浅谈档案管理的现代化趋向

赵 颖

(大庆市人力资源和社会保障局)



浅谈档案管理的现代化趋向

赵 颖

(大庆市人力资源和社会保障局)

在科技不断发展的今天，各行业的办公现代化已经逐渐成为一种发展趋势。对于档案管理来讲，要是实行档案现代化的管理首先需要具备的就是现代化的管理理念以及进行档案现代化管理的管理思想。在进行档案管理的过程中如果相关的工作人员缺乏现代化管理理念，就会对官案管理造成很大的影响，从而会对我国档案现代化的发展建设造成影响。

档案；管理；现代化；建设

0 前 言

在档案管理的过程中，如果不具备现代化的档案管理思想，即使有现代化的档案管理硬件，也不能称之为是现代化的档案管理。所以在档案管理现代化的过程中，作为档案管理的工作人员，必须要具有科学的管理理念，同时还需要具有较强的管理能力，尽可能的将传统的档案管理理念予以转变。从而将传统档案管理的一种被动服务变为现代档案管理的主动服务，从而更好的为我国社会主义现代化的发展建设做出贡献。

1 推动档案现代化建设

如果相推动档案管理的现代化建设，就需要将现代化的科技技术引入到档案管理的工作中，同时在人事档案管理的过程中也要引入一定数量的硬件设备，以满足档案管理现代化改革的需要，同时需要将强档案管理软件的研发，尽可能的加速推动档案管理现代化的建设。但同时进行档案现代化的建设工作也需要政府基于大力的支持，在档案管理部门转变观念、提升工作能力的同时，也需要得到财政部门的大力支持。并且对于档案管理部门来讲，也需要通过各种手段对档案的价值进行进一步的挖掘，从而使其变为经济价值。现代化档案管理的建设主要从以下几方面展开：

1.1 实现档案管理的无纸化与自动化

在将现代化技术引入到工作中以后，无纸化办公逐渐取代了传统的纸质办公模式。在传统的办公模式中的一些需要进行上传下达的文件，现在都可以在网上进行，这样就可以在一定程度上减少了相关的流程同时文件的传递也变得更加的安全、快捷。办公模式的改变主要是由科技的发展所带来的，办公的自动化进程也给档案管理工作的现代化发展带来了新的挑战。档案管理工作的主要目的就是实现档案资源的共享，而档案的资源是需要有相当数量的馆藏作为支持的，而进行档案管理的现代化建设主要就是希望通过对互联网的应用实现不同档案馆之间的资源共享，从而使档案馆的馆藏量得到提升。

从理论上来讲，一旦将全球的档案馆中的信息都在互联网上进行共享，那么也就可真正的实现了档案管理的全球互联，可以在极短的时间内查看全球任何一个国家与地区的档案资料，从而有效的解决了传统档案管理过程中的一些弊端，并且具有占用空间少，管理便捷等特点。

1.2 档案管理将逐渐实行缩微化与数字化

在档案管理的过程中引入缩微摄影技术以及数码影像技术，可以为数字化档案的建设与发展提供基础。我们通常所说的档案信息化与档案数字化主要是指在档案管理的过程中引入具有较好科技含量的现代电子设备，将传统的纸质存储档案文件转变为电子版的文件。当完成档案数字化的建设以后，可以通过计算机来实现档案的智能化检索，这将在极大程度上提高档案管理的检索速度以及检索范围，从而有效的解决了传统的档案管理给档案的空间容量所造成的压力。所以，档案管理的数字化是未来档案管理的发展趋势。

1.3 档案管理将逐步像信息化网络化发展

随着科技的不断发展，计算机与互联网通信技术已经在诸多领域得到了广泛的应用，这就使得我们逐渐的实现了信息全球化，在信息全球化的过程中，人与人之间的距离被不断的拉近。信息化的建设在一定程度上提升了全社会的工作效率，同时也使得人与人之间的联系变得更为紧密。这样的发展模式为我们实现档案材料的信息化管理提供了必要的条件。

就现阶段我国的信息化发展情况来讲，从我国的中央机关到地方的各企事业单位基本都已经建起了计算机局域网络，并且对于某些涉密部门来讲，为了确保信息的安全规定不能讲互联网接入到局域网中，在极个别的单位甚至对互联网实行物理隔离的方式，来确保信息的安全。

但今年来在电子技术不断发展创新的情况下，信息加密技术也随之不断的快速发展，例如，指纹识别技术、视网膜识别技术等，使得信息的保密程度得到了显著的提升。在新技术不断的出现于应用的情况下，为我国档案管理过程中信息的真实性以及可靠性提供了有力的保障。

1.4 我国档案管理将实现多元化与智能化

在新兴科技不断发展的今天，档案资源已经逐渐呈现出一种多样化的发展趋势。多样化信息存储载体的出现，也使得我国的档案管理必将走上多元化的发展道路。同时传统的档案管理模式已经不能满足新形势下的档案管理发展需要，所以档案管理的信息化与多元化已经成为档案管理发展的必经之路。

当在档案管理过程中引入语音识别技术以后，将会使档案管理朝着管理自动化与智能化的方向发展。在全新的管理模式下，使使稳当管理呈现出一体化的特征，即全部的档案信息会由计算机进行自动的接受，并且按照事先已经设定好的程序进行分类处理。从而最终实现档案的自动化与智能化管理，传统的人工整理、人工搬运的模式逐渐被取代。通过档案信息化管理可以有效的提升档案管理的效率，同时还能降低档案管理人员的工作量，有效的发挥档案的信息价值。

1.5 档案管理的社会化与市场化

(1)档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。

(2)档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。

(3)档案资源实行市场化管理，有利于档案事业的健康发展。一方面档案数据库需得到社会的支持，将社会各行各业的档案信息汇拢起来，不断充实和丰富库存资源;另一方面，社会各界也需要得到档案数据库的支持，档案管理的现代化趋向为其提供方方面面原始的详实资料。二者的相互依赖的关系，为档案资源实行市场化管理提供了客观条件，可以为解决档案经费不足的困难开拓出一条新路。

2 结 语

在科学技术不断发展创新的今天，档案的信息化管理已经逐渐成为一种发展方向，所以，要从根本上改变档案的管理理念，增强现代化意识，每一位档案工作者都要有紧迫感，建设好硬件设施，具备现代化的技术和装备。将档案管理工作提升到一个新的台阶。

2015-03-13

F283

C

1008-3383(2015)09-0188-01