浅谈企业基建档案的管理

魏 芳

（国电重庆恒泰发电有限公司，重庆 400805）

浅谈企业基建档案的管理

魏 芳

（国电重庆恒泰发电有限公司，重庆 400805）

针对企业的生产实际，提出加强企业基建档案管理的对策，包括建立档案管理机构、 建立专兼职结合的高素质档案工作队伍、 建立档案管理制度、实施超前控制和过程控制及闭环管理、加强信息化建设，以及实现资料全面共享。

企业；基建档案；管理工作

基建档案工作是企业管理基础工作的重要内容，它记录了工程建设的全过程，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的手段。笔者结合自己从事基建档案管理的工作经验和企业的要求，认为要抓好基建档案管理工作，需要从以下几个方面入手。

1 建立档案管理机构和工作网络

电力基建项目建设的时间比较长，参与的单位比较多，管理难度大。因此，必须要建立健全项目档案管理机构，明确规定管理人员、专业技术人员对项目竣工文件的形成、积累、整理、移交所负的责任，以确保档案的准确信和完整性。

基建项目规模较大，相关因素也比较多，而且施工队伍的人员流动性大，这就导致了档案资料的收集存在一定的难度，档案资料的完整性和准确性不容易得到保证。因此，档案管理机构有必要实行网络化，即由档案室、档案管理领导小组、档案管理三级网络组成。

档案室是档案工作任务的主要承担者，负责统一管理本基建项目的档案和档案工作，对业务职能部门及参建单位的档案工作进行监督和指导，设置专门的企业档案管理组织机构，并抓好组织建设是做好档案管理工作的关键 ，是项目公司与各参建单位对工作进行沟通协调的平台。

档案管理领导小组的职能是协调各参建单位及项目公司各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障。通常应当由分管领导、档案管理负责人、项目公司各部门及各参建单位负责人组成，对整个基建项目档案管理工作负领导责任 。

档案管理三级网络由业主单位、监理单位、其他参建单位组成。业主单位为一级网络，监理单位为二级网络，其他参建单位为三级网络。

2 建立专兼职结合的高素质档案工作队伍

事业成败，关键在人。根据企业基建工作的过程，以及目前档案事业信息化的发展趋势，档案管理人员既要对工程的基建过程和生产流程有所了解，同时又要熟悉和掌握计算机及管理信息技术等知识，对国家档案管理法规和行业标准明白清楚，并能熟练应用。另外，要有创新精神和吃苦耐劳的奉献精神。只有这样，才能胜任新建企业的档案管理工作，才能满足档案工作的服务信息化、信息资源网络化等要求。为此，建立一支专兼职结合的高素质档案工作队伍是做好档案工作的重要保证。在档案队伍建设中，要注意以下几点。

2.1 要选好档案工作机构的负责人

档案工作机构负责人是档案工作的带头人，责任重大，除了应精通业务外，还应该具有较高的理论修养和政策水平，具有较强的组织管理能力，具有务实的态度、开拓的精神和严谨的工作作风。因此，选好档案工作机构的负责人关系重大。

2.2 要保持企业档案工作队伍的稳定

稳定的档案工作队伍有利于档案业务情况的熟悉和业务水平的提高，从而保证项目档案工作的持续发展。档案工作的实践表明，频繁更换档案工作人员，对项目档案工作势必产生消极的影响。因此，管理部门应积极采取措施，保证档案工作队伍的相对稳定。

2.3 要加强对企业档案工作人员的继续教育和培训

信息化时代对档案管理工作人员提出了更高的要求，必须要掌握档案业务知识，能够熟练掌握和运用现代计算机、数字化技术、网络技术、现代管理知识等；熟悉企业生产、管理流程，了解相应的专业知识及生产经营环节所产生的文件资料。因此，要通过多种渠道，采取多种方式，全面加强对档案工作人员的档案知识、计算机知识，以及基建、生产管理流程的教育和培训，不断提高其业务水平，更新其知识结构，以满足档案工作发展的需要。

3 建立健全档案管理制度

要想档案工作能够顺利开展，制度是保证。企业必须高度重视和做好规章制度的制定工作。

一是要根据国家《档案法》、《企业档案工作规范》、《国家保密法》，以及地方档案局制定的档案管理办法，制定出适合本企业的各类档案管理制度和档案工作规定，做到档案管理有章可循、有法可依。这是实现企业基建档案管理工作规范化、制度化和标准化的保障。

二是要根据国家及行业推荐性的各类档案管理标准，制定本基建项目的档案管理标准。要对建设项目档案管理体制及职责、基建工程归档范围及责任的划分、竣工档案的编制方法及质量要求等作出详细的规定，并以红头文件形式下发到各参建单位及公司各部门，要求认真遵照执行，保证工程文件的管理处于有序的状态之中，为工程档案的形成、归档的准确及规范打下良好的基础。

