做好干部档案管理工作的几点认识

高晓娣

(胜利油田高培党校,山东东营257000)

做好干部档案管理工作的几点认识

高晓娣

(胜利油田高培党校,山东东营257000)

现代科学技术在档案管理领域的应用提高了档案管理工作的效率和质量,干部档案管理对于强化干部管理具有重要作用。当前干部档案管理工作中还存在着诸如管理意识不强、经费投入不足、管理体系不完善等问题。要提升干部档案管理工作的成效,就必须创新工作思路,改变传统的干部档案管理理念;突出工作重点,加强档案管理工作;规范管理机制,实现干部档案日常制度化管理;优化服务方式,更好地发挥干部档案的作用;提升工作素养,打造高素质干部档案管理队伍。

干部档案;档案管理;性质;认识

干部档案是干部个人成长和发展的真实记载,可为不同部门单位的组织人事工作决策提供真实可靠的依据。干部档案管理作为干部信息管理的基础和核心,在社会发展中的作用日益凸显。随着现代人事管理制度的改革和完善,科学化、规范化、现代化和信息化管理成为干部档案管理工作的发展趋势。因此,对当前我国干部档案管理工作的重要性必须有清醒的认识,并不断创新工作思路和举措,更好地进行干部档案管理。

一、我国干部档案管理工作的性质及意义

1.干部档案管理工作的性质。档案管理是一项非常崇高的事业,借助档案,可以更好地了解过去、把握现在、展望未来。干部档案管理是单位组织人事部门的基本工作内容,是做好干部管理工作的基础和前提。干部档案是随着一名干部成长发展不断完善形成的,对一名干部而言具有记录保存的历史作用,同时也是组织人事部门考核选拔干部的重要依据,是对干部进行各类考核的凭证。做好干部档案管理工作,对管理和运用好干部,充分开发利用干部资源具有重要作用。干部档案管理的基本性质是一项管理工作、政治工作和服务性工作,虽然干部档案管理不会直接产生物质财富,但可以为组织人事部门的人事决策和干部个人成长提供依据和记录,具有一定的政治性、服务性和管理性特点。

2.干部档案管理的意义。干部档案管理是档案管理的重要内容,也是组织人事部门人事管理的重要环节和基础信息。做好档案管理工作,具有重要意义:一是考察和了解干部的重要依据。干部档案是组织人事部门在干部成长过程中形成的,可以准确反映一名干部的基本情况、成长经历、工作表现等,是准确记录干部情况的有效工具。因此,做好干部档案管理工作,可以明确干部的特长、工作业绩和突出贡献,并了解干部的思想道德品质和个性特征,以档案信息为基础对一名干部进行综合性分析,可以获得对这名干部的准确评价。近年来,随着社会主义市场经济的发展,干部考察和选拔任用方式发生了很大变化,但要做到公道正派地选人用人,全面、历史、客观地了解一名干部,查阅干部档案是不可或缺的内容。二是维护好干部合法权益的重要凭证。干部档案是对一名干部成长经历的真实记录,其中材料都是由相应主管部门出具或当事人自己书写并签字确认、按正常组织程序形成的,所以具有无可辩驳的真实性,是澄清有关问题、维护干部权益的基础凭证。三是人才资源信息库的基础。干部档案是干部信息的集中体现,全面、系统地记载了干部的有关信息,通过合理的开发利用其中的学历、学位、工作经历和业绩以及性别、年龄等信息,可以有针对性地对人才进行教育培养和科学使用,以此来准确掌握部门或系统内的人才情况,分析内部人才变化规律,并根据人才工作需求,为准确制定内部人才发展规划和人才引进计划提供信息支撑。四是具有规范和监督干部人事工作的作用。干部档案是组织人事部门形成的,可以对干部的考察、选拔任用、考核和奖惩等进行客观反映,通过对干部档案进行查阅,既可以更加准确地了解干部,也可以对组织人事管理工作进行客观评价,确保组织人事工作符合法定程序,是检查组织人事工作质量和进行廉政检查的重要依据。五是研究组织人事工作规律的基本资料。干部人事档案数量众多,通过对不同干部的成长经历进行研究分析,可以发现组织人事工作固有的联系和发展规律,有助于提炼和总结不同地区、部门和类型的干部的基本特点和成长规律。通过研究分析不同成长阶段干部的档案资料,有助于对干部成长经历进行梳理,从而有针对性地研究提出干部工作的改进建议。六是宝贵的历史资料。历史演变主要靠档案来记载。从历史角度看,今天的档案就是未来的历史,因此,做好干部档案管理工作,可以为组织人事工作积累宝贵的历史资料,对未来工作发挥更好的启发和教育作用。

