泾惠灌区水利工程电子档案管理浅析

施向阳

（陕西省泾惠渠管理局 陕西 三原 713800）

泾惠渠灌区素有关中“白菜心”之称，是陕西省粮棉油主产区，灌区工农业生产在全省国民经济中占据了举足轻重的地位。近年来，灌区在水利工程建设和管理过程中，采用现代信息化技术，产生了大量的电子文件，形成了多种多样的电子档案。因此，提高电子档案的管理水平，实现水利工程电子档案管理的规范化便显得十分重要。

1 水利工程电子档案管理的特点

水利工程电子档案，是指伴随着水利工程的建设和管理，人们将相关档案以电子文件的形式存储在硬盘、磁盘或光盘等有记忆功能的设备中。其主要形式有电子文档、图表、报表，以及图纸等。这些存储设备具有容量大，占用空间小、便于修改的特点，而且节约人力、物力和财力。基于电子文件的特性，电子档案管理有以下几个特点。

1.1 水利工程电子档案须借助现代化的办公设备

水利工程电子档案管理不再只是简单的纸质文件管理，而需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统、软件和其他设施。无论是电子文件的制作，还是归档整理、管理，都必须在计算机系统的支持下才能实现。离开了计算机，管理人员将难以对电子文件进行制作，保存甚或查阅，后续的管理活动更是无法展开。

1.2 水利工程电子档案须通过档案管理软件实现归档和高速查阅

水利工程结束后，电子档案借助计算机平台，通过档案管理软件迅速归档，归档程序为：文件杀毒、格式转换、加注档案管理信息、设定分类号、档号、一级类目、二级类目，录入档案数据库，检索检查，完成电子文件归档。规范归档后，即可通过计算机和网络高速查阅。

1.3 水利工程电子档案管理可以实现局域内共享

电子档案可以借助网络系统实现局域共享。根据水利工程电子档案等级、秘级，在管理单位授权的情况下，相关单位在授权范围内，可通过查询系统，迅速检索查阅，从而实现水利工程档案的局域内共享。

1.4 水利工程电子档案安全性要求高

计算机系统中信息的相对独立性及计算机环境本身的特点致使水利工程电子档案在整编、归档过程中，易被篡改且不留痕迹；在远程查阅中，容易泄密和病毒侵入，导致电子档案不能真实的反映工程建设管理情况、甚至造成档案的泄密和丢失，更甚者则会造成整个档案管理系统的瘫痪。这些电子化、网络化导致的弊端，给水利工程电子档案管理的安全性提出了更高的要求。

电子文件档案除上述特点外，还有电子文件信息与载体的相对分离性、载体材料和信息技术的不稳定性等。

2 灌区水利工程电子档案管理面临的主要问题

2.1 电子文件档案的原始性、真实性难以甄别

档案的本质属性是原始记录性。电子文件与纸质文件有所不同，纸质文件的原始文件原始性、真实性、完整性较容易被确认。但电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，计算机内存储的电子档案缺少笔迹特征、无书写墨迹和新旧区别，一旦有内容被删除或篡改，都难以甄别其完整性和真实性。

2.2 电子文件档案信息安全问题

随着灌区档案管理工作电子化的全面推进、网络的共享，档案资料的安全问题更为突出，归档时的完整性、真实性很难甄别；非法访问导致文件泄密、篡改、损坏，档案管理人员技术水平不高导致的文件丢失等，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

2.3 电子文件档案的不稳定性

电子文件档案的稳定性，一方面有赖于计算机软、硬件系统的稳定性。伴随着科技的高速发展，计算机的软、硬件系统，尤其是软件系统，更新换代速度不断加快，导致由于存储格式升级而引起的电子文件需要及时转化的问题层出不穷。另一方面依赖于存储设备的稳定性。存储电子文件的载体在不断地升级更新，部分载体存在寿命短，无法长久保存的问题。再者，电子文件档案比较容易受损。在存储设备受到碰撞、被电磁干扰等情况下，其内存储的数据都可能无法使用。

2.4 电子文件档案管理复合型人才缺乏

水利工程档案管理的电子化，对档案管理人员，提出了更高要求，要求管理人员既要精通档案管理业务知识，还要具备计算机技术和网络知识。在灌区原有档案管理人员，计算机和网络知识水平相对不高，缺乏复合型档案管理人才。

3 提高水利工程电子档案管理水平的措施

3.1 档案管理介入电子档案系统的初始设计阶段

由于纸质文件管理过程中存在不同的控制手段，因而在电子档案系统最初的设计过程中，设计人员就应充分考虑各个管理阶段的不同要求，设计出格式标准的电子文件以及功能合理的电子档案管理系统。

3.2 初期对电子档案进行必要的技术处理

档案管理人员必须身体力行，投入到新型文件的归档工作中，对电子文件的接受、处理和存储工作进行必要的指导。管理人员需要履行起保护电子文件原始信息的职责，在了解文件流通、重组的详细过程后，及时将已归档的文件设置为“只读性”文件，以保护文件的原始信息，避免在后续工作中被修改，提高文件的可靠性。

3.3 加强对电子档案的保存

电子档案以文件形式存储在以化学磁性材料为载体的设备中，其被记录在介质层上的数据信息密封于免于磁场、灰层、水分以及有害气体影响的保护层内，因而从理论上讲，电子档案能够长期保存。但是，在已有的科学技术和经验基础上，电子档案在存储设备中能否实现长久保存依然存在疑问，相应的证据仍需档案管理人员进一步的研究和探讨。因此，在现阶段，档案管理人员必须对需要长久保存的电子档案进行定期复制，以避免数据、信息丢失的情况发生。

3.4 统一电子档案归档的结构标准

在信息化迅猛发展的今天，工程电子文件的产生速度也在不断加快，量的提高要求质的保证。因此，档案部门应在确保工程电子档案内容的真实性、可靠性的基础上，考虑我国的实际情况，制定一套科学、合理、统一的电子档案归档的结构标准，为全面推行和实现电子档案的管理奠定坚实的基础。

3.5 培养复合型的档案管理人员

电子档案与传统纸质档案的最大区别在于计算机系统的介入。计算机系统高速、海量的数值计算功能以及不断扩大的存储空间为档案管理注入新鲜的血液，方便了档案的编辑、检索、保存等，极大地提升了档案管理的可操作性。与此同时，电子档案的出现也对档案管理者提出了新的要求，档案管理者需要在具备档案学的专业知识基础上，熟练地掌握与档案管理相关的计算机知识和软件操作技术。因此，加快培养一批同时具备管理和技术能力的复合型人才成为提高电子档案管理水平的重要途径。一是要提高服务意识、树立服务思想，变被动服务为主动服务。二是定期让档案管理人员参加档案管理方面的培训和学习活动，促进业务交流。三是加强基层档案管理人员在计算机、网络、信息化等相关专业知识领域的学习，为下一步档案数字化建设，档案信息化管理打下扎实的基础。四是档案管理人员对使用的档案管理软件能进行熟练的操作和使用，通过一定的专业培训提升管理人员的业务能力和水平。

4 结语

高速发展的计算机技术使电子档案的存储和处理实现数字化，互联网的出现更将进一步加快档案信息收取和传播的速度。档案管理人员应积极投身到电子档案建设和管理的热潮中，在确保档案信息真实性、可靠性的基础上，实现电子档案准确、快速地传播。作为水利系统的档案管理人员，更应紧跟时代步伐，切实履行自己的职责，为加快电子档案的现代化建设做出贡献，更好地服务水利工程的建设和管理。陕西水利