论会计电算化系统下内控问题的新特点

浙江商业职业技术学院 陈 圆

论会计电算化系统下内控问题的新特点

浙江商业职业技术学院 陈 圆

现代会计除具有对企业的经济业务进行日常核算与监督的基本职能外，另附有预测企业发展前景，参与企业经营决策等拓展职能，对企业的经营管理起到至关重要的作用。然而，没有规矩不成方圆，正因为其发挥着不容忽视的重要作用，企业也应对电算化系统下的会计岗位进行内控管理，但该项内控管理却遇到了新问题。本文主要从会计电算化系统下的内控管理的特点、内容及具体要求出发，对国内会计电算化内控环境进行分析，进而探析出完善会计电算化系统下内控管理的相关策略。

会计电算化 内控管理 安全风险防范

1 会计电算化系统下内控管理的新特点

提及“会计”一词，其历史十分久远，最早可追溯到原始社会时期，其中“结绳记事”和“刻契记事”就是处于萌芽状态的一种会计行为。随着社会生产力的不断进步及经济的不断发展，计算机技术已经应用到了企业的会计和管理领域，正因如此，会计的核算内容正日渐丰富，核算方法也正日趋完善。

为了适应电算化应用的日渐深入，企业应革新与之相匹配的内控管理制度，并考虑转变传统的内控办法，重新定位对会计岗位的管理控制，现分析会计电算化系统下内控管理的新特点如下：

(1)控制的重点不同。与传统内控制度相比，会计电算化系统下的内控将重点重新定位于安全风险管理。由于电子网络平台的开放性，使得大量的信息可以通过网络进行交换，但此时，也会有不少的不法分子趁机破坏，一旦企业的数据库遭到破坏导致信息泄露，企业就可能面临严重的经营风险。因此，内控的侧重点较以往发生变化。

(2)控制的范围不同。在传统的记账模式下，内控管理的范围主要是针对于企业发生的经济业务具体核算与监督的内控管理。而在电算化的背景下，会计人员只负责数据的期初审核和录入，数据的输出结果则更多地依赖于计算机，大部分的业务都可以通过计算机进行自动结转。这种情况下，企业的内控管理不仅要对会计人员进行控制，还要对计算机的整个操作环境进行维护和监督，另外，要特殊关注基础数据的录入，才能提高整个会计流程的正确性。

(3)内控的方式不同。传统的手工记账，会计人员可以通过相互的牵制来保证数据的准确性，但电算化以后，企业的内控方式应由传统的手工控制转化为手工与程序化控制相结合，这样做虽弱化了人在内控监督中的作用，但结合以程序化控制，更能实现经济、快捷、高效的内控管理工作。

2 会计电算化系统下内控管理的新内容及具体要求

2.1 会计电算化系统下内控管理的新内容

企业针对会计部门的内部控制主要是为了确保财务报

告的准确性，经营预算的参考性，经营成果的可比性及对法律法规的遵循性而专门制定的。在会计电算化系统下，从系统的建立、运行过程来分析，企业的内控管理主要体现在一般控制及应用控制两大类。

2.1.1 会计电算化系统下企业的一般控制

本文所指的一般控制是现阶段普遍应用于电算化系统下的，为了实现系统的安全可靠性而专门设计的，对系统的构成要素及实施环境进行专项化管理的控制。具体的可划分为：

(1)系统开发和维护的控制。其中控制的内容主要包括系统开发前的可行性研究，另外，从系统的开发、维护的后续成本费用考虑，还要做好成本的期初预算等。

(2)组织与管理控制。所谓组织与管理控制就是要适当地进行职能分工，明确各会计人员的岗位职责，对每个岗位设置权限控制以防止处理业务时的不正当干扰，并能降低会计人员的操作错误及舞弊行为产生的可能性。

(3)系统操作环境控制。对于系统操作，要明确职责、操作程序、使用方法和注意事项等。企业要派专人对专项设备进行定期的维护，保证系统软件的正常运行及数据的完整呈现，且要对系统操作制定审批程序，以保证日后审计工作的正常开展。

