科技档案创新管理工作探索

周丰荣

（华陆工程科技有限责任公司，西安 710065）

科技档案创新管理工作探索

周丰荣

（华陆工程科技有限责任公司，西安 710065）

随着我国现代化水平的不断提高，改革与创新不断深化、新科学新技术的日新月异及社会主义建设事业的迅速发展，科技档案的内容日益复杂，更加丰富。因此，加强科技档案的管理，创新管理模式就显得非常必要和迫切。本文简述科技档案管理工作的现状，对其影响因素进行分析，提出了创新管理的有效措施，以供参考。

科技档案；档案管理；创新管理

随着我国现代化水平的不断提高，改革与创新不断深化、新科学新技术的日新月异及社会主义事业的迅速发展，科技档案的内容日益复杂，更加丰富。因此，加强科技档案的管理，创新管理模式就显得非常必要和迫切。

1　科技档案管理工作的现状

随着经济的快速发展，各行各业在科技领域的竞争日趋激烈。在新的时代背景下，科技档案的管理工作得到了广泛的重视，又重新走到前台扮演重要角色。2002年，国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求加强科技档案管理，明确科技档案标准化管理体系，完善机制体制，加快科技档案信息化工作，实现科技档案管理现代化。然而笔者调查发现，科技档案管理工作不容乐观，主要体现在以下几个方面。

1.1科技档案归档材料不完整

在实际工作中把科技档案与文件档案等同管理，许多部门只重视文件资料的收集工作，对科技档案不够重视，对科技档案信息资源保存较少，又缺乏必要的软件和硬件设施，加之科技档案由于其立卷工作不规范，档案使用人员难以便捷快速地从中获取足够有价值的信息，导致科技档案信息资源价值大大降低，难以满足使用者的需要，更谈不上促进科技创新与经济发展。调查中还发现，一些部门忽视了技术性资料的归档工作，有的用一些复印件代替一些归档的科技档案原始资料，使得档案资料的可靠性和真实性大为降低。

1.2科技档案管理制度不完善

由于科技档案专业性强、实用性强，决定了它种类繁多、类型广泛的多元化特点。然而由于管理制度的不完善，缺乏对科技档案进行系统、科学、有效的管理，致使档案材料移交混乱，页码编号不规范，档案排序及材料分类不清，入库不完整、不及时等问题，造成科技档案完整性缺失、准确性较差、系统性不高，难以准确反映真实内容和历史过程。管理过程中缺乏必要的科技档案整理、修改、补充制度，直接影响了科技档案整体质量和使用价值。

1.3科技档案管理手段落后

随着计算机技术、网络技术、通讯技术的快速发展，信息管理、技术集成、云计算等管理方法与理念都已经成为追求工作效率的重要手段。由于缺乏必要的经费支持，对科技档案数字化管理软件和硬件设施投入较少，又缺少必要的技术指导，计算机信息化管理科技档案工作进展缓慢，对科技档案的数字化、网络化管理则很少涉及，目前还只停留于对案卷著录和提供一般检索等阶段，极大地降低了档案信息服务的效率。

1.4科技档案开发利用程度不够

科技档案作为一种劳动产品、一种资产、一种财富，直接反映和记述组织内部科研活动进程以及成果，具有很强的使用价值。如果对科技档案进行充分开发利用，必将直接产生无形的生产力，促进科技创新，推动经济快速发展。然而在我国科技档案管理实践中，开发利用程度较低。服务方式被动、坐等上门、按图索骥、重藏轻用的思想严重；缺乏对档案利用效益的评价反馈机制；缺少对静态档案信息的多角度开发与深层次挖掘；缺乏与外界的沟通和交流，严重影响了对科研资料的再利用和研究成果的转化。

1.5人员编制紧缺，素质不高

在调查中发现，许多档案管理部门工作人员较少，缺乏专职管理人员，有的身兼数职，日常繁琐事务较多，只能应付日常文件资料的收集整理工作，很难对科技档案信息进行有效分析和充分开发利用。加之档案管理人员理工科与工程技术背景知识缺失，专业素质不高。在实际的归档收集过程中，对归档项目整体了解不足，导致归档文件的系统性不强，档案信息保存不完整，所归档文件不能正确反映科研项目的技术全貌、进展过程，严重地影响了科技档案的开发利用价值。

2　科技档案管理工作影响因素

科技档案管理是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体，并且按照一定组织要求和归档制度，把真实的历史记录集中起来统一保管的一项科学规范管理工作，然而在日常的管理过程中，存在一些管理不规范、不系统、不完整等问题，分析其原因大致有两个方面。

