某中医医院科研管理系统的开发与应用*

龚瑜，黄可儿，王晓燕，陈坚雄

(广州中医药大学第一附属医院科研处，广州市 510405)



某中医医院科研管理系统的开发与应用*

龚瑜**，黄可儿，王晓燕，陈坚雄

(广州中医药大学第一附属医院科研处，广州市 510405)

一个功能完善、操作简便的科研管理系统是综合性中医医院促进科研发展的必要举措之一。本研究在科研需求调查的基础上，开发了面向全院的科研管理系统，基本上涵盖了大学附属医院常规的科研业务，主要包括科研信息查询与下载、常用流程的电子化以及管理部门后台编辑与通知发布功能等。科研管理系统的应用提高了科研工作效率。

科研管理系统；中医医院；科研需求；办公自动化

【DOI编码】10.3969/j.issn.1672-4232.2015.04.028

科研管理系统是指基于计算机、网络等现代信息技术而开发的，用于科研管理的技术系统。各科研机构的科研管理系统功能基本类似，都是以项目管理为中心，涵盖成果、专利、经费管理等方面内容，部分还与办公、人事、财务等其他业务系统关联，实现科研人员和科研管理人员对数据的快速整理，是医院科研工作的重要支撑条件[1]。一个功能完善、权限设置合理、用户界面友好、后台管理与维护人性化的科研管理系统，是综合性医院促进科研发展的必要举措之一。

1　开发背景

不同类别、不同规模医院开展科技工作的特殊性以及流程与细节管理上存在差异，传统科研管理主要依靠人工数据库管理，人性化和操作性尚显不足。主要不足体现在：

1.1基础数据库不完善、不对接

项目库、成果库、论文库等不完善，不同系统间数据不对接，如同一医院不同部门的工作系统不能实现人员识别，使科研人员需要在不同系统内重复录入个人信息，付出大量的维护工作。

1.2功能覆盖不全面

由于在管理系统构建之初未进行全面深入的需求调查，或因客观投入不足，未能涵盖科研管理的所有工作领域，制约了总体效率。

1.3资源共享程度低

部分科研管理系统未纳入信息与资源共享模块，重管理、轻共享，不利于临床科研人员在最短时间内获取科研资源。所谓的资源不仅指常规的通知和文件发布，还包含主动提供的其他各类形式的学术资源。

1.4数据分析功能不完善

当前国家各级科技主管部门需要科研单位提交各类科技统计报表，这对医院科研管理系统的分析功能提出新的要求。

因此，本研究团队在对科研人员、专科、学科以及科管部门4个不同需求层次人员科研需求调研基础上，构建中医医院科研信息与管理平台，并嵌入医院总体办公自动化(OA)平台，提高科研服务与管理效率。

2　医院科研管理系统的构建原则与基本功能

医院科研管理系统应该遵循操作简便、安全与保密的原则[2-3]。其基本功能一般包括：

2.1项目与成果管理

项目与成果管理是医院科研管理的重点。项目管理是从课题申请到立项实施、直到结题验收的整个流程，依靠传统的纸质化管理已经不能满足医学科研日益规范化的需求，需要借助网络化的技术手段进行管理。管理内容主要包括研究课题的基本资料,如课题项目的来源、批文、合同书(申请书)、执行报告、验收报告等。科研成果主要包括专利、软件、学术论文、著作、成果鉴定、科技奖励等，当统一汇总到在线的管理系统，就能较直观地发现各成果间的一致性和延续性，同时也利于学术道德问题的监控。有学者提出科研管理系统应该同时是校内(院内)项目专家评审系统[4]，对于大多数高校附属医院而言，自主项目招标情况少见，可暂不考虑项目评审功能模块的开发，以降低系统开发的难度。

值得注意的是，一般的科研管理系统偏重于“管”，信息的透明与资源共享力度不足，如当科研人员需要快速下载立项文件或快速汇总个人信息时，管理系统无法提供智能的检索与下载服务，这使得多数科研管理系统的服务功能仍显不足。理想的科研管理系统应建立完善的课题库和成果库，在管理部门进行规范化管理的同时，实现现代化的信息管理与共享，满足临床科研人员的存档和随时查询下载的需求[5]。

2.2科研人才管理

即建立科研人才库，主要收集科研人员的基本信息和主要科技成绩，能对科研人员的绩效进行动态的量化排序。科研人才管理的相关信息与其他职能部门开发管理系统的信息可能出现交叉，应避免临床科研人员重复录入、多重提交，不同职能部门间应有达成基础信息的共享。

2.3科研经费管理

即对课题、成果、专利、论著等所消耗和创收的经费信息形成经费管理库，有利于对经费使用和受益进行综合分析。一些管理系统还具备经费监督、提醒和预算收支视图功能[6]。对高校附属医院而言，经费管理分属财务、审计等其他职能部门管理，要做到由科研部门统筹管理，可行性较小。但是在项目申报阶段，可以通过相应的在线质控与审核措施提高项目可行性。

