从日语商务文书写作看跨文化交际能力的培养

沈美华

(常州工学院外国语学院，江苏 常州 213002)

跨文化交际指不同语言不同文化背景者之间的交际。跨文化交际能力也是语言交际能力的体现，语言交际既有口语交际也有书面语交际。为了避免不同文化间的跨文化交际失败，外语教学中越来越重视跨文化交际能力的培养。跨文化交际重要的是交际者具有跨文化意识，跨文化意识是对文化差异的意识，培养学生对文化差异的意识是外语教学的一个重要内容［1］。进入21世纪后，中日两国之间经济贸易等方面的交流相当频繁。这种商务活动除了口语交际外，还有邮件、信函等文字方面的交际。能否正确进行书面表达也影响到双方交流的成功与否。日语有文章语和口语之分，根据对象不同还有敬语、谦语之分。日语商务文书写作课程的目的是为了让日语学习者了解各种不同商务文书的文体及其文化内涵，培养学习者正确运用语言进行商务文书写作的能力，从而顺利完成商务交际活动。

一、日语商务文书语言交际的要求与特点

写作是语言输出行为，运用贴切的词汇和正确的语法条理清晰地表达出写作者的思想和观点，写出的文章要让读者读懂，理解。商务文书写作是日语写作课程的延伸，高校日语专业教学大纲对写作课程的要求是讲授各类实用文体的文章，使学生掌握日语独特的表达方式。商务活动中，仅仅掌握流利的日语和商务专业知识还不够，文化差异容易引起双方误会，造成沟通困难，增加商务失败风险，跨文化交际能力的培养直接影响到语言能力和商务活动能力的培养［2］。商务文书写作是语言交际行为，根据语法规则，以及沟通双方的社会背景和文化背景，将语言组织成商务文书，达到成功沟通的目的。交际者的商务文书写作能力也影响到商务活动能否成功实现。现代商务活动中，电话是相当便利快捷的通信手段，在网络手段发达的当今时代，邮件往来成为了业务联络的最佳选择。商务活动中的业务双方为了正确传递交流内容，留下必要的记录，仍然需要以书面形式联系。商务文书有业务往来联络、调查报告、问候信、邀请函等内容的文书，各类文书有相应的书写格式，写作者在撰写时要正确表达所传递的内容，思路清晰，简明扼要，条项清楚。

日语商务文书分对外联络文书和对内联络文书。对外文书中又分加深相互理解的社交文书和业务用涉外文书，社交文书的特点是重视礼仪礼节，以便构建双方良好的合作关系［3］，包括邀请函、问候信、感谢信、祝贺信等。促使商务活动顺利展开的业务用涉外文书包括订单、报价书、业务委托书、通知函、交涉函、道歉信、抗议信等。社交文书较多使用敬语、谦语表达，根据交际对象，分别使用尊敬语或谦逊语。尊敬语和谦逊语的误用会导致失礼，引起对方不快，过度使用敬语又会使表达显得别扭。对内文书为了便于公司内部的沟通和联系，要求能准确传递信息。因为是内部联系用文书，以效率为先，不需要过于讲究礼仪，敬语使用控制在最小范围。

二、商务文书写作原则

商务文书的目的是相互沟通，促使商务活动成功完成。中日间商务活动双方存在着商务经验、文化背景和商务习惯等方面的差异。在撰写日语商务文书时应遵循如下原则。

(一)保持文书格式的完整性

日语商务文书格式严谨，社交文书采用竖式，业务用文书采用横式，由文书编号、发送日期、收件者和发送者名称、标题、前文、主文、结尾、别记等项目构成。前文还包括书信开头部分的「頭語」、不同季节的「時候の挨拶」和对方「安否の挨拶」等，结尾在信函文书中被称作「結語」。文书的「頭語」和「結語」必须呼应。如「頭語」为「拝啓」则「結語」应写「敬具」，「頭語」为「前略」则「結語」应写「草々」。注意这些项目的书写格式和前后文的呼应是否符合规范，收件人名或职位是否有误，是否存在漏字错字，尤其是涉及货物品名、价格、地点、日期等商务活动的重要内容时都要仔细确认。一旦出现错误，会给对方留下不谨慎的印象，对方甚至会对文书发送方产生不信任，影响商务活动的展开。

(二)正确使用敬语

无论是感谢信、邀请函还是交涉信、抗议信，为了确保礼仪周全，日语的商务文书表达都采用敬语。敬语有尊敬语、谦逊语和郑重语之分，不同场合的敬语使用较难把握。文书中的对方公司称为「貴社」「御社」，己方公司为「当社」「弊社」;称呼收信人为「貴殿」「～様」，己方自谦为「私」「小生」。虽然敬语误用会导致失礼，但并非敬语越多越能体现敬意。例如:日语尊敬语有「お聞きになる」类的「ご/お～になる」或「注文される」类的「れる/られる」等表达方式，有人使用双重敬语表达为「ご注文される」，这种表达方式就是敬语过剩，反而会使表达显得很别扭。撰写文书时要正确把握，合理使用敬语。

(三)注重文书的时效性

日本人受到他人关照后，会及时向对方发送感谢信以表谢意。对方公司有庆典活动或某人升职时也会发送贺信以表庆贺。当对方遭遇不幸或遇到困难，或是生病住院时，要写慰问信加以鼓励，安慰对方。此类文书必须注意时效性，如果延误时机发送则与初衷相违，失去了原本的写信目的，引起对方不快，获得相反的效果。邀请函须至少提早一个月发出，以便对方做好安排，如果未提前发出，可能会打乱对方的行程，达不到邀请对方的目的。其他业务联络文书也相同，及时发送文书十分重要。

