浅析出版社对销售回款的控制

知识产权出版社有限责任公司 沈峰

一、出版社销售回款控制的必要性

出版社是社会文化产业，主要产品就是出版物。出版物是人们日常生活中获取所需知识的重要途径，并通过向公众发行传播，对和谐社会的建立、社会主义的建设起到引导和启发、促进作用。我们不能因为经济效益而不顾政治需求，不能因为某个产品的市场需求而放弃社会的职责，不能见利忘义。同时，作为出版社，出版图书是以盈利为目的，能否可持续发展，能否做大做强，能否生存完全依赖图书的盈利。

销售回款在出版社管理中的紧迫性越来越突出。能否顺利、按时收回货款，决定着出版社的利益能否真正地实现，因此，在尽量短的时间内实现收入，成为目前出版社销售管理的一项重要工作。然而，在市场管理欠缺的环境下，出版社的回款任务能否顺利完成，并不完全取决于出版社自身，关键在于分销商能否积极、有效的配合。

现实中，大多数分销商的资金并不总是处于充余状态，更为重要的是，有的分销商道德信用日趋恶化，甚至以欠款、赖账为荣。在这种情况下，出版社为了避免由于回款不力而陷入被动经营的怪圈，就必须加强回款工作的管理。

二、出版社销售回款控制的现状

(一)盲目追求销售码洋，忽视对销售回款的管理

销售码洋是出版社统计的一项指标，即出版物定价乘以销售册数。大部分出版社以某个时间销售码洋达到或增长多少为目标，而这种以销售码洋为业绩的计算方式很不符合实际，主要原因是不同种类出版物发货折扣不同。有的精装书籍定价较高，成本较低，发货折扣也较低；有的书籍定价偏低，成本偏高，发货折扣相应较高。回款是以发货实洋为基础，减去退货实洋，是出版社的收入。由此可见，销售码洋与销售实洋存在很大差异，只有销售实洋增加了，才是出版社实实在在的收入。

(二)未将销售回款与任务挂钩，内部管理职责不清

出版社盲目追求宣传效应，试图通过扩大知名度增加销售业绩，未将销售回款与任务挂钩。出版社内部管理只重视销售业绩，往往强调谁的客户谁负责，销售与财务部门扯皮推诿的现象严重，财务部门容易忽视自己的收款监督职责，既不与销售部门对账，也不与分销商核对库存，听任账龄老化，甚至分销商长期不付款没有合理解释，发行部门仍然发货不断，极大增加了销售退货及发生坏账的可能性。

(三)缺乏对分销商必要的信用管理

分销商信用状况决定了出版社回款率。据不完全统计，每家出版社都有分销商欠账不还、赖账、大量进货后又退旧换新的问题。信用不佳的分销商给出版社造成的年度损失很大，归根结底，是没有建立分销商的信用机制。例如某期刊社，连续多年按期给分销商发货，却不知其财务状态已逐步恶化，后来由于一段时间没有收到该单位回款，才得知该单位早已破产，使期刊社遭受了很大损失，这显然是商业信用管理不健全而导致的问题。

(四)销售流程不规范，内控机制存在漏洞

从主观原因分析，出版社业务管理流程简单，多数采取“业务员→区域经理→营销总经理”垂直管理体系，缺乏必要监督机制，面临较大销售指标压力时，屈从销售任务忽视回款；合同管理不规范，或者根本就没有合同，产生争议缺乏有效凭据；物流配送管理欠缺，发货没有回告，也没有分销商签收程序，或者仅有对方普通员工的签收，没有加盖公章，致使收款的法律凭据欠缺；出版社与分销商之间缺乏定期对账机制，任凭分销商随意报数，出版社不掌握分销商的产品实际存货数量；内控机制存在漏洞，内贼转移货款或者私下减少单位收益。

坏账风险是流程不规范，内控机制存在漏洞造成的，因此，无论是发生一种现象，还是多种现象，出版社的管理者都应该引起高度警惕，及时调查情况、分析原因，尽量将问题消灭在萌芽状态。

