现代高校教学档案管理模式探索

广东医学院 李 思

教学档案体现出教学与管理活动内容的客观素材，是评判教学能力及品质的主要依据，记录着高校建设及发展过程的内容。传统高校教学档案大部分为纸质材料，可是随着信息技术与网络技术的发展，使传统教学档案管理面临着新的挑战。为了顺应时代的步伐，高校应当建立符合现代化标准的档案管理模式。

一、高校教学档案管理工作的特征

1.广泛性。高校教学档案包含了所有级别教育主管部门在教学创新、教学规划、教学工作中的指示；学校为完成教学目标而规定的所有与教学有关的制度、章程、条例；也包含了教学过程中的所有工作审查、评估；教学任务的编辑与完成状况；专业与学科的设定、实验室材料；教材征订与老师教材的编排，招生录取、学籍管理、各种赛事、得奖状况、毕业生相应材料等。

2.多样性。多样性指的是高校教学档案的类别较多。由于高校教育教学的改革，使高校学科类别设置持续增加，各个学科相互间的界限愈发模糊，学科中的门类也逐渐细化，所有学科的融合性持续提高。这些在某种程度上决定了高校教学档案的多样化，也使档案的总量明显增多。

3.时间性。时间性指的是教学档案存在相应的时间顺序。教学档案在总体教学实践中按照时间顺序及教学活动进行材料组建，可以有效展现教学活动中的过程性与阶段性。

二、高校教学档案管理模式面临的挑战

1.管理人员意识及水平无法适应教学档案的管理所需。高校教学档案作为高校教学活动主要环节与组织方式之一，依旧会对其在理解及认识方面具有误区及不足，教学档案管理人员在专业素养及能力方面需要提升。首先，有些教学档案管理人员对教学档案的地位缺乏充分的认识，也不明确教学档案的功能及意义，仅将教学档案视为教学材料的收集地，只是简单地呈现教学过程，在管理及处置时也较为随便，甚至在教学活动刚刚结束后，教学档案就被遗弃。其次，高校档案管理人员大多数为一线教师或行政人员，欠缺专业的管理档案及管理教学的能力，无法确保教学档案管理的实际效果。同时还有些人为兼职管理人员，并不能在时间和心理上符合教学档案管理要求。

2.运行机制未顺应以人为本的观念。有些高校在教学档案管理的实际运行机制方面将办公室管理摆在主位，具有鲜明的机关化、行政化倾向，无法很好地体现以人为本的管理服务理念。虽然大力倡导科学发展观，深入实施群众路线实践教育活动，高校也在教学档案管理人员及管理部门中逐步树立以人为本的理念，开始在教学档案中不只注重采集信息与信息归档，还更加注重服务于师生，服务于教学活动及培养人才等环节。可是在从教学档案的管理实践方面来讲，依旧存在仅注重收集材料，而不注重材料升华的现象；仅注重管理材料，而不注重发挥其服务能力的现象；仅注重管理，而不注重发挥师生员工积极性的现象。从整体来看，学校教学档案管理工作机制依然无法真正顺应新时期新理念的标准。

3.在管理现状、科学管理、依法治校方面尚有差距。虽然大多数高校具有教学档案管理的相应规定，有利于高校教学管理品质及办学规范程度的提升，发挥着重要的作用。可是在教学档案管理制度实施中，各高校并不均衡，有些高校较为科学并规范化的管理教学档案，体现出教学核心地位。可是有些高校受传统理念所束缚，并且在体制方面不够完善，因此在教学档案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落实不明确、制度不规范、检查不改正的现象，随意收集或修改教学档案，教学档案应有的作用及地位并未得到有效的体现及肯定。有些现象与我国高等教育科学化、规范化、法治化进程存在一些距离，从某一层面而言，对我国高等教育的长期发展以及依法治理理念的执行尤为不利。

