浅议妇幼保健文书档案管理工作的缺陷及改进对策

王艳

(吉林省吉林市丰满区妇幼保健院 吉林 吉林 132013)

引言

妇幼保健文书档案管理对于医院的发展和医学研究都有着重要的作用，妇幼保健文书档案关系到广大妇女儿童的各种健康资料，然而，目前我国妇幼保健文书档案管理工作还存在着各种问题，导致文书档案的质量不高，管理人员的工作效率较低。档案的利用率也较低，为了改善现状，必须采取有效的措施改进妇幼保健文书档案的管理工作。

1.妇幼保健文书档案管理工作的缺陷

1.1 档案管理制度不够完善

有些县级的富有保健院由于自身条件的欠缺，妇幼保健文书档案管理制度不明确，造成在档案管理工作中，非档案管理部门人员认为档案管理纯粹是档案管理人员的职责，没有人主动将本科室的档案整理好交给档案管理人员进行归档，这样就造成很多档案的信息、数据不齐全［1］，档案管理人员工作量大，档案的收集效率低，而且对于档案管理人员的工作制度也存在不明之处，造成档案管理人员之间存在相互推脱的现象，甚至造成有些档案丢失。这些都对档案的质量造成威胁。

1.2 档案管理人员的素质和水平不高

档案管理人员的专业素质、文化水平还需要改进，妇幼保健院只重视医疗人员素质和水平的提高，忽视了档案管理工作人员素质和水平的提高。档案管理人员在工作中的责任意识不强［2］，而且一些档案管理人员是兼职人员，缺乏专业性，缺乏管理经验以及相关的管理知识，这样就很容易造成档案资料信息不全，有些信息数据缺乏真实性，档案质量不高，严重阻碍了档案的使用。

1.3 档案材料归档不完整

由于科学技术的发展，妇幼保健文书档案管理工作也逐渐网络化，网络化确实提高了档案管理效率，但是同时也造成了档案的立卷有些衔接不到位的问题。目前，妇幼保健文书档案的归档主要有3 中类型，其一，只存文字性资料，这种归档方式，有些信息可能会丢失，其二，硬盘存档，这种归档方式对文字资料没有进行留底保存，保存时间太长，会失去其应用价值。其三，只保存最后整理的网络资料，对原始的资料不保存。这些都会造成档案材料归档不完整。

2.妇幼保健文书档案管理工作的改进对策

2.1 提高妇幼保健文书档案管理工作的重视程度

由于妇幼保健院存在重医疗水平请管理的现象，造成管理工作中存在一些问题，因此，要改善妇幼保健文书档案管理工作，首先需要提高妇幼保健文书档案管理工作的重视程度，清楚的认识到妇幼保健文书档案在妇幼保健工作中的重要作用，明确幼保健文书档案管理工作的复杂性与重要性。完善管理工作制度，提高档案管理人员的管理水平。

2.2 完善妇幼保健文书档案管理工作制度

完善档案管理制度，明确规定各科室与档案管理人员的工作任务，让各科室的人员自己先整理好本科室的档案，尽量完善档案的信息与资料，然后交流档案管理科室进行统一归档，档案管理人员对于档案中不完整的信息要积极收集相关资料，进行整理，尽可能的完善相关信息与数据。这样有助于节省人力，提高档案管理工作的效率，避免重复劳动，而且还有利于提高信息的真实性与完整性，提高档案的利用效率，同时还要严格规定好的档案管理人员在管理工作中，要保证档案文书的规范性，文书的格式、编号、附件等都要有统一的规定，对于不规范的文书要进行规范处理，从而提高文书档案的规范性与质量，为后期的归档与查找工作提供便利。

2.3 做好电子归档工作

现阶段，档案管理工作基本上实现了网络化，有很多资料属于电子版文档，还有很多是影像资料、图片，为了保证电子资料与纸质文书资料的有效衔接与统一性，需要实现电子归档与纸质文书归档管理的一体化。同时对电子文件与纸质文件进行归档，这样有利于平时对档案的查阅与利用，同时也实现了档案长期保存的目的。

2.4 提高文书档案管理人员的素质和水平

加强对文书档案管理人员的培训工作，包括利用计算机收集、整理、保存、检索、统计、编辑和利用信息能力，同时还加强了档案管理人员对档案管理知识和方法的学习，增强他们的责任意识，病鼓励档案管理人员在业余时间进行自主学习相关知识和提高相关能力，从而丰富他们的档案管理知识，提高他们的档案管理技能，从而提高档案的质量。

3.结束语

总而言之，妇幼保健文书档案管理工作作为妇幼保健工作中的重要组成部分，针对其中管理制度，管理人员、档案归档等方面存在的问题，需要完善管理制度，提高管理人员的能力，从而提高档案的质量与使用效率，促进保健工作的开展。

［1］ 董升华.分析妇幼保健文书档案管理工作的缺陷及改进对策［J］.健康之路，2013，12(5):383 -384.

［2］ 葛成霞，张文春.浅议妇幼保健文书档案管理工作的缺陷及改进对策［J］.中国保健营养(下旬刊)，2012，22(9):3493 -3493.