档案管理与服务模式的创新研究

姜海龙

（四平市教育科学研究所，吉林 四平 136000）

1 档案的产生及服务历程

档案应用在我国有着悠久的历史，可以追溯到几千年以前。只是在之前各个朝代称呼不同而已，例如商朝的“册”、秦汉的“典籍”，以及汉魏的“案犊”、“卷宗”、“文书”等，档案一词首次出现是在明清时期一本书籍中，而正式使用估计在近代以后了。档案在古代有专门的史官记述、编撰，专门的官员负责整理、看管，档案在以前是专门记载国家大事或帝王功勋等的册子，功能单一，专职为国家政治服务。发展到现在，档案的应用与职能趋于广泛，不仅记载国家事宜、政府政策等大的方面，此外还有企业管理、个人信息等小的方面。在历史长河中，档案管理体系至今已形成。

经济基础决定上层建筑。近几十年由于经济水平的提高，国家更重视档案事业发展与档案的利用服务。相比于以前档案服务的专断，现在档案服务形成了自己独特的模式，不同机关、不同层次都有各自的服务体系与服务内容，服务范围拓宽，甚至过去的机密档案也有选择地向社会各阶级群体和开放服务。

2 档案管理现状与服务问题

（1）档案管理手段落后。以高校等教育机构为例，目前全国大多数学校仍然采用纸质档案，实行的是实体档案管理。随着经济与科技的发展，这种档案管理方式开始滞后于时代发展，各种问题全面暴露，种种矛盾尖锐突出。如档案管理过程中服务不完善，效果不明显，资源浪费重复等问题。随着时间的推移，档案资料将会逐渐增多，日益堆积，需要占用大量的空间，导致存储设施紧张、管理服务人员紧缺、资金投入短缺，极大地消耗社会资源。例如对档案的整理与保洁就成为了一项巨大的工程，执行起来过于困难，同时查询也过于繁琐。在纸质档案下，各种档案分批、分类管理，各部门各司其职，部门之间交流沟通不畅通，不利于实现档案信息与资源的共享与最大化利用。这种管理方式对普通群众的开放程度较低，家长及其他相关社会人员很难了解关于学校等教育机构的相关情况与档案历史。若有事情发生，急需提取、阅读相关档案时，程序相当繁乱复杂，而且由于库存档资料过多使寻找的效率低下。

（2）档案服务不能与时俱进。积极有效的档案服务模式应当严格秉持以人为本的理念，坚持全心全意服务的宗旨。仍以高校等教育机构为例，当前档案服务模式还处极度封闭状态，不能与时俱进，仅对部分有关人开放并不是面向全体社会，这样就不能及时有效的同社会进行交流。这种服务模式下，工作内容单调、枯燥乏味，容易出现玩忽职守，偷懒侥幸的心理与行为，导致服务不周、档案安全隐患等问题。纸质档案服务更新换代比较麻烦，耗时较长，服务质量跟不上。

3 档案管理创新与服务模式优化

（1）档案管理方式的创新。随着国家经济的发展，纸质档案已经不能满足人们的需要，适应社会发展的要求，应当彻底改变这种落后的档案管理方式。一是加快电子档案建设。充分利用现代化先进设备，将繁杂庞大的纸质档案转化成存储在电脑系统上的电子档案，这种方式的转变既可大大降低人力物力财力的重度消耗、避免资源浪费。实现资源有效合理化利用，而且使用更加快捷方便，省去了奔波与反锁的程序，直接按照相应方法网上查询，提取即可。二是实现档案管理信息化数据化。建立一个完整的档案管理系统，安排有序、井井有条，根据自身的需要建立档案维护与监管界面，抵御外来的破坏，实时关注管理数据更新，强化安全防护工作，提高管理的质量与效率。

（2）档案管理制度的创新。没有规矩，不成方圆。制度创新是档案管理工作变革的核心和重点。一要建立健全档案管理制度。对国家档案管理制度的要求严肃执行，再结合本机构特点，清晰谨慎划分可公开面向社会大众的档案资料与必须严格保密的档案，细化档案工作保密条例以及泄露惩罚制度。二要改变档案管理用人观念。新型档案管理方式与制度下，需要高质量、高标准、高要求的硬件与软件设备条件，更需要掌握高新技术的档案管理新人，他们不仅要对计算机网络技术熟练，还需档案管理专业知识，特别是应具有创新意识和管理能力。为此，须加强档案管理人员的培训工作，拟定档案管理新进人员的招聘要求。三要建立奖励激励机制。形成一套完整而又精细的鼓励体系，严格奖励标准，划分奖励层次，利用工资、奖金，或者外出参观考察等手段，提高工作人员的工作积极性与热情，促进档案管理水平和管理社会效益的提升。

（3）档案服务模式的创新。档案服务模式的创新要摒弃以前过分重管理而忽视服务的做法，提高档案服务的能力与意识，提升档案为经济建设的服务的社会价值。其一，树立档案服务安全意识。档案工作是一项保密性较强的工作，互联网是个鱼龙混杂，未知的环境，在开展档案服务时，要时刻提高档案保护意识，做到安全健康服务。其二，改善档案服务态度。档案服务过程中，要始终用温和耐心的态度回答咨询的问题，详细有序实事求是地将档案信息介绍给需求者，形成文明亲和、有序有效、宽严得当的档案服务模式。其三，开展档案价值挖掘与研究。深入社会做广泛实际调研工作，了解经济建设、工程项目、科研课题等对档案服务的要求，开展档案价值挖掘与研究，为经济发展和社会进行服务。