(四)简明扼要，阐明事实

商务文书的写作要简洁，做到目的明确，条项清晰。对方生病或遭遇不幸时，慰问信内容要简短，以安慰、鼓励为主，避免探寻对方病情或造成不幸的具体原因，否则有打探对方隐私之嫌，增加对方的心理负担。

由于对方取消订单给己方业务活动中的价格谈判、赔偿交涉，或者交期延误等文书，写作者站在请求者的立场，以客观事实为依据进行说明，请求对方理解己方难处，从而使对方接纳己方的要求，达到交际目的。如果拒绝对方要求，文书要避免暧昧性表达，明确拒绝，以免对方猜测等待，引起误会。

(五)以礼待人，表明诚意

无论是社交文书还是业务文书，都应不失礼节，体现诚意。例如写感谢信时，应涉及感谢的实际内容，避免空洞的表面客套。给对方公司发送问候信、祝贺信等社交文书时，不要涉及其他业务方面的内容，否则失去问候或祝贺的诚意，成为普通的业务联络。即使是抗议信或交涉文书，撰写者仍然要说明客观情况，主张抗议的正当性，不要因为理在己方而以诘问或威胁的语气咄咄逼人，或者满篇说教言论居高临下地提出要求，给对方一种强势高压的印象引起反感，这样对双方的沟通没有任何益处，达不到解决问题的目的。撰写此类文书时应慎重，正确把握状况，避免个人感情用事造成的失礼行为。

三、商务文书写作中跨文化交际能力的培养途径

商务文书写作以实现交际双方的沟通为目的。文化能力影响交际能力，因此，在培养语言运用能力的同时应注重文化能力的培养。对于商务文书写作中跨文化交际能力的培养途径，笔者提出以下几点思考。

(一)培养对日本文化的兴趣，加强对日本文化的理解

商务文书写作能力受到写作者日语语言运用能力和商务知识的影响，尤其受到跨文化交际能力的影响。写作者的语言习惯及其个人世界观、价值观都会对商务文书写作产生影响。语言是文化的载体，学习语言就是学习文化。同时，文化无所不在，语言的正确使用要受文化的制约［4］。商务文书实用性强，非母语写作者在撰写时很容易受母语文化影响，出现跨文化交际失误。由于学习者尚未踏入社会，对商务活动知之甚少，对日本文化的理解也有限，没有接触过对日商务的交际活动，因此教学中应对不同商务文书的语用背景和商务活动环境进行详细讲解，加强学生对日本文化的理解。增加商务案例，模拟商务活动场景，让学习者积极参与体验，提高对日本文化的兴趣。

(二)利用多媒体手段，加强对学生跨文化能力的培养

由于媒体技术的发展，相关的图片、视频、商务文化活动等教学素材丰富多彩，课堂外的文化学习和交流方式更趋多样化，学生通过网络能体验和感受日本文化。教师对课堂外的延伸学习作正确的引导，并指导学生比较辨别中日文化的不同之处，培养学生写作中的跨文化意识和日语思维能力。

(三)改变教学策略，积累商务文书写作经验

目前日语商务文书写作课程有商务函电和应用文写作，授课方式以教师讲授为主，侧重于各类商务文书的解释说明。函电课程中商务词汇量大，敬语表达多，由于中日文化背景的不同和商务知识的欠缺，学习者即使学习了此类课程，商务文书写作能力也提高不大。商务文书写作课程应结合商务知识和活动背景讲授相关的词汇、语义内涵，使学习者了解词汇的语用功能从而能准确运用相关词汇。敬语语法并不难，正确把握不同场景产生的敬语语用变化才是真正的难点。日本交际文化中重视“内外”有别，如同一人物由公司内部上下关系转为内外关系时，其角色出现转变，相应的敬语表达也必须跟着改变。日本人交际时习惯以天气问候为开场白，因此，季节语问候也是日语社交文书的特色。日本文化注重人际关系的“和”，无论是口语交际还是书面语交际，都要注意礼节，站在对方立场为对方着想，避免语言冲撞带来的交际行为失败。写作教学中多运用商务文书范例，让学习者主动参与讨论，了解各类文书的文化背景、商务活动习惯和思维方式，理清商务活动双方之间的关系。在充分理解商务文书范例的前提下，设置各类商务活动场景让学生仿写，让学生相互批改作业，然后再由教师作点评，这样有助于加深学生对商务知识和商务文化的了解，达到提高学生商务文书写作能力的教学目的。

四、结语

随着中日之间各种形式商务活动的增多，实用性强的商务文书写作技能应被相关从业者熟练掌握。日语商务文书的写作是一种书面语言交际行为，中日文化差异也会导致语言交际行为的失败。商务文书的写作能力与商务知识的积累、跨文化交际能力的培养有着很大的关系。因此在教学过程中应培养学生对中日文化差异的意识，促进学生商务文书写作能力的提高。

［1］ 肖少华，刘海峰．跨文化交际与外语教学［J］．海外英语，2013(11):33－34．

［2］ 周林娟，潘幼芳．商务日语教学中的语用能力培养研究［J］．日语学习与研究，2010(1):71－76．

［3］ 松田満江，三木邦裕．手紙·文書の書き方［M］．東京:ナツメ社，2002．

［4］ 张振会．谈跨文化交际与大学日语教学［J］．现化企业教育，2008(8):189－190．