二、当前干部档案管理工作中存在的问题

随着档案管理工作的创新和各类先进技术手段的运用,我国档案管理工作取得了一定的成效,但依然存在一些问题,这些问题表现形式是多方面的,主要有以下几个方面:

1.档案管理意识不强。虽然干部档案承载的信息具有重要的作用,但受传统观念影响,我国的干部档案管理一直重“藏”轻“用”,满足于做好“保管型”工作,没有充分发挥干部档案的经济效益和社会效益。

2.档案管理经费投入不足。由于对干部档案重要性认识不足,所以在人力、财力投入上相对不足。这样便出现了档案保存条件较差,管理人员少,特别是随着现代科学技术的不断发展,因经费投入不足导致管理工作的软硬件设施更新不快,管理手段较为滞后等问题。

3.干部档案管理体系不完善。在干部档案的收集、保存、借阅、保密等制度建设上还存在一些漏洞,有的虽然制定了相关制度,但对落实情况监督把关不严,部分制度流于形式。同时,对干部档案填写内容把关不严,造成干部档案政治术语过多,内容重复和形式雷同问题比较突出,不利于真正发挥干部档案评价人才的作用。

4.干部档案管理人员专业素养不高。干部档案管理中专业化人才相对较少,从业人员知识结构和人员构成不合理,不能适应新形势下干部档案管理工作需求,制约了干部档案管理工作的成效。

三、提升干部档案管理工作成效的对策

1.创新工作思路,改变传统管理理念。一是做好干部档案收集工作。要更好地发挥干部档案的作用,就要结合具体的工作条件,通过加大投入、更换新型档案盒等措施,对干部档案进行全面分类、梳理和汇总,实现干部档案收集过程的规范化。在档案收集中注重日常工作,随时收集干部材料,防止档案资料落漏、缺失等问题发生。二是建立完善干部档案信息数据库。通过借助现代科技手段建立完善干部档案信息数据库,对干部信息进行动态管理,为组织人事部门的干部选拔任用决策提供基础资料。

2.突出工作重点,加强档案管理工作。按照标准化建设要求,以干部档案标准化建设作为提升干部档案管理水平的突破口,强化工作措施,更好地推进干部档案管理标准化和规范化建设。一是要将干部个人的民主评议和工作实绩材料作为干部档案管理的重点,完善这两方面的材料,使干部档案更好地反映干部工作素质和能力,为组织人事部门的人事决定提供参考资料。二是对干部廉洁情况进行重点研究。干部档案管理中,廉洁情况也是反映干部工作的一项重要内容,因此,在档案管理中,要把握好干部的定期审计情况和廉洁考核材料的收集,为更加准确地进行干部评价提供资料支持。三是确保干部档案的完整性。干部档案是对干部个人基本信息资料的全面反映,因此,要将干部个人履历和资料的填写、审核和保存等作为重点,强化信息资料的及时性、准确性和全面性,通过完善干部信息确保资料的完整性,更好地通过干部档案反映工作情况。

