浅析信息化时代学校评估与档案管理工作*

摘要：学校评估是对一所高校综合办学能力的评估，档案管理在一个学校中有着举足轻重的地位，所以学校评估包含着对档案管理评估。我们可以通过档案管理的一些细节问题来评估档案管理的水平，同时也能折射出高校的管理水平。因此通过对学校评估以及档案管理工作的分析，可以探讨信息化时代学校评估与档案管理模式的改变。

由于社会和经济的发展，我国已进入信息化社会，而大量的现代管理实践也证明，任何有依据的决策和管理都是以信息为基础的。人类发展的历程中会形成大量的信息资源，而这些信息资源通过整理归纳就成为了档案信息，档案信息具有真实性、可靠性、权威性。档案信息是人类发展的凭证，同时也是推动社会发展的重要因素。所以，我们要高度重视档案管理工作，积极探索并提升档案管理水平。

学校评估是以这所学校的档案管理为基础的，而这所学校的档案也是学校评估的重要依据，由此可见学校档案管理工作和学校评估工作有着密切的关系，学校档案管理往往在评估的过程中，得到一定的发展和完善。一个学校的发展史以及整个教育教学工作，都可以凭借这所学校的档案资料得以体现，所以我们要正确认识学校档案资料的历史地位，只有这样，学校才可以在评估中抢占主动。

一、档案及档案管理

人们在现实生活中会产生各种各样的信息，而档案就是这些信息最原始的记录，它往往反映人们最真实的生活。人类文化可以通过档案进行翻阅查询，同时档案也是人类发展的见证，我们可以把档案说成是人类历史的粮仓，因为档案为人类研究历史，总结过去的经验提供了可靠的材料依据。我们有大量的历史档案进行存储，当然就必须有专门的人员进行归纳整理，档案管理就是指档案工作人员通过对档案信息、类别、属性等各方面信息进行归纳整理，同时还具有对档案实体进行开发利用以及全面的维护工作。

二、传统意义上的学校评估与档案管理

学校评估对一个学校来说是一件大事，涉及到学校的各个方面，是对学校综合办学实力的评估。学校的综合实力往往体现在两个方面：一方面是硬件，例如：学校的占地面积、学校的教学设施、学校的活动场所、师生的休闲运动场所等等；另一方面就是学校的软件，例如：学校的师资队伍建设、学校的教学研究成果、学校的科研成果、学校的管理制度措施等等。学校的综合办学实力的评估往往是依靠这两个方面进行的。

档案从硬件和软件方面对学校综合办学实力进行印证。硬件方面，如为了印证学校占地面积，应有土地所有权证；为了印证教学活动场所，应有房屋产权证明；为了印证教学设施设备，应有设备资料清单及相关资料。软件方面，为了印证师资队伍建设，就应有教师档案、教师培养方案、教师分类统计表、高等教育统计表等；为了印证教学改革，就应有教学改革的方案、实践资料、课题、成果等档案资料。

学校评估过程中的方方面面的资料都应该是档案管理所应涉及的资料。所以说学校评估不仅是学校综合办学实力的评估，也是对学校档案管理工作的一次评估。档案分类、编目是否合理，在评估过程中受到一次全面检验，如果档案管理工作存在缺陷，在评估中就会暴露无遗，评估也是整改档案管理工作的一次机会。

评估过程中，要反反复复使用档案资料，还有可能几个条目同时指向一份档案资料，也就是说这份档案资料可以印证多个评估条目。这一过程中必须做好档案资料的“熟悉”、“寻找”、“调出”、“利用”、“保护”、“归还”工作。对于多个条目需要一份档案资料印证的情况，应在条目概述中定向指定到最重要条目的资料中，譬如A1、B2、C3条目都需要这份档案资料来印证，就要看这几个条目中最重要的，如果说是A1条目最重要，这份档案资料就应该属于A1这个条目，B2、C3条目也需要这份档案资料，就应该在这两个条目的概述中列出这份资料，并且注明“见A1”即可。

