试论高校成人教育学生档案的管理

郭登权

（四川职业技术学院，四川 遂宁　629000）

试论高校成人教育学生档案的管理

郭登权

（四川职业技术学院，四川 遂宁629000）

成人教育档案管理是高校档案管理中的重要组成部分，其管理范围多样、管理特点多重，加强管理措施，提升管理效果是现阶段高校成人教育学生档案管理研究的重要课题。本文从分析高校成人教育学生档案管理的范围与作用、管理特点出发，探讨了现阶段其档案管理工作中存在的问题，并结合实际情况给出了针对性的解决对策。提升成人教育档案管理质量，能够更好地为学生、为社会、为企业服务。

高校；成人教育；学生档案；档案管理

从上世纪80年代以来，高校成人教育为社会培养了大量的实用性专业人才，推动了社会生产力的提升和社会的进步。最近几年，成人教育事业也发展迅速，成人教育学生档案管理工作也显得越来越重要。成人教育学生档案管理是衡量学校管理水平与质量的重要因素，也是给社会、用人单位、发展研究提供信息的重要来源。根据《中国教育改革与发展纲要》中相关规定，应该重视成人教育档案管理工作，明确教育目的，提升教育质量，为推动社会发展而努力。

1 高校成人教育学生档案管理的范围与作用

1.1 成人教育学生档案管理的范围

针对高校成人教育档案管理而言，其档案管理工作主要由以下几个方面组成。一是文书档案。这类档案主要是上级在对下级下发成人教育相关文件、条文、规定等资料，其中涉及教学改革、学员培养计划、会议简报、调研报告、评估报告、获奖材料等；二是招生档案。这部分档案主要针对新生录取工作展开，其中涉及录取通知、新生报到、新生安排等诸多事项；三是学籍档案。新生入学后，需要学生学籍方面的事项进行管理，其中涵盖学生登记、学生证件、学生名册、学籍变更材料、各种学生应用卡种等，同时还包括学生的奖惩材料；四是教学档案。这部分主要是针对教学大纲而形成的课程要求所形成的文档、试题、教务等进行管理；五是学位档案。学生在学校毕业后会获得相应的学位，这部分档案工作的主要内容主要有学位工作文件、学位申请、学位论文、综合评审等；六是毕业档案。学生在完成高校成人教育后，在校方准予毕业的情况下，完成毕业名单、毕业论文、毕业照、毕业证签领、毕业学员通讯录等方面的工作。

1.2 成人教育学生档案管理的作用

在有关成人教育的各种工作当中，文件材料都是在完成工作研究和部署的过程中逐渐积累形成的，能够将高校成人教育工作中某一阶段重要的工作内容体现出来。通过这些文件材料能够对某一阶段中的具体工作开展情况进行查实，一定程度上可以反映成人教育活动的发展情况，为管理提供一些资料和数据。这些资料档案所记录的重要事件对今后工作具有指导作用，可以通过借助对这些资料的查阅来总结经验，并在此基础上提出更好的措施来提高工作效率，促进高校成人教育的发展；此外，通过对这些文档资料的分析和研究，可以从中找到部分成人教育具有规律性的问题，启发后来的管理者在成人教育方面形成的新思路、新想法、新理念，将普通高校成人教育改革继续深化，形成“向管理要效率，向质量要效益”的办学理念。由此可窥见成人教育档案管理工作的重要性。

2 高校成人教育学生档案管理的特点

2.1 管理周期长，内容丰富

结合普通高校成人教育的现状，成人教育学生档案涉及内容较多，并且是经过长期的积累形成的，档案数量逐年增多，这些档案中涉及所有学员在校学习的过程中所经历的种种重大事件，造成档案管理存在难度的重要原因一方面由于档案管理涉及院校内各个分院、各个系、各个班的细化整理；另一方面，由于档案存在很长的时间跨度，很多档案已经是五六年甚至更久的，这两个方面原因使档案整理工作难度较大，稍有不慎就会导致材料缺失，破坏档案的完整性。这些档案材料的重要性还体现在学员的个人隐私方面，由于材料中包含学生的姓名、年龄、履历等多种社会关系，有些更涉及到学员的个人隐私问题，因而必须要对档案进行加密处理，确保这些信息的安全性。