4 实施超前控制、过程控制、闭环管理

4.1 加强合同管理，做好档案源头的把关定向

工程建设项目在与各参建单位、设备厂家签订的合同及有关协议中，应当明确规定对竣工档案的整理要求（或签订专门档案管理协议），以及对竣工档案移交的有关经济考核内容。要根据国家《建设项目（工程）档案验收办法》等规范性文件的规定，制定竣工文件编制办法、竣工文件归档范围和保管期限等。拟定工程档案接收方案，明确归档标准和案卷质量，并将方案在施工单位进场后及时下发，使施工单位明确哪些资料属于归档范围，哪些资料属临时保管，从档案形成的源头上把关定向。

4.2 狠抓档案内在的质量管理，把好案卷质量关

基建扩建工程开工后，企业档案管理部门要及时组织各参建单位参加竣工文件编制培训，并要求施工单位配备相对固定的技术人员，来负责工程建设全过程形成的文件材料的收集、整理、保管和利用工作。要狠抓档案内在的质量管理，要求各参建单位把好案卷质量关，力保文件齐全完整、签字手续完备。规定责任人签字必须由本人亲自签字的，就绝不允许他人代为签字。要确保竣工档案在形成中的齐全、完整。还要积极开展档案业务指导工作，多为施工单位的工程技术人员和档案人员提供档案业务知识咨询服务，为他们解决一些档案业务问题，及时了解施工文件的动态，更好地参与到对基建扩建档案工作全过程管理的监督和指导之中。

4.3 做好档案资料的全过程管理

要做好工程项目档案资料的全过程管理，对工程开工前的审批资料、开工后的施工资料及工程竣工后的验收资料，都要采取有效措施，对于基建项目档案要做到收集齐全、内容准确、整理规范，并按期整理完毕和办理移交。

4.4 档案工作者应参加工程质量监督检查

为掌握参建单位竣工资料的形成情况，档案部门应参加监督检查大纲要求的各节点的工程监督检查，检查工程资料的质量，从而及时发现和解决问题，保证施工单位竣工资料在形成过程中就做到满足档案管理的要求，避免不必要的返工，确保竣工档案规范化管理。

4.5 档案工作者应参加竣工验收

竣工档案验收是工程验收不可缺少的重要部分，档案管理人员在参加工程竣工验收时，要严格审查工程档案材料的完整性、准确性和规范性，做到及时发现问题，及时整改。

4.6 充分发挥监理的管理优势和技术优势，推进档案管理工作

监理在工程建设中负责整个工程建设的监督检查工作，并参与工程竣工验收，同时负责向项目法人提交工程建设监理档案资料。监理队伍多数是由各专业的技术专家组成，对工程的设计、施工、变更等情况非常清楚。因此，充分发挥监理的管理优势，加强对各参建单位档案管理工作的督促检查，能够更加有效地促进档案工作的顺利推进；同时，充分发挥监理人员技术优势，对保证档案资料的齐全、完整、准确、系统，以及提高档案管理水平具有重要作用。所以，在工程建设过程中，要充分发挥监理的优势，推进档案管理工作。

5 加强信息化建设，实现资料全面共享

数字化技术的应用和普及，推动了档案工作的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力。档案部门要积极参与到企业信息化建设当中去，尽快实现档案工作的标准化、自动化、信息化，并出台相关文件规范对电子档案进行管理。要充分利用现代化设备（计算机、扫描仪、服务器等），将各类检索目录录入计算机系统，对各类档案实体完成电子化工作。并通过基建及生产MIS系统、办公自动化系统（OA）、档案管理系统以及计算机网络的传输，进行电子文件的自动接收、整编、立卷工作，使文件、档案管理达到一体化，档案全文存储及全息检索，实现档案管理的全面信息化和档案信息资源的全面共享，实现档案业务的自动化，更好地为企业工程建设及生产经营管理服务。

［1］ 史江，刘婷婷．企业档案管理社会化问题初探［J］．档案学通讯，2010，（5）：80-83.

［2］ 张海燕.企业档案的知识化管理策略研究［D］．苏州：苏州大学，2008.

［3］ 黄世喆.现代企业制度下企业档案管理研究［J］．档案学通讯，2006，（3）：46-49.

A Study on the Management of Capital Construction Archives in Enterprises

WEI Fang
（Chongqing Hengtai Power Generation Co.,Ltd.of China Guodian Corporation，Chongqing 400805，China）

Based on the actual production of enterprises，this article puts forwards measures to strengthen the management of capital construction archives such as establishing institutions of archives administration，building a well-qualified full-time and part-time archives working staff，setting up an archives administration system，implementing advance control and process control and closed-loop management，reinforcing the informatization construction and realizing full sharing of data．

Enterprise；construction file；management

G271

A

1008-8032（2015）05-0060-03

2014-11-12

魏 芳（1966-），档案馆员，研究方向为企业档案管理。