涂晓春,吴锦峰
(武汉纺织大学 管理学院,湖北 武汉 430073)
员工非工作上网行为的利弊评述及管理策略研究
涂晓春,吴锦峰
(武汉纺织大学 管理学院,湖北 武汉 430073)
总结了非工作上网行为的生产率损失、网络带宽损失、安全风险和法律风险等破坏性影响的四个方面和缓解工作压力、平衡工作家庭、追求职业发展和提高工作效率等建设性影响的四个方面,并对其利弊进行了评析,指出了判别员工非工作上网行为破坏性或建设性的三项标准,最后提出了思想认知、制度建设和文化培育等管理策略。
非工作上网;建设性;破坏性;管理策略
非工作上网是指员工在工作时间因非工作需要而进行的有意上网行为,即网络“磨洋工”。[1]而且随着信息技术的发展,非工作上网的载体、工具及表现形式也在不断变化,从有线到无线;从电脑、上网本到平板电脑、智能手机;从收发私人电子邮件、浏览与工作无关的网页、下载影音文件、网上购物到上社交网站、用QQ聊天、玩微博、发微信等,可以说是不断演绎。
非工作上网已成为今天的“办公室常态”,并引起了企业界人士和国内外学者的高度关注,其影响也引起了人们极大的争论,即我们到底应该视非工作上网为洪水猛兽而严加封堵,还是觉得其积极有益而放任自流,甚或是强调具体问题具体分析基础上的有所控制,这是值得我们去认知和探讨的。
提及非工作上网,学者们更多地把它作为一种反生产性行为,或功能失调性行为。如Conlin等指出非工作上网会导致30%至40%的生产率损失;[2]Sipior和Ward认为非工作上网会阻塞带宽并降低系统的绩效;[3]Lichtash等提出如果员工在线从事一些非法活动,将置企业于法律风险中,如侵犯版权下载未经允许的音乐、浏览或发送一些不良信息、在公共聊天室诽谤中伤企业管理人员等;[4]彭移风和宋学锋指出非工作上网会使企业有更多机会遭受到仿冒诈骗、间谍软件和其它网上攻击的威胁等。[5]学者们有大量关于这方面的论述,在这里不一一列举。
总结他们的观点,非工作上网的危害性主要体现在四个方面。
一是生产率损失。非工作上网会给企业造成巨大的经济损失,英国的一项调查显示:一个拥有100名员工的公司,会因为每名员工每天非工作上网一小时,一年损失349,200英镑;[6]而国内中科院一项调查也显示:员工人数在500人左右的企业,一年中因为网络滥用而带来的生产力损失可能高达300万人民币,[7]这还不包括管理效率下降和对团队精神造成不良影响等无形损失。
二是网络带宽损失。员工非工作上网会占用带宽,堵塞网络,如大型聊天程序、游戏程序、下载音乐和视频等对网络带宽进行占用,而这将会妨碍企业正常业务的开展。
三是安全风险。员工工作时间滥用网络行为还会给企业带来严重的网络安全稳患,如受到病毒、黑客攻击,导致内部网络瘫痪,甚至导致数据文件损坏、机密丢失和泄露。
四是法律风险。如果员工在公共网络上发布不当言论,甚至反动言论,将有可能将企业拖入法津困境,这些将使企业面临预想不到的重大经济损失和严重法律风险。[8]
然而,也有部分学者认为非工作上网也可以是一种功能性行为,具有一定的建设性。Friedman指出非工作上网可以减轻工作压力,激发员工创造力,提高员工的认知能力;[9]Stanton认为非工作上网让部分员工变得更加满意和更有生产率;[10]Anandarajan和Simmers等提出非工作上网不仅可以激发创造力、灵活性、友爱和培育学习型环境,而且还能帮助员工学习重要的知识和技能,而这些知识和技能对于个人的职业发展和组织的适应能力非常具有价值;[11-12]最近Lim和Chen的实证研究也发现,浏览类非工作上网能对员工和工作产生积极的影响和促进。[13]
总结上述学者的观点,非工作上网的建设性主要体现在四个方面。
一是缓解工作压力。当员工长时间开展工作,或者从事重复性工作,或者处于角色模糊、角色冲突等压力环境中,浏览网页、玩玩游戏、网上购物或其他一些娱乐性非工作上网行为将能有效地释放焦虑,缓解压力,放松身心,从而为下一段的工作拓展视野、累积能量。
二是平衡工作家庭。今天开放、弹性和自主的工作环境使得工作家庭的边界变得日益模糊,工作不一定在企业、上班时间完成;员工可能会在家里工作,会在办公室呆得很晚,或在周末、节假日工作等。这些在家庭生活方面所做的牺牲使得员工觉得有必要在工作时间让企业的网络为个人所用,从而追求工作和家庭的平衡。
三是追求职业发展。非工作上网也可以为员工的个人及职业发展提供场地,从而促进员工职业社区的发展,因为员工的网络使用也包括寻找高级培训课程、了解专业领域的最新发展、学习新的工作技能等行为,而这些行为可以帮助员工学习知识、提升技能,从而提高员工自身的创造力和竞争力。
四是提高工作效率。对于需要创造性、灵活性思维的当代信息工作者和知识型员工来说,非工作上网不仅可以激发创造力、灵活性、友爱和培育学习型环境,而且还能帮助员工学习重要的知识和技能,从而让员工变得更加满意和更具生产效率。
