浅谈干部人事档案管理工作的创新

李 凤

（玉林市卫生学校，广西 玉林 537000）

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、思想政治、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事档案直接关系到干部个人的切身利益。当今，干部人事档案管理工作已列为目标管理工作之中的一项内容，随着此项工作的开展和深入，干部人事档案管理的重要性日渐显露出来。随着干部人事制度的改革和市场经济的快速发展，对干部人事档案服务和服务方式的要求越来越高，特别是如何发挥干部档案的服务功效，实现干部档案工作的信息化、科学化、现代化，是干部档案工作改革创新的出发点和落脚点[1]。为适应当今时代的发展，干部人事档案管理工作必须进行创新。

1 当前干部人事档案管理存在的问题

1.1 干部人事档案管理者观念陈旧

干部人事档案管理者的思想观念还停留在过去的干部人事档案只侧重于政治历史，没有意识到干部人事档案在适应时代发展的过程中已发生了变化，由侧重于政治历史转移到提供干部的德、能、勤、绩、廉等方面的数据及信息，是全面考察了解和正确选拔使用干部的一个重要依据[2]。

1.2 干部人事档案管理者档案保护意识不强

档案管理者保护意识不强，使得外界理化因素（如光、热、氧等）、生物虫霉等对干部人事档案危害很大，最常出现的就是虫蛀现象。另外，由于管理不严格，还存在修改档案内容的现象，甚至有档案材料丢失的现象。

1.3 干部人事档案管理制度不完善

干部人事档案内容包括履历材料等十大类，由于在收集、整理、鉴定、加工装订等过程中，没有规范的规章制度约束，如纸张要求、书写要求等，导致出现档案材料纸张不一、参差不齐、字迹潦草，甚至涂改，有些会出现漏掉本人签名的现象，严重影响着干部人事档案的质量。有些地区干部人事档案实行集中管理，例如我市，处级干部人事档案集中由市组织部管理，个别单位在移交处级干部人事档案过程中拖延，致使档案未能及时移交当地主管部门，影响工作进程。

1.4 干部人事档案的鉴定未被认真对待

干部人事档案的鉴定不同于其他专门档案，其鉴定主要从价值性、完整性、真实性等方面进行[3]。

（1）干部人事档案要把具有价值的材料如履历表、简历表等留下，但有时候管理人员却认为有总好过没有，将个人回忆录、传记等没有归档价值的材料收归，这不符合干部人事档案收集制度。

（2）有些干部人事档案管理人员在收集材料时还持旧的思想观念，侧重于政治历史情况的审查材料，而轻视学历和评聘专业技术职务材料。有的单位只保管了完整的在职在编干部的人事档案，对其余聘用人员的人事档案材料收归要求不高，影响了档案的完整性。

（3）干部人事档案与干部本人的切身利益密切相关。在当今干部不断年轻化的趋势和利益的诱惑下，有些干部把年龄写小，把党龄、工龄写大，把学历报高等，严重影响了档案的真实性。有些材料字迹模糊，干部人事档案管理工作人员请人代填也可造成信息不真实。

2 存在问题的原因

2.1 认识不到位

干部人事档案管理人员没有真正认识到自己所做工作的特殊性及重要性，只是一味地认为档案部门是一个工作繁杂、没有什么直接经济效益、吃力不讨好的“角落”，单位领导不重视，易被人忽视，以“工作做得好与坏没有多大影响，反正提拔一般与自己关系不大”的心态消极对待工作。

2.2 专管人员少之又少

多数单位目前的档案专管人员很少，多数是兼职档案管理人员，外出培训少，未能及时学习到新的有关档案的法律法规，也未能及时了解新的档案保护方法和手段。

2.3 宣传力度不够

虽然国家出台了一系列关于档案的法律法规，地方政府也参照国家标准制订出更适合本地的规章制度，但没有宣传或宣传力度不够，相关材料缺乏，培训班开办也少，许多新的管理理念无法传达给干部人事档案管理人员。

