实体分类法》做好从单位内部的收集工作是丰富馆藏的重要组成部分，结合高校自己制定的文件材料立卷归档要求及归档范围，对整个归档过程实行“三纳入”， 即档案工作纳入到单位工作计划；纳入到领导工作议事日程；纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中；“四同步” 即各单位在下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料的形成情况同步；评审鉴定成果与验收、鉴定档案材料的完整、准确、系统情况同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步的管理方法，确保各部门严格按照要求完成归档任务。可以探索和尝试将学校音像档案归档工作纳入学校财务报销制度之中，相关部门在报销音像类制品时，发票上须加盖档案部门验收章后，方能履行校财务报销程序，基建项目在付清基建款前须经档案部门确认基建档案是否移交齐全完整等。

(二)多管齐下。除做好从校园内部主要渠道的收集工作外，还可以通过征集、接收捐赠、购买等补充方式来丰富馆藏。针对一些无法从主要渠道收集来的流落于民间的珍贵档案，可以采取各种灵活的方式进行收集。现如今，很多对档案部门有价值的档案材料及实物同样对收藏者个人、家庭、单位有保存价值，因此对不同的征收对象采取不同的方式，让有价值的的档案资源为更多的人服务，以发挥更大的作用。通过接收捐赠、购、买等方式向全社会、校友收集在学校发展历史中有保存价值的档案等。

(三)突出特色。“特色档案”是高校档案资源中不可或缺的一部分。每个学校的发展历史不同、规模不同、专业不同，因此就形成不同的特色档案。加强学校的“特色档案”是非常重要的，例如有些学校已经建立了“名人档案”、“实物档案”等。很多建校年代悠久的高校，经历了数次的发展、变革，形成了其独特的历史，许多珍贵的文字记载、照片、录像和荣获的表彰、奖励弥足珍贵。如能完整的收集整理，将会是一套极具校园特色的档案。

(四)信息先导。建立数字化档案，以信息化促进档案资源建设。以校园网为平台，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，通过数字化档案不断提高档案的利用率。要根据学校实际，构建档案工作网络，配置档案管理软件，实现计算机辅助处理，实现电子档案管理，合理运用现代信息化技术，不断提高档案管理现代化水平，达到档案工作更好服务学校发展的目的。

(五)因地制宜。扩大学校现行档案的收集范围，在《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》中已经明确规定了高校档案的收集范围、收集门类和保管期限等，严格按照这个规定执行，档案收集工作就能做到档案门类齐全，档案材料完整。但在实际操作过程中，我们很多高校都结合自己学校的实际情况，扩大了收集范围，形成了具有本校特色的馆藏档案，例如“实物档案”，以其形象、直观、生动的特点记录了学校历史发展过程中的重大活动、重要人物等，给人以一种耳目一新的感觉。

(六)强化培训。搭建和丰富档案资源收集平台，建立院——系(处)——班三位一体的档案管理(收集)平台，组建专兼职档案员，强化培训，明确职责，掌握方法，从而使档案工作者具有很强的档案意识和全局观念，保证学校各个门类档案齐全、完整收集、归档。同时档案部门要加强与各归档部门联系，了解其工作内容和进展，经常浏览学校网页，时刻关注学校各项工作的发展，及时收集有关校内各项重大活动和重大事件信息，对各部门应归档内容、数量做到心中有数，并做好工作笔记以对照检查和验收各部门的归档材料，避免因归档材料不全而造成档案缺失。

三、档案信息资源开发利用

(一)利用档案资源推进校园文化建设。

校园文化是一所学校的灵魂，对学校的建设和发展有着难以估量的作用，而档案资源在校园文化建设上有着特殊的意义。其生动性、可靠性和详实性，都能为校园文化建设起到重要的推动作用。首先，利用档案资源参与校园物质文化建设。校园物质文化主要包含学校的地理位置、自然环境、校园设施等，比如在一些新兴建设中，高校档案部门应将学校建筑的历史照片、设计图纸、施工情况等资源有针对性的予以收集整理，提供给设计者，帮助他们了解设计对象的背景和过去，在满足实用功能的同时充分表现出学校的特色。其次是利用档案资源融入校园精神文化建设。在高校档案资源中，详细记录了学校的办学思想、办学理念、办学追求以及校风、校训的形成过程，无论是在过去还是在当下，都发挥着重要的导向作用，其能够让广大师生形成高度的认同感和荣誉感，并自觉维护和传承这种精神文化。同时，高校档案资源还记载着一些师生共同奋头的成果和精神，文字、图片、视频等资料无所不包，有助于广大师生形成正确的人生观、世界观和价值观。最后是利用档案资源服务校园制度文化建设。制度文化是精神文化的外在表现，也是高校建设和发展的重要保证。其具有相对稳定的特征。某种制度文化在实施过程中时，是具有很强的稳定性的;而当学校所处的外部环境发生巨大变化时，制度文化也要与时俱进和不断创新。在这种情况下，档案资源的价值就得到了凸显，其详细记录了学校在不同时期的教学管理制度、组织人事制度、工资福利制度等等，既是当下制度文化建设的重要参考，又能够引导学生对当下的制度文化产生认同感，并主动维护和遵守各项规章制度。可以看出，档案资源对于校园文化的积极影响是多方面的，也是其价值的重要体现，应着眼于服务和丰富校园文化建设，有意识的加强相关档案资源的收集整理和开发利用。

