科技期刊质量内部控制标准建设要素探讨

赵志鸿，许书道

（《工程塑料应用》杂志社，山东济南250031）

科技期刊质量内部控制标准建设要素探讨

赵志鸿，许书道

（《工程塑料应用》杂志社，山东济南250031）

摘要：探讨建设科技期刊质量内部控制标准时应考虑的要素.从期刊设计、稿源、编辑、印刷、发行、信息处理等方面分析了建设科技期刊质量内部控制标准时应考虑的内容和采用的方法.提出科技期刊在建设内部控制标准时，应以期刊设计为基础，重点从稿源和编辑质量方面进行标准的建设，同时重视印刷、发行、信息处理等方面的标准建设.科技期刊应根据自身发展需要和个体特色，确立主要要素，重视次要要素，建设具体、完善的内部质量控制标准，从而不断提高科技期刊的出版质量.

关键词：科技期刊；质量管理；内部控制标准；建设要素

科技期刊的出版需执行一定的国家标准及规范［1］，但这远远不够.国家标准及规范只是对所有期刊的规范化、统一化、完整化进行规定，如果只是按照国家标准及规范进行期刊建设，那就很难形成自己的特色，也无法对期刊质量及其发展趋势进行科学合理的定性、定量评价，从而不能有效提升期刊质量，促进期刊进步.科技期刊要发展自己的特色，树立自己的品牌，巩固和提升自身的内在品质，扩大自身的影响力，还需要从多方面加强管理，建设期刊质量的内部控制标准.

期刊的质量取决于稿件质量、审稿质量和编辑质量三要素［2］，期刊建设是一个系统工程［3-5］，必须从期刊设计、稿源、编辑、印刷、发行、信息反馈等各方面进行管理控制［6-9］.

1　期刊设计

期刊要取得长足发展，必须进行预先设计和阶段调整.设计的内容包括：报道范围、栏目设定、出版期次与页码、用人制度、岗位设置、编辑委员会组成、管理制度、阶段规划等.

报道范围应根据期刊定位确定.大部分科技期刊都与一个或几个行业密切相关，侧重于某几项专业领域，因此报道内容应限定在特定的范围之内.报道范围的设定还要考虑稿源的广泛性，过于宽泛则重点不够突出，偏于狭窄则可能稿源不足.为了保证期刊的品牌效应，给作者和读者以较深的印象，报道内容应相对稳定，报道范围不宜经常变动.

期刊栏目需根据报道范围而设定，按照技术领域类别进行划分，栏目名称应意义明确，简明扼要.期刊栏目也应该保持相对的稳定性，以便吸引读者有针对性地投稿.

出版期次和页码的确定首先考虑的因素是来稿数量，还要结合人员配备、出版周期、印刷成本、发行成本、广告和发行收入等因素综合核算，当相关因素发生较大变化时，就需要对出版期次或期刊页码进行重新设定和调整.出版期次调整不宜过快，而每个年度内各期的出版页码应该保持一致.

用人制度和岗位设置密不可分.根据出版业务量的大小拟定编制，设定岗位，根据岗位性质确定用人制度，有针对性地建立责任考核制度.

编辑委员会是期刊社的智囊团，期刊发展要靠编辑委员会出谋划策，因此编辑委员会建设是期刊发展的重要一环.期刊社应建立编辑委员会定期会议制度，对编辑委员会的组成、职务变动、成员调整有明确的规定，对编辑委员会会议的召开频率、召开时间、议题、表决方式等也应有明确规定.

期刊社应建立健全各项管理制度，如岗位职责及考核细则、工作流程和工作标准等.

期刊社应根据期刊发展趋势，通过召开编辑委员会会议、专家咨询会、专题论证会等方式研讨和制定期刊发展规划，以及各阶段的工作重点.在阶段规划中，特别重要的是年度报道计划.年度报道计划应充分体现当前社会的关注热点和技术难点.

