电子信息管理平台构建过程及要点研究

张艳敏，罗海兵，苏敬芳

（河北工程技术高等专科学校 电气自动化系，河北省沧州市浮阳南大道6号 061001）

企事业单位的管理活动，信息处理具有十分重要的地位。权威统计结果显示，企事业管理活动中，用于记录、查找、处理、交流信息的时间约占工作总时间的80%以上。若提高涉及信息处理工作的效率，可大大提升整个管理活动的效率。为此，需要一个有效的信息处理系统或工具，来实现信息快速处理。当前，信息处理技术发展较快，且具有很多成熟的处理工具，建立完善、高效的管理电子信息管理平台已经成为现实。此外，电子信息管理平台在很多企业中的构建和应用，也证明了其对管理活动的人重要作用，企事业单位迫切的需要构建一个符合自身实际需要的电子信息管理平台。

1 电子信息管理平台简述

1.1 电子信息管理平台

人和计算机是电子信息管理平台的基本组成，依靠人和计算机系统可以完成信息的收集、传递、加工、使用等功能。该管理系统运行中，也获得了大量的数据，系统对这些数据进行分析，可得出运行单位的各种情况，从而预测企业未来的发展方向，同时也为制定各项决策提供了数据支持［1］。电子信息管理平台的基本结构见图1。

电子信息管理平台管理系统是市场经济发展的必然趋势，它借助计算机网络的支持，可以统揽企事业单位内部的全部信息处理工作。该管理系统不仅提高了业务活动的效率，同时也降低了业务活动的成本。计算机技术发展至今，功能越来越强大，已经可以完成多种信息处理工作，在计算机技术的支持下，电子信息管理平台几乎可以完成一个单位内的所有业务活动，而应用电子信息管理平台也是任何一个单位发展的最佳选择［2］。

1.2 电子信息管理平台的基本特征

对于大多数企事业单位来说，电子信息管理平台要具有以下特征:(1)每个模块都具有特定的功能，所有不同功能的模块组成了管理平台;(2)管理信息系统应统领企事业单位的所有业务工作，无业务死角;(3)各个模块要与中央数据库紧密相连，两者要充分的进行交互［3］。

2 电子信息管理平台的开发

2.1 系统开发方法

由于开发设计电子信息管理平台的过程较为漫长，所以要将其整体划分为多个阶段，划分的依据为功能互联，这种系统开发方法称之为生命周期法(System Development Life Cycle，简称SDLC)。在实际应用中，SDLC还衍生出了几种变体，更符合我国企事业单位的实际需要，具体方法如下。

(1)瀑布模型，是生命周期的变体。它强调生命周期阶段之间的顺序关系，要仔细规划SDLC设计过程。

(2)蛛网模型，是迭代的变体。它以生命周期阶段之间高度的迭代为基础，多次迭代修改以满足实施需求，逐渐实现目标。

(3)社会技术系统，是基于用户为中心的变体。它包括两个子系统，即社会与技术，两个子系统在一个阶段进行思考［4］，并非常强调技术系统的重要性，认为技术系统是组织同环境进行联系的中介。

企事业单位要根据自身需要选择电子信息管理平台的具体开发方法。

2.2 一般开发过程

本次研究中，采用了SDLC分段方式进行系统开发，共分为5个标准阶段，各阶段具体开发内容如下。

(1)项目计划阶段

项目计划阶段的重要任务是明确划分新系统的作用领域，是完成后续环节任务的基础。在明确作用域后，应总结所要解决的问题和解决方案的范围，并分析问题是否能够被解决。

在项目计划阶段首先要确定项目是否可行，主要分析项目的经济、技术与进度可行性等几个指标，完成可行性分析报告。其次依据可行性分析报告，制定项目开发进度表，进行预算，并详细划分出每个进度需分配的人员与资源，并生成预算报告。最后，正式启动项目。

(2)分析阶段

分析阶段的主要任务是调查并统计企事业单位的商业需求与处理要求，并确定其最终需求的方向，需整理成书面的文件内容。该阶段的包括6个主要步骤，具体包括收集系统信息、确定系统需求、建立需求原型、划分需求的优先级、提出几个可以互相替代的解决方案、选定方案［5］。

分析阶段对电子信息管理平台建设具有十分重要的作用，直接决定电子信息管理平台能否顺利实施，为此，应保证此阶段工作的严谨性。应在充分考虑单位电子信息管理平台建设目标的基础上，制定每个步骤具体的操作流程。

(3)设计阶段

在这个阶段，正式进入系统的设计、编码阶段。其主要工作有设计并集成网络、设计应用程序结构、设计用户界面、设计系统界面、设计并集成数据库、设计系统的细节部分、集成系统控制。该部分工作完成，转入编码阶段的工作，这个部分的工作比较单纯，主要是根据系统的设计方案组织编码实现并进行单元测试。