2.4数据统计

数据统计与分析是科研管理系统不可或缺的工作模块，能方便各级权限的管理人员进行数据汇总、导出并形成报表，实现用户对不同范围对象科研相关信息查询功能，包括科室人员统计、课题信息统计、论文与著作信息统计、课题类别统计、课题状态统计等，并能实现不同权限范围的数据查询与导出[7]。

2.5通知公告

实现科研相关事项的通知。用户可以在此模块了解最新科研计划、最新课题中期管理、结题、申报奖项通知等科研相关信息以及科研管理部门发布的最新通知事项[8]。

3　医院科研管理系统的开发流程

3.1需求分析

包括用户需求以及系统运行需求两方面。用户需求是指管理系统的用户(科研人员、部门负责人、科研管理人员等)需要该系统提供哪些服务和便利，一般需要进行前期调研，以了解细节需求，从而构建下一步的数据库逻辑框架。本研究先期采用问卷调查的方法，对每个临床、医技、医辅科室的高、中、初级专业技术资格人员各按0.5的比例抽样，调查不同专业、不同层次科研人员的科研需求；科研管理人员对管理平台的功能需求采用小组讨论的方式进行梳理和总结。系统运行需求是指对单位或部门整体网络和设备的要求，是科研管理系统得以顺利运行的网络环境。一般需要以医院现有的局域网为平台(基于web应用程序)，进行下一步的设计与对接。如果没有基础的网络服务，管理系统难以开发。

3.2系统结构与功能设计

在第一步需求调查的基础上，由科研管理人员与编程人员共同设计数据库的基础结构，明确每一个子模块的字段名、字段类型、字段长度、显示形式以及模块之间的逻辑关系。这一点需要科研管理人员与编程人员进行充分的沟通与反馈，才能确保在平台开发的基础阶段建立完善、合理的数据逻辑关系。

3.3可视化以及权限设置

设计友好的用户界面，方便用户操作。管理人员建立可导入管理系统的科研基础数据库，比如项目库、成果库等，导入历史信息。同时根据不同用户设置权限：原则上科研人员仅可见自己主持或参与的课题或成果信息；考虑到专科、学科层面材料整理需要，特设主任权限，即科室主任能查询科内人员的全部科研信息，但无修改权限；学科带头人可见全学科队伍成员的信息，无修改权限；科研管理部门可见全院人员的信息，可编辑修改。

3.4管理系统的应用与评价

根据试运行后的反馈，进一步修正与调试，以达到最佳用户体验。

4　运行情况

目前，广州中医药大学第一附属医院的科研管理系统已经全面使用，但仍在不断地完善中。按照科研管理部门的设计思路，该科研管理模块系统基本上涵盖了一个大学附属医院常规科研业务，主要包括以下模块：

(1)分权限的科研信息查询功能，查询内容包括科研项目、成果等，并扫描项目批文等作为项目附件，随时可供下载；

(2)论文投稿介绍信、申请进入实验室流程的网络申请；

(3)科研服务指南，提供常用科研业务的办理流程；

(4)科研资料下载，常用科研相关表格、文件、资料的分类下载；

(5)通知发布模块，通知类别细分为“课题申报通知”“课题中标通知”“课题过程管理”“重点学科通知”“实验室通知”“科技奖励”“学会通知”“学术交流”等；

(6)年度考核功能，管理部门设置好考核有效期，在科主任权限下，科室主任能选择并提交有效期内科室成员所取得的科研项目、奖励、论文等信息，系统按照预先设定的计分公式进行业绩计算，实现全部工作量的量化考核。该功能还在试用阶段，预期调试完成后将大大减少管理部门和业务科室材料准备时间，提高工作效率。

科研管理系统的应用大大提高了科研管理效率，也提高了医院科研人员对科研服务的满意度，促进医院科研管理模式逐步向服务型管理模式转变。

[1]吕红芝,徐斌,周婧,等.科研管理软件与高效率科研管理[J].科技管理研究，2012,(4):164-166.

[2]张康莉,刘平,刘国伟,等.医院科研信息管理系统的创建和应用[J].解放军医院管理类杂志，2006,13(5):439-440.

[3]陈卓,代荫梅.关于建立医院科研信息管理系统的思考[J].现代医院，2011,11(7)：136-137.

[4]邓敏,徐方.科研管理系统与高校科研管理信息化[J].科技创业，2010,(12):93-94.

[5]李晖,刘成娟,李自普,等.网络信息化管理在科研管理中的思考[J].中华医学科研管理杂志，2006,19(2):113-114.

[6]李庆虹,李进,许文涛,等.基于工作流理念的科研经费信息化管理[J].解放军医院管理杂志，2011,18(3):232-233.

[7]贾丽洁,严书亭,朱清香.基于质量管理体系的科研管理系统[J].中国高校科技，2011,(8):24-25.

[8]廖唐洪,李青莉,胡坚方,等.综合性医院科研管理系统的开发和应用[J].现代预防医学，2012,39(5):1126-1129.

(编辑马兰)

2015-06-04

广东省中医药局建设中医药强省科研课题(20132181)

R197B

1672-4232(2015)04-0084-03

龚瑜(1984-)，助理研究员，硕士；研究方向：医学研究方法学与科研管理。

◁教学与科研管理▷