2　稿源控制及作者培养

稿件是期刊编辑加工所需的原材料，要保证期刊质量，首先要保证来稿的质量.来稿的技术含量、作者的写作水平与期刊的知名度和影响力密切相关，高知名度的期刊、被国际知名数据库和索引期刊收录的期刊、高规格研究机构主办的期刊收到的来稿往往技术含量高，作者写作能力强，创新内容丰富；反之知名度不高、影响力不大的普通期刊不论从来稿数量和质量、作者水平等方面都相对逊色一些.而作者的学历、工作岗位对稿件质量影响很大，学历高的作者、经常写作投稿的作者及在科研生产一线从事具体技术工作的作者，其写作质量一般会较高一些.作者的投稿动机和写作态度也会影响稿件的质量，有的作者是为了展示科研成果，态度端正，写作认真，稿件质量较高；有的作者只是为了发表文章评职称晋级，甚至为了给别人帮忙，写作往往敷衍，稿件质量相对较低.编辑主动向专家约稿会提高稿件的质量［10］，由于在学术会议上比较容易向专家约稿，故应主动参加行业学术会议，提高每年主动约稿的数量或约稿占全部来稿的百分比.加强与作者沟通交流，可以帮助作者提高写作水平.每一种期刊在文章格式方面都有自己独特的要求，作者初次投稿时，稿件内容和格式方面多有不合格的地方，若稿件刊用，编辑会按照相关规定进行修改加工，然后才能发表.正常情况下，认真而细心的作者会在论文发表后认真比较原稿件和发表稿件的区别，从中受到启发和教益，再次投稿时稿件质量会有较大幅度的提高.如果作者多次投稿，而稿件质量无明显提高，说明作者写作态度不够认真，期刊编辑就要有针对性地进行沟通，通过反复交流，帮助作者提高写作水平，从而提升稿件质量［11］.

对来稿进行严格筛选对保证稿件质量至关重要.来稿的总量和平均质量水平对期刊质量会造成影响，但直接影响期刊质量的还是所发表的稿件.对所有来稿进行甄别和筛选是保证期刊质量的首要环节.利用学术不端系统检查稿件重复率判断是否存在抄袭，从政治立场、民族政策与风俗、国家主权主张、科学性、逻辑性、完整性、规范化等方面初审稿件内容；委托专家对稿件内容的专业性、创新性、真实性进行审查；还要对稿件是否存在版权纠纷、内容是否涉密等问题进行核查落实.

期刊社还要注意处理来稿的及时性.公开发布的投稿须知应说明审稿期.应充分利用网络即时通讯技术，实时掌握审稿进度，按照规定节点完成稿件登记、初审、送审、催审、审结汇总，在规定时间内回复作者.对作者疑问应耐心解释.来稿处理是否及时，对作者是否友好和耐心，直接关系到来稿的数量和质量，也对期刊的口碑产生较大影响.

3　编辑质量控制

国家标准对论文写作相关的文法、语法、标点符号、量纲单位等有所规定，但是国家标准不可能涵盖科技期刊报道内容的所有方面.每种科技期刊针对的行业不同，侧重点不同，涉及的专业术语千差万别，国家标准也不可能面面俱到，而且随着科学技术的快速发展，每个行业还会出现新的设备、新的技术，因而会不断诞生新的专有名词、物理量和量纲.对于国家标准规定之外的内容，以及国家标准中允许并行选择的规定，每种科技期刊都应有自己相对统一的要求.

为了保持期刊质量的相对稳定，应对开本大小、封面布局、书脊样式、刊名、目次、文题、摘要、小标题、正文、参考文献及其字体字号等进行统一规定，还应对版式、标题换行后字号与行间距的变化、分栏数、通讯联系人标注项目、基金项目体例、一般插图的大小、表格的样式等统一规定，为了方便区分，还应对不同年份期刊的书脊或封面色泽的调整进行规定.

相同栏目的文章通常具有类似的结构.在规定相对一致体例的基础上，应注意区分必须执行的和可以参考选择的内容，以便发挥编辑的主观能动性，显示编辑的个人特色，避免文章的千篇一律，保持期刊的生动活泼.

