试析企业费用报销监管问题及对策

中国石化江汉油田分公司江汉采油厂 钟琴

试析企业费用报销监管问题及对策

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费用支出在企业财务中起着很重要的作用，如何控制支出是很多企业面临的问题，其中费用报销是控制费用主要的环节。近年来有关费用报销的财务事件不断增加，如何有效的认识和处理企业费用报销中存在的问题，对于企业有着重要意义。

费用报销 问题 解决方法

“费用”指的是企业在一定时间内，消耗资源的一个重要指标。企业发生的每一笔费用都要进行归纳整理，列在各自的费用项目上。一家企业在运营过程中所产生费用的来源和用途，从不同的角度上体现了企业经营状况，且影响着企业的发展进程，甚至影响着企业的可持续生存空间。由此可见，费用在企业财务中占据着至关重要的作用。费用报销是控制企业财务支出的一个重要环节，向财务部门申请报销的各项费用，是否合法；财务报告中数据是否准确；如何避免虚假业务、不规范报销的发生；提高财务可信度的策略，这些内容都是企业面临的问题。

一、企业费用报销中存在的问题

(一)报销体系没有充分的管理制度

我国各公司的费用是通过简单的票据进行兑付，这种方式很容易导致信息出现虚假化，在某种程度上严重影响了企业在费用报销上的统一性和正确性。这种模式体现了我国现在的财务体系缺乏主动性。财务管理的被动化使得企业对员工无法有效的进行监督和管理。甚至有些企业还出现了员工和财务人员串通一气，利用财务系统的漏洞谋取私利，对公司的财产进行侵犯，导致大量公司资源流失。在现有企业的报销体系中，工作人员只要通过相关票据，且经过领导审核就可以得到报销款项。在这样的传统财务体系下，很多人容易动歪脑筋，降低了监管的自觉性，为公司带来了巨大的经济损失。与此同时，这种传统财务模式也降低了财务人员对报销问题的重视程度。

(二)报销凭据存在严重的造假现象

在企业中实际的报销监管情况有很多票据作假的现象发生。导致其出现的根本原因有很多：有企业自身的的内部原因；也有外部环境的原因。存在的内部原因同样有很多种，但主要是某些员工将不在报销项目中的票据，通过个人手段变成了报销的凭证；外在的因素中则存在着原本就不合格或者虚假的票据依然得到了报销。在企业中存在着很多的徇私舞弊手段，如：越权审批、同比款项报销多次、虚假或者虚报等，这些徇私舞弊手段反映出企业在内部尤其是财务上的监管存在着很大漏洞。

(三)监管机制不完善

现在企业费用的报销，只要有高层领导签字就可以通过财政的审批，实行报销。这样简单而直接的程序导致了报销制度缺乏监管，报销费用监管失控。如果企业缺乏一个合理的报销监管体系，申请人在申请报销的过程中缺乏监管，很容易出现弄虚作假的行为。

二、企业费用报销中问题的根源

关于企业费用报销的问题，国家出台了许多制度来保障队会计、审批领导及相关责任人进行规范，具体规范了报销流程、业务事项、原始凭证等“如何做”、“做什么”的问题。各单位也依据国家的法律、法规和自身特点，制订了具体的内部管理制度。国家法律的出台，对会计人员的工作起了规范和指导作用，加强了会计人员的业务素质及业务水平。

但是在实际的实施操作过程中，不论制度多么完善，措施多么严密，总是无法杜绝报销行业中弄虚作假情况的出现。这些情况的出现都在不同情况下暴露出了我国企业报销环节存在的纰漏。曾经某财经杂志报道了这样一个案例：银光发公司在为粉饰自身，在黑市上伪造了各种单据。这个案例体现了我国我国的部分公司在费用列项、领导审批等诸多环节上均存在问题。在企业中如果仅靠各岗位上工作人员的职业道德和职业操守来维护企业财务秩序是根本做不到的。因此，企业费用报销上问题根源在于各个环节的监管上。

三、企业报销问题的具体表现

(一)在计划的制定方面

首先，对费用的计划缺少针对性，过于笼统。

例如：单位的差旅费、办公费用、通讯费以及招待费等费用在制定支出计划时，对于具体部门的差异不做考虑或者考虑不够，按照统一的指标，生搬硬套，导致不需要的部门剩余很多，真正需要的部门却不够用，这也是一种典型的资源浪费。

