特高压输变电工程监理档案资料管理方法探讨

方 勇

（湖南电力建设监理咨询有限责任公司， 湖南 长沙 410000）

0 引 言

特高压输变电工程的工期特别长、规模特别大、技术特别复杂、参建单位特别多，整个工程监理过程环节繁杂，监理协调工作量特别大，相应的监理档案资料特别多。监理档案资料是监理工作的原始记录，是评定监理工作、界定监理责任的重要依据,是工程建设过程的真实写照，更是工程竣工档案的重要组成部分。监理档案资料管理的成效直接影响监理成果质量，是监理水平高低的重要标志，同时，监理档案资料能为后续的特高压工程建设提供宝贵的参考依据。笔者就一些特高压工程监理档案资料管理方法进行了详细阐述。

1 特高压输变电工程监理档案资料管理的意义

特高压输变电工程工期长、规模大、技术复杂、参建单位多，对监理档案资料进行科学管理，可以为监理工作的顺利开展创造良好条件，亦是监理单位保护自我、赢得业主信任的必然需要。

监理档案资料管理是工程信息管理的一项重要工作。它是监理人员实施工程建设监理、开展质量、安全、进度目标控制的基础性工作。在监理实施过程中产生的各种信息，经过收集、整理、加工和传递，以监理档案资料的形式进行管理和保存，成为有价值的监理信息资源，是监理人员进行质量、安全、进度目标控制的客观依据。

监理档案资料管理是提高监理工作成效的重要手段。监理档案资料经过系统、科学的整理归类，形成监理档案资料库。系统、科学的监理档案资料库能为监理人员及时提供完整的资料依据，迅速解决监理工作中的问题；反之，若监理档案资料管理混乱，就会出现资料不全甚至散失，严重影响监理工作的正确决策以及监理在业主和施工单位中的信誉。

监理档案资料管理是持续提升监理业务水平的重要途径。科学开展监理档案资料管理，将监理工作中形成的各项文字、声像、图纸及报表等资料进行统一管理和保存，确保文件和档案资料的完整性，在项目建成竣工后将完整的监理档案资料移交建设单位，作为工程监理档案。完整的工程监理档案资料是监理单位的宝贵财富，能为监理人员提供丰富的监理工作经验，有利于不断提高监理业务水平，同时为后续工程提供借鉴。

2 特高压输变电工程监理档案资料的收集、编制和分类

特高压输变电工程监理档案资料的编制和分类主要围绕监理竣工资料展开，监理档案资料的竣工移交目录详见表1。其中说明一栏是在日常监理档案资料管理中需特别注意的事项。在日常监理档案资料收集中，对由非监理单位产生的文件一定要保证质量，特别是相关文件报审附件，需在审查过程中严格把关。

表1 监理档案资料的竣工移交目录

3 特高压输变电工程监理档案资料科学管理的一些方法

3.1 建立工程资料数据库，追溯资料管控流程

特高压输变电工程工期长、规模大、参建单位多，监理单位做为各参建单位的联系纽带，所有工程资料都通过监理单位进行流转。例如一份工程设计变更就需要业主、设计、监理、施工、运行、物资六方参与流转。特高压工程建设时间跨度大、资料种类繁多、流转过程复杂，资料的可追溯性尤为重要。笔者根据特高压工程资料管理的经验，利用EXCEL 表建立工程资料数据库，用列表方式进行管控，确保每份文件流转过程都能追根溯源(如图 1)。

工程资料数据库，可收集、整理时间跨度超 2 a、文件份数上万的工程资料，同时能详实地记录每一份文件从产生、处理、收集到归档的全过程。数据库的列表功能，可以迅速查询到任何一份文件的处理流转情况，给监理工作带来极大便利；数据库的统计功能，可以及时掌握工程档案资料形成情况。工程资料数据库在特高压工程监理档案资料的科学管理中能大大提高监理工作效率。

图1 工程资料数据库

列 2 中填写文件的完成情况，完成用“!”表示为已经流转完毕(包括签章、发放、存档等)；

列 3～7 中填写新生成文件的相关内容，包括 “文件名称、编号、份数、产生单位、发文人”，生成文件包括监理文件、施工文件、设计文件、业主文件、物资文件、运行文件及各种往来函件。

列 8～12 中填写监理处理文件的情况，包括“文件接收人、接收时间、监理审阅人、回复日期”等。

列 13～14 中填写文件交业主后的处理情况。

列 15～18 中填写文件经监理、业主处理后返回各相关单位情况。其中“文件发放流向”包括施工、设计、运行、物资等单位。

列 19～21 中填写文件的归档情况。

列 22 中根据需要备注一些需特别说明的情况，比如作废、取消等。

3.2 编制图纸监控卡，确保图纸处于受控状态

特高压输变电工程规模大，技术复杂，施工图纸超 200卷册。特高压工程设备采购招标相对滞后，设计单位不能一次提供全部施工图纸，只能根据工程进展情况分批提供图纸，加上实际施工需要和厂家设备制造变更等原因，增加了施工图纸变更，甚至出现一份图纸变更几次的情况。特高压工程建设初期至竣工结算超 2 a 时长，施工图纸作为最重要的工程文件之一，是监理人员开展监理工作的重要的依据。如何保证施工图纸处于受控状态且便于查询等问题在监理档案资料管理中显得尤为重要。