从以上观点可以看出,非工作上网并不必然就是消极的或者是积极的,其破坏性或建设性取决于使用者意图和使用时的情境。比如,有的员工非工作上网是为了减少投入来逃避工作或报复企业,而有的员工则是为了学习知识,或者是放松身心,或者是释放焦虑,显然前者是反生产性行为,而后者是建设性行为。
因此,为了更好地管理员工非工作上网行为,识别其破坏性或者是建设性,企业必须建立一套判别标准。我们认为以下三项标准可以有效判别员工非工作上网的破坏性或者是建设性。
首先,非工作上网是否违反了企业的上网管理制度。一般来说,每个企业应根据自己的行业和企业特点制定符合自己的网络使用条例。通常意义上企业网络的开放和使用是希望员工做一些与工作相关的事情,如果网络被长时间地用来做与工作无关的事情,如下载影音文件、聊天、网购或刷微博等,则非工作上网被认为是破坏性的。
其次,非工作上网是否降低了员工个人的绩效。前面说过,非工作上网并不必然就是消极的或者是积极的,如果一定的非工作上网并没有降低员工的工作绩效(经过绩效考核),甚至对提高员工的工作效率和工作满意度有帮助的,则非工作上网被认为是建设性的。
最后,非工作上网是否对组织的绩效、成本和声誉等产生不良影响。如果非工作上网导致企业有形成本增加、效益流失;造成企业订单流失、意外事件发生、管理效率下降等无形损失;以及对团队精神造成不良影响,如组织效率低下、纪律涣散、文化萧条等;甚至引来灾难性的后果,将企业置于安全和法律风险中,则非工作上网无疑是破坏性的。
基于以上标准,我们可以认为,只有当非工作上网违背了企业的网络使用条例或上网行为管理制度,或者降低了员工个人绩效和组织绩效时,它才是具有破坏性的。
因此,识别员工非工作上网的真实影响,而不是简单地认为它一定是破坏性的或者一定是建设性的,对于企业的管理实践具有十分重要的影响。
首先,非工作上网的双重影响告诉我们,一定程度上的非工作上网行为是可以接受的,管理者要做的既不是严加封堵零容忍,也不是不管不顾放任自流,而是设计一种制度,帮助员工以一种更加建设性的方式使用企业网络,比如明确个人网络使用的恰当类型,限定个人网络使用的合理时间,为员工在午餐或者休息时间使用网络提供场地等。以非工作上网的类型和时间为例,在类型上,管理者可以借鉴Henle、Beugre等学者的实证研究结果,即相比较于交互类的非工作上网行为,浏览类和邮件类的非工作上网行为的破坏性要小;[14-15]在时间上,恰当形式的非工作上网可以作为长时间努力工作后的一个临时调剂或放松,时间持续十到十五分钟,而不能动辄以小时计。
其次,企业设计的上网行为管理制度应能整合非工作上网行为的两种作用,利用其积极影响,避免其消极影响。内容上,该制度应能对非工作上网行为的类型、性质、严重程度、时限、监管方式、惩罚标准等进行明确的界定,采取分类管理,尤其要明确哪些类型的非工作上网是允许甚至是提倡的,哪些类型的非工作上网是坚决禁止的;制度执行上,一定要及时、坚决而公平,一旦出现不良行为,一定要及时坚决处理,绝不能姑息;而且制度本身还要与时俱进、不断升级,以适应企业发展的需要,因为随着信息技术的发展,人们对技术的态度发生改变,如曾经被认为在工作中不合适使用的即时通讯和博客技术,现在却成为某些企业与员工进行沟通的重要工具,这使得企业对非工作上网行为的界定发生改变。
再次,企业应加强人力资源管理制度建设,做好员工关系管理。如企业的绩效管理制度应能有效识别员工的真实绩效,并且执行上不能走过场,这样才能鉴别员工非工作上网行为的真实影响;还有人力资源管理部门除了帮助员工设计好职业生涯通路,还要多途径多方位帮助员工实现自己的职业发展,而不是让员工寄希望于网络;再就是应尽量帮助员工释放紧张情绪,缓解工作压力,比如设置舒适的休息室,或开展一些符合员工需求的趣味活动等,转移员工对网络的注意力。
最后,企业应培育一种良好的工作文化,促使员工负责而有效地使用网络。因为企业文化能用一种无形的力量促使员工形成共同的价值观念和行为准则,以此激发员工的积极性和创造性,引导员工为企业的发展努力工作,并增强员工的组织认同感。因此当员工感觉到每个人都在努力工作,就会自我施压,自觉减少上网浏览行为;当员工知觉到自己被团队接纳、被企业尊重,上网聊天就成为多余;当员工认同企业的诚信精神,上网购物和炒股等行为就会消失于无形。从这个角度上来说,加强企业文化建设是有效管理员工非工作上网行为的一种重要“软”招式。
[1] LIM V K G.The IT way of loafing on the job:cyberloafing,neutralizing and organizational justice[J].Journal of Organizational Behavior, 2002, 23(5):675-694.