2.2 采取学年度划分模式

普通高校学年度的划分上通常为学年度学制年底划分年代，在时间上以9月1日至次年的8月31日为一个学年，这与按照普通公历年份划分的学籍卡、登记卡等卡片在时间上发生冲突。对此，在进行档案管理时需要按学制划分，将其归为结束的学年中。

2.3 档案具有很高的利用率

对于高校档案而言，我国对档案的利用率较高，尤其是高校成教学生的档案。如果学生准备出国深造，而毕业证书丢失的情况下，那么就需要调取学生档案；不仅在学历认证方面，同时随着我国加强对假学历的打击力度，公安及其相关部门对学生档案的调阅率也较高；此外，部分企业在实施招聘的过程中，用人单位对受聘员工的档案调阅等，这些都极大的提高了学生档案的利用效率。

3 高校成人教育学生档案管理存在的问题

3.1 档案管理体制有待完善，管理意识有待增强

2008年9月，国家档案管理局与教育部共同制定了《高等学校档案管理办法》。制定和实施了这一法律以后，从法律上规范了高校档案管理措施。不过，它没有对成人教育学生的管理工作进行细节规划和表述，使得高校成人教育学生的档案管理工作没有明确的规范管理模式，导致成人教育学生档案管理本身存在缺陷。相关部门在管理态度上也不重视，表现在这些方面：第一、领导角度分析，没有足够重视学生的档案管理，部分领导对其重要性认识不足，没有将档案管理纳入日常工作中。第二、管理工作人员角度分析，存在不正确的档案管理观念，认为学生在离校后，档案就会转走，所以就没有管理的必要，这就是缺乏责任的表现，也体现了对管理工作重要性认识不够。第三、学生角度分析，学生没有认识到档案对自己今后发展的影响，从而填写不规范，档案内容不严谨、不切实际等，在离开学校以后，也没有对档案的流向作出具体规划，当要用档案时无从询问。

3.2 档案管理设施有待更新，需要提升管理手段

具体问题表现在：第一、存放档案的环境差。高校档案管理虽然有相关的管理科室，但是有些没有设立专门的管理库，学生档案被杂乱堆放，如果被放在潮湿环境中就会使得档案受到损害。第二、虽然计算机已经普及，但是部分高校对于学生的档案管理依旧采取传统的纸笔形式，没有与时俱进，规范信息时代计算机档案管理模式。在管理方法上没有按照规定进行，对于审批和加盖公章事项没有完全落实。第三、由于成人教育学生的特殊性，其档案具有变动性很大的特点，经过场地的来回辗转，在不断的搬运与换场地的过程中，很可能由于没有妥善保管而使得档案质量受到损坏。上面这些现象，都是档案管理工作中会出现的问题，也为档案的高质量管理带来了困难。

3.3 学生不重视档案管理，查阅和使用效率低下

一些成人教育部门或学校没有分门别类的意识，将成教学生的档案与其他资料混乱放在一起，没有设置专门的存放场所，导致部分学生档案出现丢失与损坏等现象。由于学校不够重视档案管理，前期管理不严格，使得部分档案出现漏盖公章、内容不完善等现象。现阶段科技化与网络化的快速发展与进步，计算机的大量普及，网络化规模的提升促进了工作效率的提升，纸质档案的部分作用被保留，但是没有建立完善的学生信息化档案管理模式，使得学生查阅、使用档案的效率受到影响，企业对学生档案相关信息的查阅也变得更加困难，使得信息的需求者与管理者之间没有形成良性互动，导致档案管理的使用率降低。

3.4 档案管理人员缺乏专业性，管理机构有待完善

管理人才欠缺是现阶段档案管理质量的关键制约因素，在各高校普遍对档案管理不够重视的情况下，高校对档案管理的相关工作，没有设立专门的管理部门和分配专门的管理人员。档案管理工作人员缺乏专业性，没有经过严格的培训和学习，而只是由相关行政工作人员进行兼职，对于档案管理业务相关的基础知识、信息化管理能力也掌握不够，没有经过全面而系统的档案管理专业技术、能力培训，使得专业化管理水平降低，时常会出现文件损坏、丢失等。另外管理没有集中化也是管理中常出现的问题，没有集中对不同学院学生实施档案管理，导致专业化、集中化水平降低，有些情况学生没有认真填写，管理人员没有审查就归档，导致档案管理工作质量的大幅度降低。

