高校档案管理的现存问题与解决策略探索

□李长玲 芦久珊 刘习雅

2008年8月，为进一步明确高校档案工作的重要性，突出强调高校档案由校长领导，进一步细化高校档案分类内容，教育部和国家档案局联合制定并发布了《高等学校档案管理办法》(第27 号令)。这是指导高校档案工作可持续跨越式发展的纲领性文件，对于加快推进现代大学制度建设，深化高校档案管理内涵建设，提升高等学校档案服务区域经济社会发展具有十分重要的实践价值和理论意义。这也是新时期、新阶段国家为促进高等教育健康发展的一项重要举措。

一、高校档案管理工作的现存问题

(一)管理体制机制问题。随着国家《普通高校档案管理工作办法》、《档案法》等一系列相关法律法规的不断推行，各大高等学校的档案管理法规及其相关制度建设也取得了较大的进步。但是，从目前高等学校档案管理工作现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的情况。《高等学校档案管理办法》(第27 号令)明确规定:“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，高校档案工作由高等学校校长领导”。这项规定不但明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人，更进一步明确了高等学校校长对于负责档案工作的具体性职责，更加同时强调了分管副校长要具体落实档案工作。但是，在当前具体工作中，部门高校仍然存在领导体制机制不健全，管理制度缺位的现存问题，这成为制约高校档案管理工作的核心性问题，迫切需要加以转变。

(二)管理人员队伍建设问题。高校档案工作需要一支高素质的管理人员队伍，这有助于档案工作规范、有序、高效开展。当前，高校档案管理人员队伍建设存在专职档案人员整体水平低，结构不合理等问题，特别是高职称、高学历、档案专业人员少，非档案专业学历人员多、女性多、中老年人多等问题十分普遍。此外，部分高校档案管理人员没有认识到档案管理工作的重要性，多数高素质档案专业人才不愿从事高校档案工作，极少数的档案专业毕业生到高校工作，档案员工资待遇也不尽人意。总而言之，档案管理人员队伍建设亟需加强。

(三)档案管理意识问题。意识是行动的先导，对行动起引领示范作用。在我国有较多管理人员并没有认识到高校档案管理工作的重要性，也没有认识到档案工作的重要意义及其实际价值。因此，对于档案管理工作并没有给予认真重视。并且，一部分档案管理工作人缺乏必要的档案管理知识，更缺少先进的档案管理理念。将高等学校档案管理工作当做一般的记录、登记简单化处理，部分管理人员对档案管理的参与程度不够，热情不足。甚至，存在把档案管理室当做一般堆放垃圾的仓库，把其当做其他用途的房间的现象比比皆是。因档案管理的工作人员的一系列不负责任现象，导致档案管理意识问题显得越发严重。

(四)提高建设信息化水平问题。当前，档案库房及其档案柜、密集架以及档案修复设备等一系列硬件设备在各大高校档案馆已很常见。但普遍高校档案管理信息化水平不高。在档案管理等方面，仅实现档案目录级管理，却无实现电子文件的全文管理;在关于档案目录信息数据库的建设上，较多的学校在早期档案目录信息还无著录;在建设网络化的方面，实现网络化管理档案工作的高校较少，而且网页功能比较初级。档案管理信息化建设程度成为制约高校档案管理工作的瓶颈。

二、解决高校档案管理问题的对策措施

(一)进一步加强规章制度建设。为进一步提升档案管理等一系列意识，大幅度地提升档案管理人员的职业素质，各大高校应结合学校的实际情况，按《高校档案管理办法》、《档案法》等相关规定的精神，制定相应的档案管理办法以及日常档案管理制度、查阅制度、保密规定、档案分类方案等，着力推进高校档案管理工作的制度化建设。

