军队院校系专业资料室服务新探①

田苗

(解放军西安政治学院军事法学系，陕西西安710068)

军队院校系专业资料室(以下简称“军校资料室”)是为保障军事相关学科教学和科研而设置的专门信息资料情报中心，也是学术辅助机构，对系专业教学和科研工作的开展有着重要而深远的意义。随着新军事变革的发展和军事斗争准备的需要，如何更好地满足现代化新型军事人才的需求，是当前军校资料室服务中亟待探索的问题。

1 军校资料室的服务现状

军校资料室存废问题的探讨在业界喧嚣多年后，越来越趋向于认同，即它的存在是高校信息资源建设和发展的必由之路。高校的发展主要依赖于具有精、深、博、广业务水平的高素质人才的推动，以培养应用型人才为目标，而人才质量须通过高校提供的知识信息储备获得保障，这必然要求学校具备广而博、专而精的资源建设系统。图书馆具备广博的藏书体系，资料室则是实现精专科研的最佳途径。军队院校要培养出打赢信息化战争的高素质人才，走培养精兵之路，就必须构建具有专业化特色和新时代特征的数字化的资料室。目前军校资料室的服务现状如下:

第一，军校资料室获得了一定程度的发展，但体制依然不健全。军校资料室在经历了一定阶段的发展后，具有自己特定的管理体制、一定量的专业资料规模和相对稳定的读者群，是图书馆职能向专业学科延伸的一种形式。但因许多军校图书馆与军校资料室各自为政的分散管理模式，不能真正实现图书馆对资料室的业务指导、管理，它们之间因为没有统一的采购规范，资源重复建设严重，造成一些不必要的浪费。

第二，对军校任职教育转型缺乏有力支持。第十五次全军院校会议决定，军队院校教育任务要以学历教育为主转向以任职教育为主。该决定将一度为学历教育服务的军校资料室至于困扰之中。如何保障新的教学需要，满足转型后的教学需求，更新军校资料室的信息储备，以便适应信息化条件下战争规律和军事训练转变的要求，成为军校资料室当前必须面对的问题。

第三，军校资料员的综合素质有待提高。信息时代要求资料员不仅具有对学科信息资源的组织、加工、管理和开发能力，还应具备追踪学科前沿、捕捉信息变化的水平，这必然要求资料员提升信息管理水平，具备丰富的专业知识结构、较强的信息组织能力和全面的个人综合素质。军队从2005年正式实施《文职人员制度》以来，只有少数军队院校聘用地方高校毕业的大学生从事资料员岗位工作，更多院校的资料室管理人员是军人家属或兼职教员，在知识结构或工作精力上也无法真正实现对资料室的高效管理。

第四，不同军校资料室之间开展室际互借的需求不足。军校资料员和读者对不同军校资料室之间开展室际互借的意识淡薄。资料员创新思维不够，仅立足资料室服务现状，没有进一步拓展服务新途径。读者囿于对资料室传统借阅服务模式的思维惯性，加之资料室对此服务缺乏探索与宣传，读者很少有提出对校际间资料室联合服务的需求。

第五，服务水平不高，缺乏联合服务系统平台。目前，多数军校资料室的服务缺乏利用网络资源等多种形式提供主动服务的内容，信息资源利用率不高，军校资料室的现代化服务水平不高，就难以实现校内资料室与图书馆资源联网，以便进一步实现校际间资料室的协作。目前只有个别军校图书馆之间实现了联合服务，依托于图书馆联网服务的校际资料室极度缺乏联合服务的平台。

第六，区域性军校之间资料室互借中的物流问题。参考馆际互借中的物流问题，可以得知，对于距离较近的不同军队院校的图书馆联盟，在初步实行区域性馆际互借时，其运行模式中大部分采用通过交通工具运输纸质文献的传统，从而使负责文献借出与返还运输的物流体系参与进来。而通过此种方法传递文献资源手续繁杂、运转周期长，读者也需支付一定的费用补偿馆际运输中的花销。这些因素都可能影响读者最终对文献的快速获取。