(二)利用档案资源推进对校友资源的开发

对于高校来说，广大校友就是最重要的人力资源之一。其不仅仅是校友本身，还包含他们所具备的知识、技能、素养以及各种社会影响力。可谓是学校的形象大使，对于提升学校的声誉、增强学校的竞争力等都有着巨大的积极作用。高校档案资源中，囊括了所有学生自入学以来的全部信息，并予以及时的更新和补充，丰富校友的储备，利用档案资源凝聚校友力量。一个人对于过往的回忆，主要是依靠回想，但是这并不代表着没有实物类的见证。在档案资源中，有着大量的文字、图片和实物资料，集中记录了每一个学生在求学时期个人的成长和学校的发展，更是为广大校友们所珍惜和仰慕的，所以高校档案部门可以在征得学校的同意后，利用一些档案资源制作一些纪念册、纪念品等，以此来加强学校和校友之间的联系。可以看出，在充分发挥校友积极作用的过程中，档案资源是最重要的协助者，而校友资源的开发能够从本质上推动高校档案资源建设工作的开展。

(三)、利用档案资源进行学校外部形象建设

在高等教育事业整体大发展的背景下，学校之间的竞争也是日益激烈，学校外部形象的重要性不断凸显，而档案资源则在学校的对外宣传上有着独特的优势。因为档案全面记载了学校的方方面面，包含纸质档案、图像档案、声音档案和实物档案等，特别是图像、声音和实物档案，更是具有突出的直观性和真实性，是学校对外宣传的宝贵资源，需要档案部门主动作为，发挥自身优势，更好的推动学校对外形象宣传工作。具体来说，首先是要树立起正确的认识。高校档案部门要真正认识到档案资源的价值和意义，切实树立起服务求生存、贡献求发展的理念，杜绝坐、等、靠，主动融入到学校的建设和发展中。其次是要制定出详细的工作计划。要在现有资源的基础上，加强相关资源收集整理，紧紧围绕着实际需要，采用历史与现实相结合、中文与外文结合、图文结合、传统的与现代的传媒手段相结合的方式，让资源活起来，动起来，选准着力点。包含学校各个时期的发展历程、各种规章制度的汇总、各类办学成果的总结等等。再次是主动向学校争取人、财、物的大力支持，特别是人力资源建设，不担要保证数量上的充足，而且还要有着较强的业务能力和良好的职业道德，为工作的可持续发展打下良好的基础。

综上所述，档案资源对于高校的建设和发展来说，有着独具的价值和功能，能够在相关领域中发挥出特殊的作用，因此要对其有正确的认知，要予以充分重视，要加强以档案资源建设为基础和核心，以信息化建设为抓手和载体，以档案资源开发利用为目标，树立全员档案意识，全方面做好档案资源管理工作，并以合理的方式对其进行开发和利用。我们相信随着档案管理水平、层次的不断提升，高校建设和发展一定能够获得更大的进步。

[1] 张培华,浅议照片档案的信息化建设--以广东省档案馆声像档案信息化建设为例[J],广东档案 2014.

[2] 李敬媛,档案管理信息化问题初探[J],黑龙江科技信息2009.

[3] 姜晓波,学校档案的信息化建设[J],现代经济信息2008.

A Brief Exploration on Construction of University Archives Resources

ZHANGYa-na,YUYong-li
(Shaanxi Youth Vocational College,710068,Xi'an,Shaanxi,China)

Starting from the significance of enhancing archive resources' construction,the essay,combining practice,stated approaches to consolidate files' construction and access to exploit,utilize archive resources.The statement of archives' resource construction serves as the basic work is the premise to exploit and utilize archive resource,the basic guarantee serving universities and societies.Hence,no matter for university construction or social development,they both raised new request of quantity,quality and structure of university's file resources.

University Archives;Construction of Resources;Exploitation and Utilization

2015-07-10

本研究课题得到校青年基金项目20133017支助。

张亚娜(1959-)，女，陕西青年职业学院副研究馆员，主要从事图书管理和青年培训工作。 于咏莉(1974-)，女，陕西青年职业学院副研究馆员，主要从事档案管理和文秘工作。

G278.6

A

1674-2885(2015)04-46-04