对高等院校档案管理信息化工作的几点思考

马志波

（白城医学高等专科学校 吉林白城 137000）

对高等院校档案管理信息化工作的几点思考

马志波

（白城医学高等专科学校 吉林白城 137000）

随着信息社会的发展，高等院校档案工作远不能适应现代信息化发展的需要。笔者认为高等院校档案信息化管理工作应采取的对策，应该从学校档案机构建设；规范信息化管理制度；提高管理人员业务素质；提供信息化服务及开发利用四个方面进行重点加强。

高校 档案 信息化 思考

高等院校档案是高等院校在长期教学实践、管理等活动中形成的具有保存价值的文件材料，记载着高等院校的发展历程。目前，高等院校档案工作还存在着不少薄弱环节，特别是随着信息社会的发展，高等院校档案工作远不能适应现代信息化发展的需要。

一、高等院校档案管理信息化工作存在的问题

1.档案信息化意识不强。长期以来，有些高等院校领导片面认为高等院校的主要工作是教学、科研和培养学生的摇篮，以培养技能型、实用型人才为主。从而忽视档案工作，档案信息化工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的不利位置。特别是定编定岗时，对档案人员的编制过分压缩，或不设岗，造成人手过分紧张；高等院校各部门也常因归档立卷不及时而造成资料或被忽视。

2.信息化管理体制老化，缺乏竞争激励机制。从总体上看，高等院校档案管理模式仍然是手工作业，极大地限制了档案的发展速度，致使档案管理人员没有时间钻研和科学开发管理，不能积极开发与主动提供利用档案。管理方式落后，部门之间没有网络连接，需求者到档案室查阅档案，致使检索速度慢，查准率、查全率低。虽然一些高等院校档案室配置了现代化管理设备，实现了信息化管理，但从利用计算机技术弄好档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面的情况看，还缺乏综合处理技术能力。

3.档案信息化利用率低。目前，大多数高等院校运行机制老化，服务方式和手段落后，使得档案管理工作长期处于利用率低、消耗高的低效运转状态。资源浪费严重，社会满足率低；而时代信息由于产业信息高速发展，社会灵活运转，服务多样，资源信息开发充足，因此利用率高的各类信息机构，在为社会提供的信息服务中，将显示出旺盛的生命力。传统档案管理的体制管理必须改革，否则就不能在激烈的市场信息上有所作为，甚至会挤出信息市场。

二、高等院校档案信息化管理工作应采取的对策

1.强化学校档案机构建设。档案工作首先要得到高等院校领导的高度重视，把档案工作列入高等院校管理工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人。建立健全的管理机构和管理网络，成立以高等院校一把手为组长、各处室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职懂计算机的档案员，高等院校各处、室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

2.规范信息化管理制度。建立完善的档案信息化管理工作制度，是档案工作逐步实现信息规范化管理的可靠保证和有力措施。各处室做到职责明确，部门之间全部连接网络，使归档有标准，立卷有范围，借阅有条例，保密有规定，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度的制定，促使各处室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。

3.提高管理人员业务素质。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任高等院校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使高等院校的档案工作跟上办公自动化步伐，为高等院校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

4.提供信息化服务及开发利用。高等院校档案信息资源开发与利用，我们坚持按规章制度办事，注重服务态度改善，服务质量提高，强化高等院校档案室的功能服务，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以利用开发为主。健全档案的检索工具，汇编各种能反映高等院校特色的有较高利用价值的编研材料，利用多媒体辅助档案管理，使档案工作标准化、管理方法科学化、管理机构高效化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为科研、教学和其他工作服务。