高职院校院系教学秘书队伍现状及对策探析

王存琴（南京科技职业学院，江苏南京，210048）

高职院校院系教学秘书队伍现状及对策探析

王存琴
（南京科技职业学院，江苏南京，210048）

教学秘书是高职院校教学管理中的重要组成部分。本文从高职院校院系教学秘书岗位职责入手，结合教学秘书的工作现状中的问题，提出工作建议。

高职院校；教学秘书；现状

1 高职院校教学秘书岗位职责

在高职院校管理中，教学秘书的管理工作是由很多具体事务综合而成的。教务管理工作内容烦琐、任务繁重、范围广泛，既要承担本系的工作任务又要与学校相关职能部门做好沟通和联络。教学秘书在工作中不仅自身要接受严格的管理，还要为全系师生提供优质服务，这样才能顺利开展工作。教学秘书工作面对的主要对象是系领导、老师、学生，要履行好基本职能，就要明确应承担的各项任务，具体来说高职院校教学秘书教务管理工作包括教务管理、考务管理、教学质量监控。

1.1 教务管理

1.1.1 课程管理

教学工作是大学的核心工作，教学质量是高等教育的生命线，课程管理是教学管理工作的基础。系部承担着专业课程的教学及人才培养工作，随着学科及专业的不断发展，专业人才培养目标及社会需求不断调整。课程管理同样需要与时俱进，课程体系的设置也在更新。教学秘书每学年都协助各专业负责人制订本年度招生专业的人才培养方案。以本系为例，每学年9个专业的人才培养方案需要制订、审核，根据各专业人才培养方案，须在教务系统中录入理论和实训课程安排，经核对后，确定课程表，并发放给任课教师和各个班级。

1.1.2 教学资料管理

学院制定的各种规章制度、教学管理文件、每年度教学工作计划和工作总结、各种重要的教学会议等常规工作资料，这些都需要教学秘书整理归档。教学日志、学生成绩登记表、实训记录本、听课记录本、成绩单、试卷、试卷分析表等教学资料也需教学秘书整理归档。此外，学籍管理也是教学秘书的工作之一，主要是负责学生的报到注册、信息反馈；还有学生的各类信息采集、核对；学生的学籍异动、统计等。为确保学生正常毕业，教学秘书要认真做好毕业资格筛查工作，主要是对课程情况、英语取证情况、计算机取证情况、专业技能证书取证情进行筛选。因我院试点实施学分银行制度，教学秘书还需对学生的各类竞赛、奖励、取证情况进行审核、认定，符合规定的存入学分银行。学生自行进行学分兑换后，通知学生核对，有问题反馈的再次进行审核确认。

1.1.3 教材管理

教学秘书还需配合教务处组织教材征订事宜，认真核对教材征订汇总表，并及时处理出版社的回告，完成教材征订工作。确保教材征订不漏订、不错订，坚决避免因教材征订和发放错误影响学生的正常上课。

1.1.4 工作量核算

为了调动教师的教学积极性，提高教学质量，作为教学秘书要严格按照学院的教师教学工作量化考核办法，核算老师的年度工作量。基本工作量、课时单价、超工作量上限、超课时、各种奖励（减免）课时等，这些都是关系教师的切身利益，必须仔细核实、核算。

1.2 考务工作

考务工作主要涉及日常考试和专业技能（等级）考试。

1.2.1 日常考试的组织与成绩试卷管理

日常考试是日常教学的基本内容。教学秘书在期中、期末考试之前须通知各教研室老师组卷；认真做好本系期中、期末、补考、重修等考试的组织安排工作；待考试结束任课老师完成试卷批改（其他方式考核也给出成绩）后，做好后期成绩录入管理和试卷入库管理等后续工作，确保各项考试顺利进行。

1.2.2 专业技能（等级）考试的组织与管理

除日常课程考试外，学生还会参加诸如英语等级考试、计算机等级考试、专转本考试、专业技能考证、普通话等各类考证考试。作为教学秘书，要及时将相关考试信息传达给辅导员和学生，提醒学生按时按要求进行报名，确保考试报名成功。教学秘书还要做好考试的组织工作，包括对学生报名情况进行资格审查，落实监考人员，布置考场，与相关老师联系沟通，做好证书的发放工作等。

1.3 教学质量监控

教学秘书每学期须协助系领导制定督导工作计划，协调解决教学过程中的各类突发事件，保证教学秩序有序运转。坚决避免发生教学事故，顺利完成各项教学工作。

1.3.1 协助督导听课

教学秘书要督促教研室按时上交教学进程表，特别是外聘老师的进程表，确保院系督导老师能及时查看并有重点地督导听课。另外，教学秘书还要认真做好本系日常教学过程中管理工作，确保所有调停课及时等级并录入教务系统，随时可查。