2 军校资料室的服务

2．1 服务特点

军校资料室是军校图书馆的延伸和补充，主要表现在服务对象、文献资料范围、工作重点和管理模式上。比图书馆具有更强的专业性、学术性和针对性。它主要面向本系的教员和研究生，以收藏专业图书期刊资料和档案资料为主，提供较强指向性的信息情报服务，具有由所属院系行政管理、图书馆业务指导和教保处硬件保障三位一体的联合管理模式。它能够深入教学科研，贴近本系教员，把握课题方向，追踪学科动态，是本系教研人员的一线服务机构，起到辅助和导航作用。

2．2 服务内容

第一，借阅、阅览。读者只有通过对室藏资源进行阅读，才能获取知识，军校资料室也只有通过和读者之间进行了信息传递才能实现其存在价值。借阅、阅览服务是军校资料室最基础的服务，也是必备性服务。

第二，代查、答疑。由于读者对资料室的藏书布局、检索路径所知有限和读者本人的时间、精力有限等原因［1］，到资料室后不能很好地通过自身快速、准确取得所需。资料员应该在读者需要的基础上主动询问他们的意图，帮助读者获取资料。如果资料室缺藏其所需，还应借助查询其他资料室、图书馆、档案室以及联网院校资源来获得。在院系网站的资料室链接上，进一步增设“读者咨询台”，提供虚拟咨询服务。对读者咨询的问题应做到准确回复，如有困难，也可通过查询纸质文献、网络检索和向专业人士请教等方式，在最短的时间内答复读者。

第三，查新、定题。在教研人员对科研课题的申报、立项及研究生撰写论文等科研活动的准备前期，协助其开展查新工作。根据教员已选课题方向，帮助他们搜集资料，占有最新信息，为教学、科研人员减轻教学、科研中的低层次劳动负担，提高效率，配合科研活动及早顺利完成。定题服务是针对当前教学、科研中亟待解决的重要问题，借助各种途径，以提供教学、科研参考文献的方式，为研究人员全程提供快、精、准、深的对口情报服务。定题服务具有极强的专业性和针对性，能有效满足科研学者的需要。

第四，文献深层加工服务。资料室的服务对象主要面向文化层次高、专业性强的教师和研究生，他们需要的情报资料须具有专业特色和一定的学术水平。这就要求资料员具备情报意识，擅于挖掘利用信息资源，能够对大量的一次文献进行系统地搜集、分析研究、归纳整理，形成综述、研究报告及专题总结等，或制作成汇集、文摘、目录和索引等形式，编制出高质量的二三次文献，定期或不定期地传送给教学科研人员，从而进一步提高服务质量。不过，由于军队局域网和地方互联网各自独立，在文献资料的搜集范围和途径上，增大了难度，这就对资料员的工作能力提出了更高的要求。

2．3 服务拓展

为适应当前越来越多的军队院校教育转型的需要，军校资料室只有积极开拓创新，紧跟教、学、研的步伐，贴近任职教育前沿，才能真正发挥其现实职能，远离被淘汰的危险。根据任职教育特点，军校资料室可从以下几方面完善服务。

第一，丰富、完备专业基础性藏书。任职教育要满足部队实际工作的需要，是一种从“实践－理论－实践”的教育。参训学员把实际工作中的问题带到学校，通过学习，找到解决问题的方法。教员必须针对这些实际问题，找到联系实际的理论结合点。因此，要丰富专业藏书，方便教员找到解决实际问题的理论依据。

第二，及时收集、整理热点、难点问题的特色性藏书。任职教育学员从实际工作中带来的问题也是现实部队中的热点和难点问题。对于一些缺乏部队基层代职工作经验的教员来说，讲授中很难针对问题举一反三、触类旁通。收集当前社会热点、难点问题的专业相关藏书，可丰富教员知识结构，弥补其经验不足。例如，可征集教、学员在部队工作实践中遇到的热点、难点案例，编辑案例素材集。教员通过查看案例素材，可及时贴近部队现实，消除与基层部队生活的距离。

第三，搜集、提供上级公开下发的军事法律文件。教员解答任职教育学员的实际工作问题，必须依据国家法律法规，在中央精神的指导下完成。而教员平时受制于繁重的教学、科研任务，没有充足的时间、精力尽快获悉最新的规范性文件，军校资料室应及时为教员提供这类信息，让他们能根据中央最新指示，依据明确的法律条文，对部队现实做出准确、全面和深入的分析。