(4)实施阶段

项目实施至该阶段后，电子信息管理平台已经初具雏形，后续完善、建立、测试、安装系统为这个阶段的主要任务。该阶段面对系统已经为最后的系统，应尽快使电子信息管理平台可以有序的运行［6］。

该阶段涉及到企事业单位的切实利益，应尽量使各项工作一次性成功。具体内容有构造软件的最后部件、检验与测试、转化旧有的数据、整理文档、对最终用户进行培训、安装系统、确保与旧系统的切换等。同时，要尽快开始所有的用户的培训工作，若单位条件允许，也可提高开始，保障可尽快运行电子信息管理平台。

(5)支持阶段

系统开始正常运营之后，就进入了支持阶段。该阶段的工作目标是如何保证电子信息管理平台始终正常、稳定的运营。系统的正常运营可保证该平台提升企业管理活动的效率，不能忽视该阶段的工作任务。

支持阶段主要包括两个部分:对最终用户的支持与对系统的增强与维护。这个阶段将一直持续到系统升级为止。项目实施至该阶段，已基本完成电子信息管理平台的构建。

3 构建与实施电子信息管理平台前的工作

3.1 成本效益分析

企事业单位制定构建电子信息管理平台的决策后，必须要分析电子信息管理平台的构建的成本，同时也要测算管理系统运行后带给企业效益。对成本和效果进行充分的研究后，思考如何构建电子信息管理系统，包括如何实施及实施效果评价等。同时，开始着手开发系统，较为常用的方法为SDLC及其类型的变体。

3.2 成立领导小组

电子信息管理平台计划建立后，企事业单位要根据单位的实际要求，建立一个可靠的领导小组，为电子信息管理平台成功建立和实施奠定良好的基础。

3.3 加强相关宣传，加快人员培训

应注意，员工是工作的主体，应围绕员工开展一系列工作，使其尽快能够熟练操作该系统。

(1)加大宣传力度。电子信息管理平台完全改变了传统的工作模式，实施单位要尽快进行宣传，使广大员工转变思想观念，适应新的工作方法。避免为员工产生抵触情绪，要在宣传中使员工理解系统的意义及这种新的管理模式的好处，使所有员工主动支持系统的使用。

(2)开展培训工作。培训的目的是让员工了解这种管理模式，尽快掌握电子信息管理平台管理系统的操作，确保管理系统顺利实施。

3.4 整理和统计数据

实施电子信息管理平台前，要详细整理和统计企事业单位的各项运行数据，做好各种数据清单的记录工作。数据整理可以有效避免使用系统后，造成数据的混乱，同时也使企事业单位的活动更加清晰、明确。

3.5 开展部门调查

平台正式运行前，要详细调查企事业单位内部的各部门，将调查内容汇总成详细的调查报告，以便进行业务调整或流程重组。在调查中，要寻找出不规范的业务行为，并制定整改措施。在流程调整中，首先要保证业务流程高效化;其次，要保证流程的严谨性，避免产生误;最后，应使流程与电子信息管理平台的设计相结合，使其更符合单位发展的实际需要。

3.6 建立风险机制

我国计算机网络技术的发展迅速，如今人们的生活和工作已经越来越依赖网络信息技术，但是网络信息安全事故也呈增长的趋势。由于网络信息泄漏、盗用、窃取等问题引起的网络安全事故，给当事人带了巨大的经济损失。电子信息管理平台管理系统中，汇集了单位内部的各种信息，因此，要建立相应的风险机制，平台设计工作者更要重视防护方案的研究。

4 结语

综上所述，电子信息管理平台的构建是一个十分庞杂的工程。企事业单位不仅为平台运行奠定良好的基础，还要开发一个符合单位实际需求的平台系统。在具体开发设计中，要注意各阶段之间的关联性，切不可急于求成。由于各阶段是环环相扣的，一个阶段没有做好将直接影响下一个阶段，甚至为整个系统埋下巨大的安全隐患。此外，应大力推进系统的基础建设，做好宣传和培训工作，始终保持员工的积极性。企业应重视专业人才的选拔和培养，如硬件及系统员培训、开发程序员培训等。总之，企业必须从计算机系统和人两方面抓起，才能保证电子信息管理平台最终顺利实施和应用。

［1］ 邝孔武，王晓敏.信息系统分析与设计［M］.北京:清华大学出版社，2012.

［2］ 陈余年，方美琪.信息系统工程中面向对象方法［M］.北京:清华大学出版社，2012.

［3］ 肖雨滋，李后卿.政府信息资源与高校信息资源共享初探［J］.高校图书馆工作.2013.

［4］ 安宏，高学东，曾德华，等.高校电子校务建设思路与对策研究［J］.中国高教研究.2012(7).

［5］ 张文红.欠发达地区高校信息化和电子政务建设现状分析及对策研究［J］.遵义医学院学报.2013(2):220-222.

［6］ 梁伍七，寿志勤.基于Web服务的分布或应用集成模型及其实现［J］.安徽教育学院学报.2013(6):22-25.