1.3.2 开展教学检查

教学秘书开展教学检查主要包括以下工作：1）协助督导处开展各类专项督导工作；2）认真做好本系日常教学工作中的各项检查工作，及时组织开展期初、期中、期末教学资料的检查工作；3）平时经常去查课，查看实训室情况；4）和辅导员、学生沟通教师的上课情况及时反馈给系领导；5）经常和教研室老师沟通，了解和教学相关的问题、意见和建议；6）组织督导老师召开座谈会，及时沟通督导过程中出现的情况，及时总结改进，发挥系部的积极性和主动性，以提高教学质量。

1.3.3 开展评价活动

教学秘书每学期都要按照文件通知要求落实学生评教、老师评学工作，把握教学过程中的整体情况。教学秘书结合督导考核情况，确认上报教学质量优秀奖名单；协助老师申报示范教师，组织开展示范教师的公开课和讲座活动。

2 教学秘书的工作现状

目前高职院校扩招了，规模上去了，但教学秘书的人员编制的配备并没有跟上，教学秘书的工作量自然负荷沉重。

2.1 高职院校内部管理的特殊性和复杂性

高等学校具有行政事业管理和学术管理的双重特性。高等学校既有行政事业单位的特点，实行行政管理体制，类似政府机关的行政制度，又有学术荟萃的特点，各类学科专业的专家教授云集，从事教育、科研等工作。作为个体，往往身兼多个身份：专业带头人、课程负责人、专家教授、研究所职务、课题负责人、各类行政领导职务，这样就形成了内部管理的特殊和复杂性。

2.2 二级教学管理未落到实处

传统的高职院校教学管理模式根深蒂固，学校教务部门管得多管得死，系部无论大事小事都须请示汇报，经教务部门批准后方可实施，所谓的二级管理落得了个虚名。长期下来，学院还是习惯按照以往的教学管理模式，执行教务处的通知和任务指令，缺少自己系部的主动能控性。由于管理层次多，层层沟通，办事路径长，遇到问题，不能及时得到解决，反而使工作变得繁琐冗长，降低了工作效率，也降低了管理的效率。

2.3 教学秘书工作量大，倦怠情绪明显

教学秘书在教学管理中的定位是教辅岗位，工作范围广泛，工作量大，每个系就设置了1个教学秘书岗位，各种跟教学相关的大事小事全包揽。实际上，教学秘书除了完成教务处和监察督导处布置的各项常规工作和专项工作外，还要完成系领导布置的各项日常工作和临时工作。教学秘书承上启下、沟通左右，从教务处、督导处到系里每位老师，再到学生，都要做好沟通和交接工作。常常疲于应付日常工作，极易产生倦怠情绪，失去工作热情，降低工作效率。这样的工作状态，虽然并不影响教学秩序的正常运行，但要在教学管理上有所创新，或者说要提高教学管理水平，就有较大的困难。

教学秘书工作事务繁杂，在一般人看来，教学秘书就是办事员，所做工作似乎没什么技术含量，实质上这些事务性工作具体做起来却是繁重的。以完成人才培养方案为例，一份课程表从专业负责人制修订计划开始，计划本身从内容到格式，需要多次更改，教学秘书也要多次审核，包括实践和理论课程的周数是否吻合，课程代码是否正确（课时、学分、教研室），学期开设是否正确，课时跟周数是否一致，总课时数是否达到学院要求等等；人才培养方案制订后，在教务系统中录入开课计划，全系每个年级9-10份计划，三个年级要录入20多份计划，含每门课的课程性质、考试考查课选择、周课时数、开设学期等信息；计划录完后进行课程变更，每门课的具体课时数（讲授、实验、上机和其他课时）；计划变更完毕后由教研室主任核对，有问题反馈到教学处更改；接下来确定实践环节的具体周次，如与外系周次冲突，要进行协调；完成这些工作后才能进行教学任务下发，进行专业课安排，确定好任课老师后（含外聘老师），仍然录入教学系统，系统中需新增外聘老师信息，向教务处沟通申请安排；编制好的课程表后，许多教师往往在课程表执行前，甚至执行后，要求按照个人的意愿进行排课或更改，有时候更改一个课程安排，会连带更改一系列课程安排，协调一群教师，这样一项工作完成下来，往往需要1-2月的时间。其他的教务工作也有类似之处。

2.4 教学秘书理论业务水平待提升

教学秘书需要具备一定的教学管理知识、所在院系的专业知识、现代化办公技术等。多数教学秘书不是管理专业出身，对管理工作的认识和理解不深，以完成日常工作和领导布置的任务为目标，凭经验来决策工作，理论知识的相对欠缺，也就造成了研究意识的欠缺。教学秘书要在领会教学秘书的基本职责的基础上，不断充实提升自身业务水平，系统学习教学秘书理论知识并与实践相结合，注重组织协调能力的培养与提高，从实际出发，找到正确快速高效的方法解决问题，保证教学管理工作又好又快地完成，提升工作效率。