三、加强出版社销售回款控制的方法

(一)建立分销商信用管理制度

建立分销商信用管理制度刻不容缓。出版社应该通过多种渠道掌握所选择的分销商资信情况，建立分销商资信档案，对欠款不还的分销商列入黑名单，前款不付不再发新货。确定不同分销商的信用额度，寄销条件、寄销期限、收款策略、现金折扣等。设置分析、评价和监控分销商信用风险动态职能，评审信用限额，寄销规模和应收款项警戒线，规范寄销管理，从源头控制回款风险。将财务对回款的管理重点放到货款到期日之前，以账龄管理为核心，建立账款报告档案。

(二)控制分销商存货量，少发勤补，开展分销商之间就近调货

通过对分销商的存货量统计，控制对其发货频率。原则上第一批货款没有收回就不能发第二批货，或者确定一定额度，超出额度不再发货。杜绝不断发货而货款未回，或者只有极少量的回款现象。当面临新建分销商时，不仅要关注发货频率，还应该关注发货量，当遇到新建分销商两次订货之间，后一次要货量高于前一次很多时，发货一定要慎之又慎，往往回款风险源于后一次的订货。建立现代物流信息数据库，实现分销商之间就近调货。

(三)明确销售人员回款责任管理，提高收款技巧

明确回款责任、确定回款指标，这在出版业内已经得到较广泛的应用，但还不够。出版社应将需要催收的款项分解为正常欠款和不正常欠款，在管理中明确重点催收内容、落实到人。目标的落实不等于账款的回收，在分配激励机制配合的同时，还应该提高销售人员催款技巧，培训各种催款技能，定期在发行部门进行经验交流；对于的确是由于一时资金周转不开的分销商，在催款时应要求对方承诺回款的确切日期，并相应减少供货、或者停止供货；对于付款拖泥带水的分销商，应采取经常性的上门催收、电话催收，对于赖账不还的，应要求与分销商核对账目，并在相关单据上签字盖章，做到保留书面凭据。

(四)提倡财务人员介入销售催款工作

财务介入催款实际属于内控机制的一个组成部分，它有两个有利条件，一是催款面对的往往是分销商的财务人员，在专业方面有共同语言，分销商无法搪塞；二是财务人员专职来收款，他不存在下一批是否继续订货的顾忌。国际上惯用的账款收取一般都是财务人员的职责，哪一个分销商资信欠佳，或者赖账不还，财务人员有权停止发货，销售人员只管发货，不存在回款的职责。我们现阶段可能还做不到这一点，但财务介入催款或与销售人员联合催款并不存在问题，也是加强财务管理工作的一个重要方面。

(五)加强内部管理，建立监督机制，防范内部风险

在出版社的销售管理中，销售人员转移货款和私自降价收取回扣的事时有发生，它反映管理机制的欠缺。防范内部腐败的有效方法首先是人才的录用，一个销售人员品行不良，他的能力越强，对回款的危害可能就越大，因此，聘用销售人员品行当先。其次建立财、物、事分人管理，上下游相互制衡的内控机制，避免将人、财、物、事等各种大权集于一身，从制度上降低风险。对营销过程进行全方位监控，坚决杜绝只管销售结果不管销售过程的“黑箱”式管理方式。在销售信息反馈方面，不能单纯依靠销售人员反馈的信息对其进行管理，管理人员必须亲自掌握第一手的信息，对销售人员提供的信息进行甄别，对各个目标市场的销售状况进行巡视、检查，做到防微杜渐。

总之，随着我国文化体制改革的快速推进，越来越多的出版单位正在成为市场经济的主体。唯有尽快掌握市场经济的规律，提升销售回款的管理水平，切实提高市场核心竞争力，出版社才能在新的历史环境下，获得企业的生存和发展。

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[2]王杰.企业资金安全风险防范的对策[N].财会信报.2011年

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