主观上来讲，一是领导不够重视，科技档案意识不强。不重视经费的投入，不重视档案管理队伍建设，缺乏对《档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规以及档案知识的学习，对科技档案的价值和作用还缺乏足够的认识，严重影响科技档案有效管理。二是档案管理人员业务素质不高。对科技档案管理功能的认识不到位，科研文件的归档率较低，导致科技档案不完整，质量较低。缺乏对档案管理专业知识的学习，导致管理手段落后，服务意识不强，服务效果不理想。缺乏对档案管理工作宣传，影响了科技档案的收集整理与有效利用。三是科研人员档案意识淡薄，对科技档案的价值和作用还缺乏足够的认识，没有明确《档案法》所规定的科研人员在科研档案方面的法定权利与义务。尽管科技档案管理部门对科研人员要求材料应立卷归档，定期移交科技档案，集中管理，任何个人不得据为己有，但是在实际操作过程执行效果不好。归档范围不明确，使科研档案在形成的初期就出现不完整的现象，直接影响了科技档案的质量。

客观上来讲，一是经费投入不够，设施设备落后。受经济条件影响，对于科技档案的管理上经费投入较少，有的馆舍简陋，面积不足，设备老化落后，影响了档案资源管理工作的正常进行。二是人员素质不高，管理技术手段落后。科技档案专业性强、内容丰富、范围较大，受人力财力的影响，实际管理效果不理想。科技档案信息化管理系统由于受工作人员较少业务能力较差、专业水平较低且流动性大等原因，难以发挥科技档案管理工作应有的工作职能。三是管理制度不健全。基层档案管理部门没有建立相应的科研档案建设与管理制度，没有制定配套的管理办法与奖惩措施，导致配套政策不完善，不利于科研档案的长效机制建立。四是组织机构不健全，科技档案管理人员较少，也没有为基层科研管理部门配备专职或兼职的科研档案管理人员，在档案资料收集、交接等过程不够规范，尤其缺少反映科研过程的系统材料，难以确保科研档案的完整、准确、系统和安全，无法保证档案的开发和利用。

3　科技档案创新管理的有效措施

科技档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，为满足社会需求，促进经济建设等方面发挥着十分重要的作用。但在自身发展中还存在档案机构不健全、人员缺乏素质低、设施设备简陋、管理制度不健全、信息化建设步伐缓慢、服务手段落后等问题，难以适应新时期科技档案事业发展的需要，必须进一步建立和完善科技档案服务体系，多措并举搞好科技档案创新管理工作。

3.1强化档案意识，重视科技档案管理工作

在日常的科技档案管理中，要增强档案管理工作人员的意识。一方面在思想上高度重视，通过讲座、海报等多种宣传方式，向组织管理者、科研管理部门、科研人员、档案管理部门等人员宣传科技档案的法律法规，提高大家对科技档案管理重要性的认识。另一方面，让科研人员及档案管理部门自觉承担起科研档案资料积累的责任，把档案文件的积累和归档工作程序化、科学化、规范化。

3.2健全组织机构，统一领导分级管理

成立企业内部的档案管理机构，确定相应工作人员，明确工作职责，实行归口管理和统一领导，建立高效管理组织机构，努力做好科研项目档案、科技文书档案、科技成果档案、CAD电子文件档案。从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从科技质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。

3.3完善管理制度，强化科技档案安全工作

一是要建立健全科技档案接收保管制度，对有保存价值的科研成果必须由档案管理部门统一保管起来。二是建立健全科技档案整理制度，按照统一标准进行分类和著录，使档案管理的规范化。三是建立健全科技档案的借阅制度，必须根据科技档案的不同机密等级履行不同的借阅审批手续。四是建立健全科技档案的鉴定销毁制度，所有失去保存价值的科技档案需要销毁的必须经过专门的档案鉴定销毁小组鉴定后方可销毁，使销毁工作谨慎、销毁程序规范。

3.4提高管理人员素质，加快科技档案的信息化网络化建设

加强档案管理工作人员的业务学习与培训，参加档案管理专业的继续教育，提高档案管理人员的素质和技能，适应现代科技档案管理发展要求。加强档案管理人员的计算机水平培训与教育，提高业务技能，加快科技档案数字化工作，构建科技档案信息数据库。同时建立档案管理和使用的专业网站，提高科技档案的利用率。

主要参考文献

［1］宋丽.我国科技档案现代化管理研究［J］.湖北广播电视大学学报，2012（2）.

［2］王日光.如何加强企业科技档案管理［J］.办公室业务，2013（11）.

［3］曹娟.建立高效的科技档案管理体系［J］.水运科学研究，2011（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.04.0153

F407.22

A

1673-0194（2015）04-0209-02

2015-01-19