其次，计划死板没有灵活性，费用计划的长期不变，导致市场经济的政策，需求等无法发挥作用。另外，有些单位的工作人员对制定计划持以敷衍等态度，将上一年度的费用计划照搬照抄，根本不考虑实际状况。

(二)审批方面

审批方面也有很多问题。首先，审批职责不明确，非常容易出现责任推卸“踢皮球”的现象；其次，审批不讲原则，缺少责任感；最后，审批方式“一支笔”，缺乏透明度，难以监管。

(三)发票的使用方法

发票是报销的主要凭证，在现实中发票使用不规范的现象屡见不鲜。这主要有两种情况：第一，经纪业务是存在的，而发票确实是虚假的；第二种是业务本身就不存在或者不合理，用假发票进行虚报。这些都对企业报销带来了极大的问题。

四、加强企业费用报销监控的有效对策

企业必须加强对费用报销的监管力度，确保企业的经济利益不受损失的同时，有效的节约成本，增强企业竞争实力。

(一)加强对资金的监管

加强对企业资金的监管力度，提高企业资金的有效利用率，节约开支，制定相对合理的支出计划。

首先，企业财务人员应当认真编制费用计划。企业经营活动是一个消耗现有资产的价值，不断创造新价值，并不断补偿消耗的过程。所以企业的费用都是直接或者间接的由经办人花费。为了有效的控制费用支出，以最少的费用换取最大的利益，企业应该根据实际情况，对企业开支多少进行分析，制定科学的计划，从而判定支出的先后顺序，合理分配资源。

其次，对计划要进行合理的调整，费用计划是在财务活动前完成。由于影响财务活动的因素很多，使财务活动的结果很难判定，导致费用报销计划很难天衣无缝，这就要求要随时了解市场信息，对费用计划进行科学的调整。

(二)报销过程管理

注重报销的过程管理，将“事后评价制度”革新为“实时跟踪制度”。简而言之，就是强调在报销的每一个环节做到监管。如果在业务已经发生后在进行评价那就为时已晚了。在财务报销中，只有每一个环节的责任人都高度认真，高度负责，才能保证资金的正确使用。报销过程的监控必须要做到以下几点：

1、费用发生前，要监督费用类项的合理性和可靠性

首先，应当制定专门的规章制度，对职工的长期使用的各项费用制定使用计划，并将计划精确到周、日。对于偶尔发生的费用要按照使用量和用途进行级别分类，根据等级制定标准；其次，在计划中尽可能的细化、全面，而且要在进行中根据实际情况合理调整；再次，计划的实行通过审核才能实行。另外要根据计划，按月对相应部门的主管进行考核，并与其绩效挂钩。另外计划还要做到公开，充分接纳群众的建议。

2、对相应票据进行监督

对相应票据合法性、正规性、有效性进行监督，那些不合格的票据需要退回，同时对经济事项本身的真实性进行调查核实，虚假杜撰的经济事项不予以报销。

3、严格监管滥用职权情况的发生

对于审批的结果要进行复核，查看有没有越权审批，滥用职权，串通舞弊的行为发生。

4、对出纳员的报销环节要进行检查，避免差错

部分出纳人员由于工作态度不认真，马虎大意，很容易出现一些常规错误。在财务案件中，出纳员的经济犯罪行为也是很多。所以对出纳员的行为要予以监管，一方面保证核算质量，另一方面也要杜绝违法犯罪的事件发生。

(三)细化报销制度

制定细致的费用报销制度，组织相关人员定期进行培训，由于财务人员接触的原始账单会比较多，所以对其进行相关知识和法律法规的普及和宣传也变的十分必要。除此之外，财会人员要实行轮岗制度，增加财会人员的整体素质和工作水平。

五、结束语

为了规范我国企业在财务方面的管理制度，加强对会计工作的审查和监督，提高我国企业资金的使用效率和安全性，我国颁布了很多相关的法规和政策。其中对费用报销的内容、方法、程序都作做了明确的规定。但是，由于报销费用没有企业整体的战略规划这样具备长远影响性，使得相关人员的重视程度不够，导致了此方面成为企业管理的盲区，在这方面出现了很多违规、违法甚至犯罪的事情，这对企业的可持续发展极为不利。为了提高企业的综合竞争力，提升企业的经济效益，企业必须对费用报销环节加以监督和重视。

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10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.03.025