3 军校资料室和图书馆、档案室的联合协调发展

随着信息资源的大量涌现，负责一定资源收藏领域的不同信息储存机构已远不能满足读者对交叉资源的需求。因此，同一军校内部的资料室、图书馆和档案室必须开展联合服务。

3．1 军校资料室和图书馆的联合

第一，加强管理，协作采购。在目前军队院校文献资源购买力有限的情况下，加强军校图书馆和资料室的协作，实现一体化管理体制。图书馆加强对资料室的全面指导，集中尽可能多的资源，为教学科研提供支持。同时，继续发挥资料室的优势，保留资料室经费自主权，明确各自文献收藏范围。在书刊采购上，侧重二者的分工协作，把握好资料室的专业性和图书馆的广泛性［2］。军校资料室根据本系教学和科研的需要，有针对性地采购图书馆收藏比较少而本专业急需的文献资料。对于那些比较重要但又昂贵的文献，则可采取由图书馆统一订购的方法，优化资源配置。

第二，统一协调，联合编目。在军校资料室配置现代化网络设备的基础上，联合共享校园网络资源。依托校园网，将资料室的图书资料信息链接到图书馆网络，图书馆将资料室的这些信息按标准格式存入图书馆的主服务器，资料员可套录联合目录数据库中的编目数据，对文献资源进行联合编目，建立图书馆与资料室的联合书目数据库［3］。

第三，优势互补，资源共享。在制定统一规章制度的前提下，可实现军校图书馆和各系资料室之间的通用借阅，充分利用多方资源，发挥馆室间资源优势。对图书管理系统的某些权限进行必要的设置。在保证系统数据安全的情况下，开通资料室借阅子系统，针对不同读者的借阅权限，实现本地借阅。归还图书时，将初始借书地借到的书送还出处，做好归还记录，避免馆、室之间借阅记录的混乱现象。

3．2 军校资料室和档案室的联合

第一，加强军校资料室和档案室的资料共建，提高工作效率。为适应现代化的发展节奏，丰富军校资料室文献收藏范围，扩展服务领域，在学院部档案室的统一指导、部署下，军校资料室可增设教学档案和教员业务档案，创新服务内容，提供特色资源的个性化服务。其一，军校资料室收集学院下发的各种教学文件，同时在本系内部收集教员多种学术成果等一次文献，并对这些资料进行分类、整理、编号、录入、附目录、归档等步骤，完成建档工作。最后，提交做好的资料数据至上级部档案室进一步保存。这些档案资料是院校部系资料的集合，是对庞杂数据做出的精细整理。因此，将资料室和档案室联合共建，资源共享，可分散机关档案室在收集教员信息时的工作量，降低工作成本，提高工作效率。其二，建立教学档案和教员业务档案。建立教学档案是对学院和学科建设、发展的轨迹做出系统描划，方便读者了解院系教学设置、教师教学任务和学生的学习进程等情况，明确个人定位，制订发展规划，利于学科和个人的进一步发展。因此，需要做好对本学院教学文件的收集工作。对教学组织、教学实施、教学研究、教员管理、学员管理等多种文件集中建档，尤其注意收集内部资料、会议资料、交换资料、教学辅助资料、学术报告以及调查报告等灰色文献，并对其专门建档。建立教员业务档案，是为各种评审活动做好原始凭证材料的收集工作。档案内容可围绕教员简历信息、教案、课件、科研成果等资料进行收集。

第二，建立档案统一管理软件系统，实现资料室和档案室的数字化共享。建立档案统一管理软件系统，系部分别填报档案资料信息，为保证档案管理系统的完整性、保密性和安全性，须严格控制档案开放权限。系资料室的档案管理系统只向本系资料员开放，资料室只享有对本系档案管理系统的登录、修改权限，最后将本室数据上传至部档案室的终端管理平台，部档案室拥有查看各系数据的终极权限。

［1］周文军．高校系院资料室情报职能及其实现探析［J］．科技信息，2007(24):199．

［2］董燕平．试论高校图书馆和院系资料室的协调发展［J］．河南科技，2008(2)上:20－21．

［3］赵曼娟．高校图书馆与院系资料室协调发展之我见［J］．科技情报开发与经济，2006(12):38－39．