三、信息时代的学校评估与档案管理

时代在前进，学校评估与档案管理也要与时俱进。评估方式在改变，档案管理的模式也要改变。我们要认知的档案管理信息化是源于高科技的产物，它主要是通过网络信息化和档案管理相结合的方式，通过高速度大容量的软件系统对档案工作进行管理，这是一种新型的人力资源信息管理模式。在现在这个信息高度发展的社会，计算机网络技术的应用为档案信息化管理提供了保障，我们应积极将信息技术与档案管理工作紧密结合起来，促进档案信息化工作快速发展。

根据教育部门相关文件的要求，逐步建立学校电子信息档案，充分利用网络等现代化媒介，实现资源共享。与传统档案相比较，电子信息档案有诸多的优点，例如：我们在对某一文件进行录入时，可以在办理过程中随时对文档进行归档，在我们不随时进行归档的时候，我们可以在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，这种电子信息档案最突出的优势就是便于查询。就是因为便于查询，在学校评估过程中才要使用电子档案调取资料的方式。通过网络技术，足不出户就可以了解学校的整体情况，随着网络技术的发展和电子声像技术的不断提高，还能直接查看学校的实况，甚至学校的一个角落、一个教室都能看得很清楚。档案管理工作中很多数据可以共享，便于使用时查询。

评估对档案管理提出了更高的要求，建立和完善电子档案势在必行。为有效利用学校电子档案，必须指导学校建设好电子档案管理平台。学校要从公用经费中安排专项经费安装专业软件管理系统，推动学校电子档案建设。

学校要在督导评估中加强对电子档案建设的指导。一是加快电子档案建设速度，对没有电子档案的部门，摸清底数，分期分批进行建设。二是选用适合学校规模、适合学校管理需要的软件，要具备能够通过网络远程督导监控学生基本情况的功能。三是不断地总结和推广成功的经验，加快实现学校档案资料管理和教育督导评估信息的数字化建设、网络化传输。

要加强相关知识技能培训，提高教师应用信息技术手段管理和利用档案的能力和水平。逐步推行应用电子技术手段管理学校档案，使档案管理工作走上现代化轨道，为教育改革发展提供务实、高效的服务。

当今社会信息飞速发展，在档案管理方面组件由传统的纸质文档模式向电子化信息模式转变，这已经成为档案管理现代化建设不可或缺的一部分，而档案管理人员作为学校档案的管理者，就必须具备现代化信息等一些比较超前的意识，这就体现在学校档案管理人员要具备一定的计算机操作技能，通过计算机操作建立起学校各个部门的档案数据库，有效地提高档案信息的采集、检索等工作效率。我们通过计算机将传统纸质文档输入电脑备份，这样除了可以能够节约纸质文档所增加的储存空间，还可以快速高效地检索所需要的档案，这些都是档案管理信息化的优点，这种优点可以使我们在查询文档的时间由原来的十几分钟甚至半个多小时缩短为几分钟，在查阅档案的时候还可以更加直观真实地感受档案信息。同时，我们还可以借助于监视器、多媒体电脑技术等一系列高科技的手段，使档案信息可以在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现，这样就使档案信息的处理、传输获得前所未有的效果。档案管理手段的现代化成为学校管理现代化和办公自动化的有力支柱。

综上所述，档案管理的信息化，使学校评估的信息化成为可能，学校评估的信息化使档案管理信息化走上正轨，只有使用现代化的技术，掌握现代化的信息，我们学校的档案管理与评估工作才能做到更好。

［1］欧振宇.提升档案管理水平的思考［J］.华章.2013 (9) ：12-13.

［2］丁丽.论档案工作与学校管理评估验收的关系［J］.山西.新课程(教育学术版).2007(4) ：32-33.

［3］岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别［J］.黑龙江科技信息.2011(1) ：88-89.

［4］杨扶宁.浅谈档案管理科学化［J］.科技致富向导，2010(33).

［5］徐晶.论电子文件档案化关于与传统档案管理的区别［J］.财富与科学，2014(8) ：33-34.

On School Assessment and Archives Management in the Information Age

Abstract：The school assessment is a comprehensive school running ability assessing for a university and also for the archives management because of its pivotal role in a school.The assessing of the archives management details can reflect the management level of the school.By analyzing the school evaluation and archives management，the paper discusses the ways of changing school evaluation and archives management modes.

作者简介：郭未艾(1973-)，女，山东菏泽人，助理馆员，研究方向：档案管理。