电子档案风险管理分析

刘桂菊(黑龙江省公路勘察设计院)

电子档案风险管理分析

刘桂菊
(黑龙江省公路勘察设计院)

摘要:在信息时代这个大的背景下，政治、经济、文化、教育等诸多领域的运行与发展都已经离不开信息网络系统。网络是一个无中心控制机构的社会环境，其主要的工作职责就是作为信息的载体对信息进行传送，并且具有无国界、无主管等特性。网络的特性在为人们带来了利益以及方便的同时，也为人们的日常生活带来了一定的风险，甚至是毁灭性的风险。

关键词:电子档案;管理;风险;领域

中图分类号:F283

文献标识码:��: C

文章编号:��:1008－3383(2015)03－0181－01

收稿日期:2014－12－28

1　电子档案传统的安全管理

1．1电子档案相关概念及重要特性

在阐述电子档案的概念前，首先需要对另一个概念进行介绍，这个概念就是我们所说的电子文件。在电子档案中可以将电子文档当作是电子文件的一个最终归宿，也就是交由档案管理部门进行管理的那部门电子文件，这两者之间具有同源的属性。

1．2电子档案的重要性

(1)电子档案具有动态性与实体的虚拟化性

电子档案的主要是以电子的形式保存在存储介质中，这就使得其拥有动态性的特性，同时电子档案还是一种虚拟的文件，其所拥有的逻辑构造以及物理关系是独立分存的，这两种属性只有在用户进行搜索或是检索的时候才会有机的结合在一起。通常情况下来讲，电子档案都是储存在计算机或是网络中的，因此，对于某一单一的文稿来讲，电子档案的实体是一种无形的存在，是我们不能看见也不能摸到的。由于电子档案具有信息量巨大的特点，所以在未来进行电子档案的存储只可能是分布式进行的，并不是在一个固定的地方进行存储，当用户需要调用电子档案中的资源的时候，可以在任何有网络的地方进行，不再受到地域的局限。

(2)电子档案的操作方式是数字化、网络化以及多媒体化的

传统的档案操作几乎都是纯手工的操作方式，而对于电子档案来讲，从进行文件的收集、整理、加工一直到档案的归档，主要都是通过计算机与网络完成的。电子档案的操作主要是依靠网络进行收集信息，对已经收集到的信息等进行信息化的处理，最后利用计算机进行数字化的传送。

(3)电子档案可以提供利用交互性以及个性化

在电子档案的工作方式下，档案文件的提供者以及档案文件的使用者都被紧密的联系在一起，这样可以使得用户与用户之间进行很好的沟通交流，并且在特定的情况下角色会发生一定的转变，具有提供利用的交互性。同时，电子的档案的存在形式是一种实时的以及网络化的，一些档案文件可以完全不用进行现场的工作而之间在网络上完成。

1．3对电子档案安全管理的常规方案

就电子档案的管理内容来讲，对电子档案的传统安全管理主要就是确保处于计算机系统各物理位置、逻辑区域、存储或是传输介质中的电子内容，无论在动态的情况下还是静态的情况下都可以确保具有一定的真实性、完整性以及可用性。但是想要做到以上这几点，就必将会涉及到电子档案与人、网络等诸多部分有关的技术安全或是管理安全等部分，同时这些部分又是相互依赖相互补充的存在。

就电子档案的管理范围来看，电子档案的传统安全管理涉及到很多的部分，例如硬件安全管理、软件安全管理以及文件、数据安全管理等等。这些组成部分之间是相互支持、依赖的，无论其中的哪一个环节出现问题，都会对电子档案的安全性能的造成威胁。

就电子档案的管理阶段来看，传统的电子档案安全管理在电子档案的建立的初期一直到维护期都起到重要的作用，并且涉及到电子档案的形成、收集直到保管以及利用的全过程，在每一个阶段的安全管理均是相辅相成的，并且前一阶段档案安全的工作质量对下一个阶段档案安全的工作质量有着很大程度的影响。

2　电子档案与风险管理

2．1不确定性

所有对于风险的定义中无一例外地都提到了不确定性的问题。当风险存在的时候，就会存在两种或者是两种以上的结果，但是在我们面对风险的时候却不知道出现的是哪一种。

2．2损失

通常情况下来讲，后果中至少有一种是不能让人们所满意的。说到风险，人们都会潜意识的认为个人以及组织的资产受到损失，也可能是得到了要比预期的少。

3　对电子档案进行风险管理需要遵守的原则

3．1电子档案风险管理的前端控制原则

通常情况下来讲，前端控制是现代档案管理理念中的重要原则，其主要是以生命周期的理论作为基础，在这一原则中将文件的形成直到永久保存或是销毁的不同过程作为一个完整的过程。从电子文件形成之时甚至形成之前就对文件从形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并对文件形成和维护进行监督。前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。

3．2全程管理原则

全程管理是一种全面的管理，涉及文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。全程管理就是指整个电子文件的形成、积累和管理机制档案化并且在管理的前端，即从文件生成开始就对电子档案的整个生命周期进行控制，实施全程档案化管理。全程管理是一种过程管理，是通过过程控制实现结果控制。

4　结语

在对电子档案进行管理的过程中，一些不确定的因素给电子档案的价值带来了非常大的风险，而在电子档案管理的过程中引入风险管理，使得信息安全得到了一定的保证，同时也给电子档案的安全工作带来了新的希望。现阶段从风险管理的角度来考虑电子档案管理已经成为档案从业人员的一种重要思路。

参考文献:

［1］科飞管理咨询公司著．信息安全管理概论［M］．北京:机械工业出版社，2002: 21－43.

［2］国家档案局外事办公室组译．永久保护真实电子文件(国际学术报告会报告集)［M］．北京:中国档案出版社，2003: 98－136.

［3］安小米，焦红艳．文件管理国际标准: ISO15489的内容及特点［J］．中国档案，2002，(12) : 37－38.