3.规范管理机制,实现干部档案日常制度化管理。健全完善档案管理制度,是提升干部档案管理水平的关键。随着干部档案管理形式的变化,要及时健全完善干部档案管理制度,通过加强制度建设形成干部学习培训考核、激励、约束机制以及干部成长的良性运行机制。一是要转变干部档案的管理方向,实现向人才管理转变。过去我国干部档案管理工作需要多个部门共同完成,这种档案管理形式使档案信息比较分散,难以全面有效地对干部个人发展情况进行反映,容易引起档案信息的不完整和管理中的职责不清等混乱情况。要探索通过统一管理的方式进行档案管理,通过制度建设规范档案管理机制,明确干部档案管理部门的职责和权限,并有效对干部档案进行利用,通过干部档案信息的分析为人才选拔和培养奠定基础。二是健全廉洁资料和专业人才绩效考核资料。通过制度规定,完善干部档案的形成和汇总,对绩效考核情况等材料,每年度或定期由审计、纪检部门以及人力资源管理部门进行考核评价并形成评价材料,及时交由干部档案管理部门,将全部资料统一汇总到干部档案中。三是健全完善干部档案的配套管理制度。根据形势变化需要,修订完善干部档案配套管理制度,将日常干部档案相关资料的归档、修订完善及在职干部的档案查借阅、转递、库存档案核对等制度进行详细的规定,确保干部档案管理严格执行各项规章制度,按制度、按程序办事,实现干部档案管理制度化、规范化。

4.优化服务方式,更好地发挥干部档案的作用。

一是借助现代信息技术建立干部档案查询检索系统,将干部档案按照在职干部、一般干部、离退休干部等进行分类管理,并对不同类别的档案进行编码编号,将编号与对应干部名称录入计算机系统,实现干部档案查询的便捷化、快速化。在进行新的干部档案编入时,也变得更加简便灵活,既提高了干部档案管理效率,又使档案管理工作变得更加有序。二是要建立干部信息查询系统。利用现代信息技术,将干部档案中可以信息化的内容全部录入计算机系统,及时根据档案变化情况对干部信息进行更新,在需要查询某名干部信息时,只需要输入姓名等就可以方便地查找相应内容,以计算机检索取代了手工检索,以信息数据库取代了传统的纸质档案,提高了工作效率。三是综合开发信息系统,借助现代信息技术,建立完善干部档案的网上档案系统,通过网上干部档案系统实现简单的统计功能,根据需要进行自定义格式或固定格式的统计、输出和打印,实现深层分析判断功能,借助信息系统对干部队伍构成情况进行分析,有针对性地预测干部队伍变化趋势,为人力资源决策提供依据。

5.提升档案管理人员工作素养,打造高素质干部档案管理队伍。要加强干部档案管理人员的责任感和基础知识教育培训,使广大干部档案管理人员以更加积极的态度投身到工作中,以更加广泛的专业知识、更加科学的知识结构和更加开阔的视野,高效地开展档案管理工作。

综上所述,干部档案管理是一项重要工作,我国的干部档案管理取得了一定成绩,但还存在一些问题,不能更好地适应形势变化的需要,要根据干部档案管理实际,采取有针对性的措施提高干部档案管理水平,更好地服务社会。

[1]王远鹏.规范民企职工档案管理实现人力资源信息共享:涉县建立民企职工档案管理服务中心[J].中小企业管理与科技,2007(9).

[2]史淑琴.对远程教育学籍档案网络化管理的探索[J].山西广播电视大学学报,2009(2).

[3]周媛.谈新时期档案管理的信息化建设方略[J].中小企业管理与科技:下旬刊,2011(11).

[4]安春娥.试论高校学报档案的管理、开发与利[J].山西广播电视大学学报,2009(2).

Some Understandings on the Work of Cadres Archives Management

GAO Xiaodi
(Advanced Training College&Party School,Shengli Oilfield,Dongying 257000,China)

Application of modern science and technology in the field of archives management has improved the efficiency and quality of cadre archives management,which plays an important role in strengthening the cadre archives management. There still exist some problems in current management of cadre archives,such as management consciousness being not strong, inadequate funding,imperfect management system,etc.In order to improve the effectiveness of the management of cadre archives,we must innovate our working ideas,change the traditional cadre archives management concept,highlight the focus and strengthen the archives management;standardize the management mechanism,realize daily institutionalized management of cadre archives;optimize the service mode,play a better role of cadre archives;improve work quality and create a high-quality cadre archives management team.

cadres archives;archive management;nature;understanding

G271

A

1009-4326(2015)

10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2015.06.023

(责任编辑 王爱玲)

2015-09-29

高晓娣(1978-),女,山东济南人,胜利油田高培党校人力资源部(组织)政工师。研究方向:档案管理与教育管理。