(4)系统安全控制。安全控制是指采用各种方法对计算机的存储数据进行保护，以防数据被更改、损坏甚至外泄。其中，内控管理主要应包括对系统的硬件、软件、数据资源及系统入侵防范的内部控制。

2.1.2 会计电算化系统下企业的应用控制

会计电算化系统下的应用控制是针对具体的数据处理活动而设计的。其大致包括数据输入、计算机处理及数据输出控制三大子类。

(1)数据输入控制。在会计电算化系统下，会计信息的正确输入十分重要，只有会计人员将审核无误的原始凭证按照所涉及的经济类别进行输入，才能保证后续凭证及报表的正确编制。因此，这就是新形势下企业财务内控的着力点。

(2)计算机处理控制。计算机处理是显著优越于传统会计的一大标志。其可通过企业初始化的设置进行系统智能的处理，其中主要包括登帐条件检验、防错、出错、纠错等的内部控制。

(3)数据输出控制。数据的输出主要包括数据的查询、纸质账本的打印等具体形式。由于会计凭证及会计报表的重要性，财务数据输出内部控制的主要目的就是保证各项数据输出的正确，并应积极致力于采取相应的措施防止偶然性或人为过错的发生。

对于会计电算化系统下的内控管理除了应包括上述两点外，还应包括会计档案制度控制及内部审计控制等具体环节，在这里不一一赘述。

2.2 会计电算化系统下内控管理的具体要求

会计电算化系统的运行对企业的内部控制管理提出了新的具体要求。

2.2.1 财经法规的要求

2.2.2 信息准确性及信息化的要求

电算化系统下所有信息的报送，包括记账、报账、各项成本分析及编制报表等都是基于原始数据的输入，因此，会计电算化更加关注的是信息准确性的内控审核管理，另外企业对于数据信息化的安全性管理也要加强。

2.2.3 操作人员的职能要求

如今，网上报税、网络开具发票、电子签章等技术已经普遍得到应用，传统的会计人员已经转变为集财务人员、系统操作员和系统管理员于一身的综合人才，再加上企业对管理会计一职的重视而使会计的职能更加深化。由此可见，只有加强内控管理，才能尽量避免财务人员由于不适应新的工作环境而发生较大错误。

3 会计电算化系统下现存的内控问题

3.1 从内控制度角度分析

会计电算化的内控制度不健全，使其内控工作无法切实展开。在传统的会计手工记账模式下，企业对其的内控管理就不完善，存在一些不足。然而，随着会计电算化的深入发展，其现实意义的贡献巨大，但考虑到以往的内控管理制度就不太健全，更何谈新形势下的制度问题，从而导致新的管理问题的重复出现。

3.2 从组织结构角度分析

财务人员的组成变动给内控管理带来了困难。电算化系统下，会计部门中不仅需要做账的会计人员，更需要电算化软件研发及计算机系统维护人员，这使得部门内的人员组成发生了变化，再加上计算机应用环境的复杂性，导致内控难度加大。

随着研究门类的增长和多样化，爱丁堡大学也在逐渐扩大校区，现在已有6个主要校区。中心校区（Central Area）是爱丁堡大学最古老的校区，著名的旧学院（Old College）就坐落在这里。中心校区兴建于1789年，由著名建筑家罗伯特·亚当设计，而此前爱丁堡大学并没有专属的校园。旧学院位于爱丁堡老城的南桥街，现在是法学院等学院的所在地，附近有著名的苏格兰国家博物馆。

3.3 从系统信息角度分析

3.3.1 电算化实现了自动化及程序化，但给内控带来了困难

手工做账时，每个具体的经济业务都有指定的人员专项的进行审核、盖章，这样可以确保信息的真实可靠性。随着计算机技术的应用，其虽帮助会计人员减少了工作强度，但也可能由于会计人员没有参加系统初始化设置而不懂信息系统中