三、高校教学档案管理模式的现状及问题

1.教学档案管理体制不够完善。长期以来许多高校并未在提升教学品质上吝惜投入财力、物力及人力，可是往往却对收集整理、研发运用教学档案过于忽视，令教学档案管理出现滞后的现象。这不但对高校档案管理工作的开展不利，也对教学质量及教学管理质量的提升有所影响。有些高校虽然具备教学档案管理章程，但却存在许多问题。

2.教学档案管理部门工作职责模糊。教学档案在管理方面具有较强的分散性，工作量较大，教学档案涵盖院校的不同部门及不同院系。职能部门、人事处、教务处、财务处、学生处等部门均直接担负或间接担负管理教学的工作，都会建立教学档案。由于高校各个部门之间欠缺良好的沟通，各自执行教学档案的管理，虽然有些院校具备档案馆，但也未在工作职责中包括所有内容，因此，具有管理教学档案职责模糊的问题。

3.管理人员欠缺专业性。以当前的状况而言，因为强化高校档案管理工起步行相对较晚，很多学校领导教学档案管理意识较为淡漠，并未充分认识到教学档案管理的重要作用，在管理体制上并不完善，人员配置也不够专业。大多数学校并未配备专业的教学档案管理人员，身兼数职的工作人员普遍存在，大部分均未接受过专业档案管理工作的培训，对档案管理业务及要求并不熟悉，令教学档案管理工作空有标准，实则并未严格执行，成为纸上谈兵。

4.并未真正发挥教学档案的应用价值。教学档案的应用价值既表现在教学评估工作中，将教学档案资料当作主要评估资料，权衡高校教学能力，体现高校教学品质。还需在平时的教学管理当中，通过查找教学档案，运用教学档案深化教学内容，和教学方式改革。可是传统教学档案管理方式较为落后，主要进行手工操作，将纸张案卷作为载体进行采集、归类和搜索。教学档案收集不完整、不及时、不规范，都会降低教学档案的水准，较难真正发挥教学档案的应用价值。

四、构建高校教学档案管理新模式

1.完善制度，确保教学档案管理有理有据。做好制度建设工作尤为关键，完善良好的档案管理制度成为档案管理工作的有效保障。需确保教学档案的完整系统，以顶层设计入手，通过有效的方法，以档案的内容、目录、不同级别需存档的内容，甚至采集整理流程，不同档案的采集方法、归档时间、存档时限等不同内容着手，规定相应的教学档案管理体制，划分至所有档案管理的所有环节当中，力争所有工作均能够有据可依。并且需创建相应的借阅、移交管理制度，将管理程序规范化，将工作人员职责进一步明确。保障所有教学档案的完整性。

2.分级管理，明确权责。当前高校执行的三级管理模式既有有利的一面，也有不利的一面。可是要想令一切教学档案归类至一个地方管理，在当前的环境中，并不能执行。因此如何令所有层次均各擅其职，最大程度展现出当前管理模式的优势，需要具备明确权责的顶层规划。依照所有级别的利弊，对所有级别需掌管的内容、范畴、职责、权利进行划分，如此则能够各取所需。

3.提升教学档案管理信息化。在科学技术的发展当中，运用计算机已经变成十分普遍的现象。创建数字化、信息化、网络化的氛围，将纸质档案为辅的全新档案管理模式，已经变成必然的趋势。因此，身为学校，应当持续壮大资金、设施、管理人员等方面的投入，极力支持档案管理建设。并且档案管理的工作人员应当持续提升业务能力，掌握更多的计算机专业知识，快速顺应当前的形式，积极融入到教学档案管理的改革当中，较好的完成档案管理工作，以此加快并提升学校档案管理工作的总体能力。

五、结束语

由于高校在规模上持续壮大，令教学档案翻倍增长，档案在借阅、查询、编排等方面的工作量也迅速增加，如果对信息化方式不利，将较难顺应当前的时代标准。并且，随着高校教学改革的深入，教学档案信息的所需也逐渐扩大，档案部门必须转变原本的被动服务形式，加大服务渠道，改革服务方式，逐渐完成简化收集整理，加强检索功能，提升服务品质的要求。

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