(二)进一步加强宣传教育。要进一步加强档案法律法规学习，提高高校档案管理意识;要充分利用学校校园网、校园广播、校报、微信公众平台等宣传舆论工具，通过召开专题会议等多种形式，加强档案宣传工作;将高校档案管理工作纳入学校整体规划，更进一步强化领导的档案管理意识;增强事业心和责任感，树立档案管理的新思想、新观念，积极主动和创造性地探索高校档案工作新方法和新举措，着力做好档案利用服务工作，更加进一步加强各级档案员的档案意识;要切实认识到档案是学校各项活动的历史记录，是学校的宝贵财富，从而自觉地投身到档案工作之中，更进一步地加强产学研人员及其管理人员档案管理等一系列意识。

(三)进一步加强管理人员队伍建设。随着国家高等教育建设事业的逐步发展，各大学校档案管理人员队伍的数量日渐增多，人员结构也日渐复杂，需建立及完善一整套档案队伍建设的制度及其管理制度，如聘任制度、考核制度、晋升制度、责任制度、奖惩制度等，严格保证学校档案的队伍建设顺利进行与发展。要秉承“请进来、走出去、多交流、多学习”的原则。“请进来、走出去”就是请档案管理方面的专家来本校给档案员具体指导工作，互相交流思想，传授相关知识，使校档案员精通本专业的知识并加以掌握运用，提高其专业水准，用精通的专业知识和科学方法做好档案管理工作;和校外档案馆多加联系，更加广泛地参与到档案专业学术研讨会中，去学习他人的先进经验方法;要进一步做好档案员的专业培训工作。由于学校的档案员大多数是非本专业出身，在档案管理方面的专业知识理论较少，对档案员开展专业培训是非常必要的;要有计划性地接收本专业毕业生来校工作，使得各高校档案管理人员队伍的专业水平低的局面从根本上有所改变，使档案工作健康有序发展。

(四)进一步加强软硬件建设。当前，各高校档案基本硬件设备基本得到解决，基础设施建设初具规模。各高校每年经费主要用于档案专业书刊和设施更换以及添置办公设备等，但各大高校档案管理信息化建设尚不完善，高校档案工作的设施设备还体现在相关一系列的电子信息设备上，如电脑和专门来用于档案录入、档案检索的档案软件，缩微阅读器等。就各大高校目前的档案管理方式来说，通常就是一台电脑一套档案管理软件进行档案管理工作，这种传统的工作方法已经跟不上现代社会办公自动化的要求，现在社会网络化程度越来越深，就要求档案管理采用现代化的先进方式。

(五)进一步开展档案文化建设。文化是发展之魂，文化是创新的动力。各大高校档案管理部门要紧紧抓住这一难得机遇来深入强化档案文化建设，深入挖掘出档案的深层文化底蕴和内涵，努力地保护并充分挖掘出各种类型的档案文化相关资源，着力打造出档案文化的特色品牌，从而更好地为建设社会主义现代化文明，为弘扬中华民族文化服务。在具体工作中，要完善和加强档案管理的制度建设，要明确各大高校的档案文化具体建设标准;要更加提高其档案馆的文化底蕴和地位，加强高校档案文化建设;要建设史馆，以校史档案推进校园精神文化建设;要开发相关档案文化产品，深入研究各大高校的档案文化具体功能，将各大高校的档案管理文化纳入到建设社会主义大文化的框架中。

三、结语

随着我国高等教育的不断发展和深入建设，各高等学校的相关档案管理工作的重要性也更进一步地凸显出来，档案管理的相关工作也逐渐纳入高校全面现代化发展的轨道上。高校档案管理水平，也成为了高校之间竞争的一个重要因素。高校档案管理的一系列相关工作也得到了普遍关注和认同，更多的高校积极开始开展档案管理的实验改进工作，力争其高校档案管理的相关工作能尽早跟上高校现代化发展的需求步伐。要清楚地认识到，只有让档案管理更好地发挥其重要作用，才能促进高校的发展更加的全面和现代化。

［1］ 程丹．高校教学档案的作用与管理策略［J］．长沙铁道学院学报(社会科学版)，2006

［2］ 王丽．中国档案管理的新方向［J］．才智，2004