3 干部人事档案管理工作创新之我见

综上所述，干部人事档案管理工作要适应时代发展，就必须进行创新。

3.1 培养创新型人才，转变思想观念

在经济快速发展的今天，人才是创造财富的关键。干部人事档案对保密性要求很高，必须由思想政治觉悟高、原则性强、知识水平较高的党员干部来管理。要使干部人事档案管理更加人性化、更加适应当今档案事业的发展，必须培养一批创新型专管人才，由过去的侧重政治历史信息转到注重干部个人的德、能、勤、绩、廉等方面的信息，由传统型管理转为高科技型管理，建立“以人为本”的创新机制，与时俱进、开拓创新，让干部人事档案管理能适应当今干部人事制度改革和市场经济的发展。

3.2 完善规章制度，加强宣传及对干部人事档案的保护

把干部人事档案管理工作列入目标考核内容，加强领导重视，积极派管理人员参加各种有关培训学习，参照国家及地方所制定的档案法律法规，在单位建立和完善干部人事档案各项规章制度，让干部人事档案管理工作逐步制度化、规范化、现代化。

（1）一是完善干部人事档案的收集制度。各单位专门的干部人事档案管理人员应经常与主管人事的部门保持联系，及时了解干部信息并迅速收集归档。

（2）二是完善干部人事档案材料鉴定制度。在收集干部人事档案的同时，要对档案材料的价值性、完整性、真实性进行鉴定。首先查看材料，做到材料完整、分类正确、排列合理，分辨有无保存价值，有价值的留下；其次查看干部人事档案内容是否完整、手续是否完备；再次查看要归档材料是否是干部本人的，不能张冠李戴，不能有多种记载；最后整理、编目、装订成册。

（3）三是转递工作慎重严谨。严格执行干部人事档案收发登记制度，遵守档案专递邮寄，做到转递档案过程手续完备，确保干部人事档案的安全，并及时送到，不影响工作进程。原则上自带的档案不接收，严格遵守档案的严肃性和保密性原则。

3.3 加快干部人事档案信息化[3]

目前许多单位已经实行档案管理“无纸化”，可以实现档案远程共享、避免转递过程中出现丢失现象，提高干部档案利用率。这样做的首要前提便是加强领导重视，投入大量资金，购进新型计算机、相关档案管理软件及高清扫描系统，把干部人事档案数字化，建立数据库；其次档案专管人员要学习计算机管理技术，学习干部人事档案现代管理模式，掌握新的信息技术及管理知识，并将其应用到实际工作中去，提高干部人事档案管理水平；最后通过设置权限，提供信息检索，早日实现干部人事档案信息共享。

3.4 创新服务方式，提高干部人事档案利用率

干部人事档案管理的目的在于利用。随着当今人事制度改革及经济发展需要，干部人事档案也日渐增多，原始的借用、查阅服务方式已远远不能满足现代干部人事档案服务要求。将干部人事档案数据进行信息化处理，利用计算机进行科学管理是必然趋势。

一是要干部人事档案管理人员树立“全心全意为人民服务”的理念，端正自己的态度，要有奉献精神。

二是认真学习电子档案处理等科学技术，不断为自己充电，充电的同时不断总结经验、开拓创新。

三是在实现干部人事档案信息化服务的同时，要严格执行保密制度[4]。设置网络查询、利用档案数据信息的权限，对不同的使用对象设置不同的操作权限，并设置“双密钥码”对数据进行加密保护，同时注意数据的备份。

[1]张永民.干部档案管理的创新[J].中国档案，2004（11）：17-18.

[2]中共中央组织部，国家档案局.关于印发干部档案工作条例的通知[S].组通字[1991]13号.

[3]姜之茂.档案人员上岗必读[M].北京：中国档案出版社，2007.

[4]韩天佑.开发利用档案信息资源的思考[J].中国档案，2004（4）：39.