建立编辑质量审核和质量考察制度，并与编辑责任制度相联系.应制订评刊细则，把可能出现的编辑错误根据严重程度进行分类分级，每种错误给予不同的赋分，定期进行定性和定量的评定，以此作为对编辑工作质量的考核内容之一，以促进期刊整体质量的提升.

建立编辑业务交流与培训制度.定期举办业务交流会，对不同岗位的编辑人员制订培训计划，促进编辑的知识更新和岗位技能水平、业务能力的提高.

4　印刷质量控制

科技期刊的印刷任务通常外包，印刷质量的保证存在一定的难度，需引起足够重视.应通过调研，选择信誉好、满足印刷要求、技术力量强、设备先进、管理严格、服务周到的印刷厂，以提高期刊的印刷质量.应规定科学和严密的工作流程，严格执行出版计划.要根据期刊设计要求和标准模板拟定印刷合同书，合同书中应对印刷册数、印刷用纸、印刷油墨、印刷开本、页码、装订方式、包装方式、交付日期、交付方式及违约罚则等进行约定并严格执行，责任编辑按期完成交稿、印前检查和确认.具备条件的期刊社还应进行印刷现场监督或印中质量抽查并就印刷中出现的问题及时与印刷厂进行交流和沟通.另外，期刊社编辑人员与印刷厂有关人员应通过定期现场座谈、网络交流等形式进行相互交流，使印刷厂有关人员了解期刊的编排规范，编辑人员也应了解印刷的有关工艺流程和特点，从而进行精准的印刷质量监督和控制，确保期刊印刷准确无误.

对于印刷厂交付的期刊成品，也要制订验收程序.对取样方式和取样数量、印刷用纸和油墨、版位准确度、印刷清晰度、字迹饱和度等方面进行规定.严格执行验收程序，以确保期刊的印刷质量.

每次印刷检查应建立验收报告制度，记录期刊成品的印刷质量验收情况，对出现的印刷错误或瑕疵要及时通报印刷厂，以督促其加强管理，改进工艺，提高印刷质量.可以以验收报告为依据按照合同约定进行结算并对印刷厂进行定期筛选.

5　发行质量控制

应综合考虑期刊报道内容的专有性和技术难易程度、制作成本和发行成本、同类期刊定价等多方面因素合理定价，在发行量较大、广告收入较高等优势条件下，应尽可能降低期刊定价，以争取更多的读者，扩大期刊的影响力和知名度.

要把有偿订阅和免费推广有机结合起来.通过建立免费发行专业数据库、参加有关行业展览会和技术研讨会等形式进行期刊的免费推广.随时注意免费发行专业数据库中发行对象信息的变化，及时更新发行对象的相关信息，确保数据库信息的准确性.

科技期刊应当根据其技术特点确定其发行的方式及主渠道，如邮局发行、自办发行、代理商发行等，建立详细完整的发行记录，实时掌握发行进度，定期评估发行质量.要对发行商进行定期走访和评估，根据其发行业绩调整收益分配比例，并对发行商进行优选.

期刊要严格按时出版、按时发行，确保期刊在最短的时间内邮寄到读者手中，提高期刊的信誉.随着国际互联网的飞速发展，传统纸质期刊的发行受到极大挑战.期刊社应建立网站平台，拓展发行渠道，应特别注重网络发行和电子版期刊的建设与推广，为期刊社的发展打下良好基础.

6　信息反馈及处理

信息反馈及处理是科技期刊内部质控标准建设不可缺少的重要因素.信息反馈主要包括读者信息反馈、作者信息反馈、专家信息反馈、网络数据库信息反馈及期刊质量评估或评奖信息反馈等.

对于科技期刊设计、论文内容、编辑与校对、印刷、订阅与发行等方面反馈的信息，要建立记录并整理分类，及时分析并处理，并将处理结果尽快反馈给信息提供者.

网络数据库及期刊质量评估或评奖在信息反馈中起着十分重要作用.从各收录数据库反馈的信息中可以获得较为重要的期刊评价指标，如影响因子、被引频次、点击率、下载量等，通过分析这些指标，可获得反映期刊学术质量的相关信息；通过参加期刊质量评估或评奖，可获得反映期刊学术质量、编辑出版质量等方面的反馈信息.通过有针对性地加以改进，促进期刊整体质量的提高.

