民办高等院校固定资产档案管理对策探索

□ 孙克巍 薛东红 张力洲 宋庆宝

随着我国民办高等院校的不断发展壮大，学校中的资产管理工作也进入了高速发展时期，近年来，伴随着招生规模的不断扩大，各校需要不断购置大量的教学仪器设备、办公用品等来满足办学规模增长的需求，有时会涉及陈旧设备维修、维护、改造、报废的情况，因此，在民办高等院校的固定资产管理环节中，档案管理工作是非常重要的一环，是原始凭证的留存和记录的关键环节，也是民办高等院校迎接各类评估、检查等工作重要指标的出处，更是民办高等院校发展历史的重要见证。

一、民办高等院校固定资产档案管理中存在的问题

固定资产档案是固定资产采购、日常管理使用及处置活动的第一手资料，随着固定资产管理工作的发展，固定资产档案已不止传统的文字、图表、卡片等，还应包括相关的声音、图像等载体。值得肯定的是目前民办高等院校固定资产档案管理工作已经日趋规范化，大部分高校都能以资产卡片的形式对固定资产建立档案，并严格管理，促进固定资产的增值保值，但是不可否认的是民办高等院校档案管理工作还普遍存在以下几个问题:

(一)设备仪器类固定资产档案收集存在不够齐全现象。一般来说高校固定资产管理工作中提到的设备仪器主要为教学仪器设备。民办高等院校资产管理普遍采用校院两级管理制度，部分教学仪器设备采购回来之后，使用单位没有注意原始购置资料的收集与保存，使用过程中也没有注意使用、维护记录的保存，给教学仪器设备的管护及维修工作带来一定的困难。

(二)固定资产档案管理工作统筹性不强。高校是一个规模庞大的组织，民办高等院校亦然。而且，资产设备管理部门与各使用单位之间在校园内是平行单位的关系，即使是与固定资产管理工作相关的事务也无权调动使用单位的人力、物力，综合协调力显得薄弱，需报请主管的校级领导协调，当领导事务繁忙的时候则很难及时做好归档、存档等系列管理工作。

(三)声像档案管理工作需提升高度。目前民办高等院校固定资产档案管理普遍还未将声像档案提升至与传统档案同样的高度上对待。有的高校将声像档案交给宣传部门归档，而宣传部门又未能清楚认识到这些档案的重要性，而且声像档案不具有补救的条件，如果发生突发事件导致灭失的情况，损失将是无法弥补的。

二、民办高等院校固定资产档案管理中存在问题的成因

(一)对固定资产档案的重视程度不够。领导重视不够，部分民办高等院校存在档案归档意识不高、制度不健全现象，档案管理部门(人员)积极性不高，甚至忽视档案管理工作。

(二)对固定资产档案工作的监督、考核力度不够。多数民办高等院校的资产管理归口部门只有完成工作的义务，却没有对使用单位固定资产档案管理工作进行监督、考核的权力。这种管理与使用之间的脱节现象，导致了民办高等院校固定资产档案管理工作的不到位，这与加强民办高等院校固定资产档案管理的初衷背道而驰。

(三)片面追求节约办公成本，忽视有关工作程序的需求。在民办高等院校涉及固定资产采购、使用、维护和管理等实际工作中，往往存在着部分负责人为了节约办公经费或是图省事，而人为忽视、漠视了必要的工作程序，该办的手续不办，需要的办公资料迟迟不能到位，这种脱节现象直接影响到了固定资产档案的管理工作。

(四)片面追求归档率，忽视归档的质量。有的民办高等院校在固定资产档案归档过程中不分青红皂白将所有相关文件交给档案管理部门，泥沙俱下，给档案管理部门带来了不必要的工作难度。

(五)民办高等院校资产管理人员队伍不专。民办高等院校资产管理人员不专现象十分普遍，形成这一现象的原因主要为各校在建校初期或高薪外聘或直接从母体聘用监管固定资产管理人员;待独立或办学规模扩大后原有人手不能满足日益增长的业务量的需求，遂招聘或内部调剂新的资产管理人员，不可避免地新老人员间存在认识差距及“磨合期”。专业培训和业务主管部门指导的缺乏，都会或多或少导致固定资产档案的遗漏和灭失。

(六)民办高等院校用人原则上以“精兵简政”为主。我国的民办高等院校办学历史大部分相对时间较短，人员精干，工作强度与公办院校相比相对稍大，固定资产档案管理工作通常不会设专人管理、专人负责。这就给固定资产档案管理工作提出了难题，如何找到档案管理工作与其他工作间的平衡点也需要深入探讨。

三、提升民办高等院校固定资产档案管理水平的建议

(一)民办高等院校领导要重视固定资产档案管理工作。民办高等院校由于其特殊的体制，领导的重视程度是一个关键因素。领导认识不到位，工作就难落实。所以进一步提高固定资产档案管理水平，领导是否意识到固定资产档案管理工作的重要性是关键。

(二)建立健全相关制度。不以规矩，不成方圆。各级固定资产管理、使用单位必须严格按照固定资产管理制度，强化档案管理。固定资产按类分项进行编号，统一建立档案、落实责任、及时归档。在这个过程中，要以摸着石头过河的精神不断对工作程序进行适当的调整，以满足民办高等院校的需求。

(三)加强监督与考核工作。监督与考核工作是固定资产档案管理工作能否落到实处的重要环节。引入监督考核制度，对固定资产使用部门的档案管理工作进行适度奖惩，有利于强化固定资产档案管理工作。

(四)固定资产档案管理要与学校档案室(档案馆)结合起来。无论是档案的存放环境，还是档案管理人员的业务知识水平，学校档案室(档案馆)都是最高水平的，重要的固定资产档案应由资产设备处收集整理后复制一份交由学校档案室存档。

民办高等院校固定资产档案管理的目的是确保固定资产档案的价值能够完整、准确、系统地体现。但是固定资产档案管理工作是一个比较复杂的过程，涉及范围比较广，信息量巨大，系统性较强，这就需要探讨一个适合民办高等院校特点的固定资产档案管理方式，以固定资产档案管理促进民办高等院校提高固定资产的利用价值和利用率，这也是固定资产档案管理工作的主要目的和价值体现。

［1］施书稳，石海英.浅议固定资产档案管理［J］.黑龙江科技信息，2010

［2］孟世恩.对我国档案信息化建设实施的理论思考［J］.档案学通讯，2004

［3］卢冬.对固定资产投资项目档案验收工作的思考［J］.经营管理者，2009

［4］连文平，倪玲.固定资产投资项目档案工作中的主要问题与相应对策［J］.机电兵船档案，2007

［5］侯伟霞.浅析固定资产投资项目档案的管理［J］.中国管理信息化，2012

［6］石丽.论固定资产投资项目档案的管理［J］.机电兵船档案，2010