凭证和报表之间的逻辑关系，从而不能为企业提供较为准确的数据。

3.3.2 弱化了数据之间的牵制作用，给内控工作增加了难度

电算化的应用使得会计人员由当初的手工记账、手工报税、手工报表发展到如今的只对审核无误的原始凭证进行收集、审核、编码及输入，随后的记录、加工直到报表的生成全由计算机自动完成。也正是由于计算机的智能化，它所生成的总帐、明细账、余额表等都是相互匹配的，这就使得账账相符失去了实际的意义，从而弱化了数据间的牵制作用。

3.3.3 现行的系统存在信息加工的舞弊性，忽略内控存在的现实意义

据实际相关调查发现，会计业界现存的会计信息失真问题，普遍是在授意、指使或强令的情况下进行的。正是由于商人的逐利性，才会导致信息在加工及输出时存在舞弊现象，但基于个别人员是上层管理人员，因此，内控工作无法切实展开。

3.3.4 网络的开放性使信息存在安全隐患，并且给内控管理带来了困难

计算机的硬件选配不当会给企业的系统工作环境造成阻碍。另外，企业缺少对系统的日常维护、对数据的备份管理及对非法访问、系统故障、病毒入侵等的应急管理预案，一旦出现上述事件，企业的内部信息将会丢失、篡改或遭致严重破坏，这不仅使会计信息面临安全风险，也将企业置于安全隐患之中。

4 会计电算化系统下内控管理的完善措施

现针对会计电算化系统下现存的内控问题，给出几点完善的内控举措已备参考。

4.1 加强内控制度的执行力

对于会计电算化系统下内控制度的相关内容，在本文的第二部分已作介绍。企业应针对具体内容制定进一步的完善制度，其中包括对数据的控制制度，对会计信息的监督制度，对数据的等级管理制度，内部审计制度等，只有对照实际，一一修订，才能为企业内控的实施提供制度保障。

4.2 提高领导干部的执行能力，并强化会计人员职能

强化内控管理制度对企业的生存、发展意义重大。首先，企业的领导者应给予高度重视，出现个人利益行为时，其他的领导要进行牵制和制约，以保障内控的有效实施。另外，要强化各会计人员的职能，始终坚持“不相容岗位相分离”原则，这样，才能使会计人员之间形成无形的牵制，从而更有利于内控制度发挥其最大效能。

4.3 加强企业的信息系统及安全性能管理

企业务必要加强信息的安全性能管理及提高安全管理的危机意识，建立相关的安全风险防范体系，以保证系统环境的实用性、安全性和便捷性。从短期来看，企业信息系统的日常安全管理会增加额外的费用，但其在紧急突发事件发生时，安全管理人员将会发挥最大的防御作用，因此，企业在电算化下对信息的安全性内控管理至关重要。

4.4 建立内部的会计信息监督体系

强化内审的重要作用，建立完善的审核责任中心系统架构，并积极发挥内部审计的监督职能，使舞弊现象泯灭于萌芽之中。企业的内审能够对会计电算化系统下业务处理的方式，以及内控制度的实施等进行有效地评定，并根据审计出来的问题，加以分析解决，从而实现其对财务会计资料、企业运营状况的审计，最终达到完善会计电算化系统下内控管理制度的作用。

5 结语

企业要在会计电算化系统下对财务的内控管理工作进行审时度势的分析，以面对当今经济环境下的竞争与挑战，希望本文的撰写能够为业内人员提供一些理论或实践上的借鉴。

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[2] 董俐俐．会计电算化系统下企业内部控制问题研究[J]．行政事业资产与财务，2014(36)．

[3] 王萍．关于电算化条件下内部控制问题的探讨[J]．会计师，2014(15)．

[4] 张琳琳，邵华清．会计电算化下内部控制研究[J]．商业经济，2014(04)．

F275

A

2096-0298(2015)04(a)-176-03

陈圆(1961-)，女，汉族，浙江杭州市人，副教授，主要从事会计电算化研究。