为了科学管理图纸，在实际工作中，将每册图纸装入文件档案盒，在背脊上标识图纸名称和编号(图 2)，并在档案盒内页建立施工图纸监控卡(图 3)。每册图纸建立专门的文件档案盒，图纸名称和编号清晰可查，便于有序、长时间的保存放置，也便于在超2年的工期过程中监理人员随时查阅，避免施工图纸杂乱无章；用图纸监控卡对施工图纸的有效性进行管控，确保每一册图纸一直处于最新有效版本，便于监理人员掌握施工实际情况和技经人员查询计算实际工程量，避免失效图纸在工程现场中使用。

图2 图纸名称和编号

图3 图纸监控卡

3.3 统一规范，对施工、监理档案资料编制进行科学管理

特高压输变电工程建设规模大、参建单位多，参建人员多，各施工单位对资料管理重视程度不一，各施工管理人员、技术人员业务素质良莠不齐，资料编制各自为政，资料整编、填写不规范，尤其是报审文件的附件质量难以满足归档要求。监理档案资料的质量与施工单位资料形成过程的管控息息相关，一方面，需要对施工单位加强资料管理的宣贯培训；另一方面要加强对监理人员培训学习，严格执行标准，拒收不符合标准的资料，从源头保证资料质量，同时也要保证监理内业资料质量。

在特高压输变电工程建设中，许多实际参与编写资料的专业技术人员没有参加过建设单位统一组织开展的档案资料管理培训。同时许多实际资料整理过程中出现的细节问题无法在培训中全部提到，影响工程档案资料的规范性。建设工程开工初期，监理单位协同建设单位组织工程各参建单位所有项目管理人员进行统一的档案资料编制交底。根据多年特高压工程监理档案资料管理经验，监理项目部对报审表的说明设置形成文字记录下发各参建单位，明确页边距、字体、行距等内容，确保实际形成的报审文件格式统一、规范。同时，参照报审表的说明设置，对施工单位各验评记录也设定了统一标准，使得各家单位报送的资料格式统一。

监理内业资料是监理档案资料科学管理的重要环节。监理档案资料整编过程具有阶段性、时效性等特殊性，工程施工过程以及隐蔽工程验收、工程材料报审等也具有时过境迁、难以追忆等特性。资料整理过程中需加强对监理档案资料整理人员的教育，使之充分认识到监理档案资料整理工作的意义和重要性。通过教育、培训提高监理人员的责任心，激发工作的积极性和主动性，使他们在工作中自觉遵守有关规定，认真、及时、准确、规范地完成监理档案资料的收集和整理工作，避免出现错填、误填、少填、漏填等不规范的现象，严禁在资料整理过程中进行弄虚作假、胡编乱造。在工程实施过程中，要求监理人员定期收集工程实际情况及相关信息资料，加以分析比较，判断工程监理档案资料管理是否仍处于受控状态，规范资料的归档。若发现资料缺少、漏项，应及时纠正，保证工程监理档案资料管理目标如期实现。

监理档案资料管理也要充分利用计算机网络信息技术，通过建立工程材料进场报审、施工试验报审、施工方案报审、特殊工种报审、施工机械报审、工程验收、工程量、工程进度款报审等监理管理台帐，实现监理档案资料管理的计算机数字化，提高管理效率。

3.4 编制工程档案资料管理工作简报，提升项目资料管理水平

特高压输变电工程建设工期长，工程监理档案资料内容多、涉及面广，在资料管理过程中，经常出现各种各样的问题，有些问题具有一定的共性。为规范监理档案资料的科学管理，有必要建立“事前策划、事中检查、事后总结”的管理办法。在实际工作中，笔者定期编制《档案资料管理工作简报》(见图 4)。在《档案资料管理工作简报》中包含有：(1)本期图纸情况，让参建人员了解图纸是否满足现场施工进度的需要，并及时掌握图纸发生变更的状况；(2)本期资料管理工作重点，提醒相关人员加强对资料的编制收集；(3)档案工作中发现的问题，及时提出资料中存在的问题和问题分析以及解决建议；(4)下阶段资料管理，策划下阶段的资料管理重点工作和检查安排；(5)资料管理工作建议，及时提供一些好的资料管理办法和工作建议，提高整个项目的资料管理水平等。将《档案资料管理工作简报》及时通报给业主、设计、施工等参建单位，让各单位领导加强对资料管理工作的重视，确保资料管理工作的有效开展和积极推进。

图4 档案资料管理工作简报

4 结 语

特高压输变电工程资料质量要求高，新技术、新工艺应用多，对资料的收集、整理提出了更高的要求。在监理档案资料管理过程中，因牵涉面广、涉及单位多、时间跨度长，致使管理难度增大。常规的输变电工程资料管理办法难以满足特高压工程的需求，必须采用一些科学、有效的新方法加强监理档案资料管理。文中介绍的几个方法都是笔者在实际工作中总结提升的经验，并在 ±800 kV 换流站、1 000 kV 变电站工程等特高压建设中都进行了实际应用，效果良好，能明显提高资料管理的效率，是行之有效的办法。