4 高校成人教育学生档案管理问题的对策

4.1 强化档案管理意识，提升管理人员素质

法律对于规范人们行为起着强制性作用，同时其他规章制度也可以借鉴法律的模式，实施对档案的高效管理。第一、加大对档案管理的宣传力度，激励工作人员重视档案管理，定期组织培训，使得管理人员能够实时更新管理技术和方法。第二、加强对档案管理工作的监督力度，档案管理部门应该制定相关监督措施和制度，并健全材料收集、整理、归档、使用制度。第三、成人教育档案管理部门应该在每个学期末对学生的档案进行一次整理，确保档案材料的正确性、完整性和时效性。第四、从学生的角度来分析，需要严格要求档案登记、交接与存档制度，避免随意化处理档案的现象发生。第五、从管理人员角度来分析，应该完善监督体制、考核体制和奖惩制度，激励管理人员工作积极性，提升管理人员素质。

4.2 加大管理宣传力度，促进师生主动参与

学生档案记录了学生学习各个阶段中的主要活动，包括了成绩、相关表现等，这些档案资料对于学生今后参与社会工作有重要作用，所以应该保障学生档案的可靠性和真实性。另外，对于成人教育学生来说，他们在工作中的相关表现也是档案记录的重要内容。所以，应该加大对档案管理的宣传力度，使得师生都能够了解管理的重要性，引导师生积极投入到档案管理的具体措施中。成人教育学生大多是已经工作的相关人员，或者是从中专、技校毕业的一些学生，他们从意识上没有重视成教档案的含金量，也没有重视个人档案，这是不对的，学生档案是学生在学校期间表现的记录和凭证，是社会、企业分析和评价学生的重要依据，所以档案管理是非常重要的。需要引导学生重视自身档案管理，以严谨的工作作风和态度来对待档案的收集、更新、归档等，落实管理工作，为今后的社会工作岗位奠定基础。

4.3 健全档案管理制度，完善档案管理体系

完善成人教育学生档案管理措施的前提是建立健全档案管理制度，通过完善管理制度和管理体系，制定和落实管理规章制度，促使管理工作可以依据制度来实施。高校成人教育学生档案管理制度不健全、管理随意化的现象普遍存在，这样很容易导致档案出现遗失、误用、被随意修改或损坏等，与此同时，没有完善的档案处理措施，就无法使得档案收集齐全、归档及时，基于此，建立完善而健全的档案管理制度刻不容缓。档案管理工作制度包括人员制度、管理制度和使用制度等。第一、人员制度，要求档案管理工作人员具备较强的服务意识，具有专业的服务态度和能力，能够完成档案的收集、材料管理等。第二、管理工作制度，需要完善档案管理规章制度，强化保密性措施。第三、使用制度，建立严格的借阅、归档与使用档案的制度，提升管理实效。

4.4 完善档案管理方式，创新档案管理方法

现阶段科学技术快速发展，网络的普及和计算机的大量运用，给人们工作和生活带来了极大的便利。所以，成人教育学生档案管理也应该利用科技的工具性和便利性，加大学校成人教育档案管理办公自动化建设，跟上时代的步伐，实现实时、高效的信息化档案管理措施。保存纸质档案管理的优点，发挥信息化便利的作用。及时实施档案的录入，在整个学习阶段对学生档案进行实时更新，加强档案修改、使用的权限设置，保证学生档案的正确性、完整性，也提升档案管理的实效性。

结合高校成人教育学生档案管理的特点以及管理工作中常见问题，实施高校成人教育学生档案管理的过程中，应该从管理工作人员、师生参与、制度建设、管理方式等各方面出发，探索符合现阶段时代需要、社会需要以及师生需要的档案管理措施，强化档案管理举措与监督，提升档案管理专业化水平，从而使得档案管理的顺利进行并为社会发展贡献一份力量。

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［3］潘立勤.加强高校成人教育档案管理的若干思考［J］.文教资料，2011，（7）.

［4］孙丽萍.新学期高等学校成人教育学生管理工作创新的思考--以内蒙古农业大学为例［J］.内蒙古农业大学学报（社会科学版），2010，（3）.

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责任编辑：邓荣华

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1672-2094（2015）01-0171-03

2014-10-15

郭登权（1970-），男，四川遂宁人，四川职业技术学院档案馆员。研究方向：高校档案管理。