在执行内控标准时，其结果与设计目标可能会出现偏差，而且执行过程中也会不断发现新问题，这种情况也属于一种信息反馈.针对这种反馈信息，要定期进行整理和分析，及时调整工作程序，改进工作方法，进行弥补和纠正.

7　结语

质量是科技期刊赖以生存的基础，科技期刊应根据自身特色，在内部建立相关标准，以不断提高出版质量.期刊设计是内部控制标准建设的基础，其它一切要素的建设均围绕其展开；稿源和编辑质量是影响出版质量的主要因素，也是期刊内部控制标准建设的重点；印刷、发行等对出版质量有重要的影响，在建设相关标准时应予以高度重视.

科技期刊是科技信息的可靠来源和有效载体，它的形式不限于印刷版本，因而它不会因互联网的发展而消亡，相反，它会因互联网的发展而获得更快的发展.科技期刊的电子化和网络化是一个新趋势，也是信息传播发展的必然，对于网络电子传播过程中科技期刊的质量控制标准建设，还有待在进一步实践中不断积累经验.

参考文献：

［1］新闻出版总署科技发展司，新闻出版总署图书出版管理司，中国标准出版社.作者编辑常用标准及规范［M］.第3版.北京：中国标准出版社，2008.

［2］李志春.高校学术期刊质量控制的要素及辩证思考［J］.华中农业大学学报:社会科学版,2009(3):124-126.

［3］蓝华,杨钰红,肖湘.科技学术期刊质量控制标准和方法［J］.林业科技情报,2011,43(1):108-121.

［4］张从新,赵漫红.论科技期刊质量控制［J］.编辑学报,2014,26(3):215-216.

［5］张倩.新形势下科技期刊质量控制的困境与对策［J］.长春教育学院学报,2014,30(2):21-22.

［6］郑绥乾.加强学术期刊质量控制的新思路［J］.中国科技信息，2013(1):107.

［7］范建凤.科技期刊的质量控制［J］.江汉大学学报:自然科学版,2012,40(4):188-191.

［8］张薇.科技期刊的质量控制与提升途径［J］.媒体时代,2013(6):55-57.

［9］游蕾，陆姗姗.在科技期刊质量控制中贯彻ISO 9000质量管理原则［J］.编辑学报,2010,22(Sup.2):38-40.

［10］郭银巧.科技学术期刊稿件质量控制及其提升策略［J］.农业图书情报学刊,2012,24(8):166-168.

［11］梁延丽.科技期刊质量控制刍议——以《北京水务》为例,谈科技期刊的质控问题［J］.编辑学报，2006，18(Sup.):113-115.

（责任编辑：李婉）

中图分类号：G237.5

文献标识码：A

文章编号：1007-5348（2015）06-0070-05

［收稿日期］2015-04-30

［作者简介］赵志鸿（1962-），男，河北南宫人，《工程塑料应用》杂志社副编审;研究方向：科技期刊编辑与出版.

Investigation of Construction Factors of Quality Internal Control Standard in Scientific Journals

ZHAO Zhi-hong,XU Shu-dao
（The Magazine House of Engineering Plastics Application,Jinan 250031,Shandong,China）

Abstract：The paper investigated the factors in constructing quality internal control standard in scientific journals,such as design of journal,manuscript sources,edition,printing,publishing and information processing etc in the contents and methods of constructing quality internal control standard in scientific journals.When constructing quality internal control standard,the editorial office of scientific journals should focus on manuscript sources and edition quality to construct the standard,and pay attention to the standard construction of printing,publishing and information processing.The editorial office of scientific journals should differentiate the main factors and pay attention to the minor factors for constructing a concrete and perfect internal standard according to the demand for growth and the characteristic of the journals,and the quality of scientific journal would be improved all the time.

Key words：scientific journal;quality control;internal control standard;construction factor