2.5 教学秘书缺乏目标的引领

很多教学秘书并不是管理专业出身，学习的是其他专业，工作后改行从事管理专业。这种现状导致了这样一种局面：一方面所学专业知识没有得到历练巩固，加上长时间不使用，逐渐荒废，更不用提深入学习来提升专业能力或拿出研究成果。就算有相近专业的教学、科研团队，以教学秘书的时间和精力，也并不能成为主要的骨干成员；另一方面，教学秘书目前从事的管理专业，因为没有得到过系统的学习，理论知识欠缺。没有理论体系做支撑，教学秘书所总结研究的教育管理方面的成果，也只是停留在经验管理的层次，要想有所提高，也存在困难。这是教学秘书面临的比较尴尬的处境。没有明确的目标引领，这对学校提高学校管理质量来说是非常不利的。如果没有明确的职业规划，没有发展动力，没有未来，有的只是一年一年重复工作和突发事件处理，这种状态会影响教师个人发展，影响教学秘书队伍水平的提高，影响教学管理的水平和质量。

3 高职院校教学秘书管理的建议和措施

3.1 提高重视度，准确定位

教学秘书是教学管理中的重要组成部分，是教学管理环节中的重要枢纽。只有枢纽畅通了，管理的效率才能提高。不管是教学秘书自己，还是领导、老师们都要改变传统观念，重新准确定位教学秘书工作。教学秘书岗位是教学辅助岗位，所有的大学都设置了教学秘书这个岗位。教学过程中的各个环节都需要教学秘书来联络，教学过程中的各个主体也都需要教学秘书来沟通，可以说没有教学秘书，教学过程就无法顺利有效地开展工作。教学秘书作为这样的一个联络上下、沟通左右、继前续后的重要枢纽，在高校的人才培养中发挥中重要的作用。

3.2 加强管理知识的学习

教学秘书很多不是管理专业出身，处理问题是凭借经验进行的。新形势下的教学管理和传统的教学管理已经发生了很大变化。教学秘书要在经验管理的基础上，接受管理方面理论知识的学习；在经验管理的基础上，总结出有规律的结论，融合在理论中，相辅相成，使教学管理水平得到提高。在大众化教育阶段的大背景下，随着各种形式的发展，可能出现的各种新问题，这样我们才有能力对教学管理中的问题做出正确的解决措施。不管是学校安排的培训还是自己利用个人业余时间，需要加强管理方面知识的学习，有了理论的支撑，凭借既有的工作经验，相信教学秘书的教学管理工作能更上一个台阶。

3.3 管理工作信息化

信息化已经如此普及，在教学管理中已经是必不可少的辅助工具了。在我校的教学管理中，还有些地方可以改进，这样可以减轻教学秘书繁琐的工作。如每年工作量的计算，如此巨大的工作量，应该用信息化方式来处理，而不是靠教学秘书查着课表，拿着计算器来统计。再如临时调停课表，也可以在客户端上增加一个菜单，老师自己申请的同时填入相关的课程信息，这样不用全部集中到教学秘书处一个一个的手工录入。当然长期调课单也可以这样来处理。

综上所述，教学秘书是高职院校教学管理中的重要组成部分，高校教学秘书的工作是具体的、繁杂的，是教学管理工作的有力支撑点和着眼点。笔者认为，当下高职院校亟需解决的首要任务是如何促进教学秘书能力的不断提高，发挥在教学管理工作中的教学服务职能、教学协调职能、教学监督职能和教学管理职能，使教学活动和教学任务顺利完成，提升教学质量。因此，正确认识高职院校教学秘书的岗位职责，认真分析高校教学秘书工作中出现与存在的问题，研究好的改进对策对提升教学管理水平有着极其重要的意义，也值得我们作进一步的探讨。

[1]吴学翠.高职院校教学秘书岗位职责分析[J].轻工科技,2015(02) :137-138.

[2] 樊静.略论高校两级管理体制下教学秘书工作的定位[J].苏州教育学院学报,2012(2) :91-93.

[3]倪丽梅.高校教学秘书工作存在的问题与对策探析[J].科学文汇(上月询) ,2011(01) :1-18.

[4]刘钊慧.浅谈高校教学秘书工作存在的问题及对策分析[J].现代企业教育,2013 (08 ) : 87-88.

王存琴（1981.5—），女，汉族，江苏南通市人，硕士，南京化工职业技术学院，讲师，研究方向-教育管理研究。

Thoughts on the job duties and work of teaching secretaries in Higher Vocational Colleges

Wang Cunqin
（Nanjing science and technology Career Academy,Jiangsu Nanjing,210048）

Teaching secretary is an important part of teaching management in higher vocational colleges. This paper puts forward suggestions on the work of teaching secretaries in higher vocational colleges.

Teaching secretary， Higher Vocational Colleges，Present situation

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