[2] CONLIN,M.Workers,Surf at your own risk [J].Business Week,2000,3685(6):105-106.
[3] SIPIOR J C,WARD B T.A strategic response to the broad spectrum of Internet abuse[J].Information Systems Management,2002, 19: 71-79.
[4] LICHTASH A E. Inappropriate use of e-mail and the Internet in the workplace: the arbitration picture[J].Dispute Resolution Journal,2004,59 : 26-36.
[5] 彭移风,宋学锋.非工作上网的行为及管理[J].企业管理,2008(2):78-79.
[6] KRISHNAN S,LIM V K G,TEO T S H.How does personality matter?investigating the impact of big-five personality traits on cyberloafing[C].International Conference on Information Systems. St. Louis, MO(US), 2010:73-87.
[7] 涂晓春,常亚平.员工非工作上网行为研究:基于组织因素的实证[J].管理学报,2011,8(12):1813-1817.
[8] 涂晓春,李崇光.员工非工作上网行为研究综述[J].华中农业大学学报(社会科学版),2013(5):151-157.
[9] FRIEDMAN W H.Is the answer to internet addiction,internet interdiction? [C].Proceedings of the 2000 Americas Conference on Information Systems.California. AMCIS Long Beach,2000.
[10]STANTON J M.Company profile of the frequent internet user[J].Communications of the ACM, 2002, 45(1):55-59.
[11]ANANDARAJAN M,SIMMERS C.Constructive and destructive personal web use in the workplace:mapping employee attitudes[C].ANANDARAJAN M,SIMMERS C.Personal web usage in the workplace:a guide to effective human resource management.Hershey,PA:Information Science Publishing,2004.
[12]ANANDARAJAN M,DEVINE P,SIMMERS C.A multidimensional scaling approach to personal web usage in the Workplace[C].ANANDARAJAN M,SIMMERS C.Personal web usage in the workplace:a guide to effective human resource management.Hershey,PA:Information Science Publishing,2004.
[13]LIM V K G, CHEN D J Q. Cyberloafing at the workplace: gain or drain on work?[J].Behaviour & Information Technology,2012,31(4):343-353.
[14]BLANCHARD A L,HENLE C A.Correlates of different forms of cyberloafing:the role of norms and external locus of control[J].Computers in Human Behavior,2008,24:1067-1084.
[15]BLAU G,YANG Y,WARD-COOK K.Testing a measure of cyberloafing[J].Journal of Allied Health,2006,35(1):9-17.
Advantages and Disadvantages of Cyberloafing and Its Management Tactics
TU Xiao-chun,WU Jin-feng
(College of Management, Wuhan Textile University, Wuhan 430073,China)
The disadvantages of cyberloafing include loss of productivity,loss of network bandwidth, security risks and legal risks.The advantages of cyberlofing are relieving work pressure,balancing work and family,pursuing occupational development and improving work efficiency.Three criteria of evaluating the destruction or construction of cyberloafing are proposed.The management tactics of cyberloafing include idea cognition,system construction and culture cultivation.
cyberloafing;construction;destruction;management tactics
2014-10-27
国家自然科学基金资助项目(71172002);教育部人文社会科学研究青年基金项目(12YJC630189);湖北省教育厅人文社会科学研究项目青年项目(2012Q153)。
涂晓春(1977-),女,湖北鄂州人,博士研究生,副教授,研究方向:组织行为与人力资源管理。
F272.9∶C931.2
A
1671-1181(2015)01-0007-04