高校兼职档案员工作现状调查与研究

刘春意

(安阳师范学院 档案馆，河南 安阳 455000)

高校兼职档案员工作现状调查与研究

刘春意

(安阳师范学院 档案馆，河南 安阳 455000)

高校兼职档案员是高校档案事业的基层力量。如何有效发挥兼职档案员的作用，是各高校普遍需要面对的问题。本文以高校兼职档案员的职业素养建设为切入口，分析当前高校兼职档案员工作现状及存在问题，并提出了改进及完善的建议，力求为培养高素质高校兼职档案员探索有效途径。

高校档案管理；兼职档案员；职业素养

高校档案是在教学、科研、管理等相关部门的各种活动当中形成的、对学校和社会具有保存价值的历史记录。因档案材料形成的范围广、门类多、载体多样，材料的数量大，仅靠专职档案员不足以完成各项档案材料的收集和整理工作。根据《高等学校档案部门业务建设规范》的要求，高校各部门都配备了兼职档案员岗位，为高校档案事业建设提供了基础力量。以笔者所在的安阳师范学院为例，目前全校机构职能部门和教学院部共计54个，每个部门配备有1～2个兼职档案员。这些兼职档案员在档案材料的收集、整理等基础工作中起到了积极作用。但根据笔者对本单位实际情况的了解和河南几所高校的调查显示，如何有效发挥好兼职档案员的作用，是亟待解决的普遍问题。

一、兼职档案员工作现状的相关调查与统计

高校各部门在各项活动结束之后，将活动形成材料在规定期限内按照《高等学校档案实体分类法及高等学校档案工作规范》要求科学分类、整理并移交档案部门，是对兼职档案员的基本要求，兼职档案员工作是档案部门收集、整理档案的基础。为了能更加全面、系统地分析兼职档案员职业素养现状，笔者设计了三套调查问卷，分别针对兼职档案员、高校各职能部门与教学院部领导、高校专职档案部门进行摸底调查。本次调查问卷发放范围包括本单位在内的河南省4所高校，发放问卷共计318份(针对兼职档案员的214份，针对高校各部门领导的76份，针对专职档案员的28份)，回收问卷301份，有效回收率94.7%。

(一)针对兼职档案员的调查情况

本问卷首先从专职岗位、学历情况、年龄三个方面对兼职档案员的基本情况进行调查，具体数据见表1～表3。从表中可以看出，大部分兼职档案员为具备本科学历的办公室人员，目前年龄在30～50岁之间。这些兼职档案员是高校行政工作的中坚力量，同时也是家庭的主心骨，因此要成为一名合格的兼职档案员需要付出更多的努力。为了让其工作更有效率，必须进行档案管理职业素养的培养。

针对兼职档案员对档案工作的认识与工作态度进行调查的结果显示：愿意接受兼职档案工作岗位的占68.3%，勉强接受的占22.4%，比较抵触的占9.3%；认为有足够时间完成兼职档案工作的占23.7%，勉强能完成的占67.3%，无暇顾及的占9%；认为领导重视兼职档案工作并支持的占38.7%，认为领导只为响应号召的占54.8%，有6.5%的未回答；89%的兼职档案员认为每年都会参加档案部门举办的培训会，其他时间与档案部门联系非常少，剩下11%中大部分是刚接手兼职档案工作。

表1 兼职档案员从事的专职岗位统计

表2 兼职档案员学历情况统计

表3 兼职档案员年龄情况统计

(二)针对高校各部门领导的调查情况

该问卷主要调查各部门领导对档案工作的支持力度与理解程度。有92%的领导坦言并没有对本部门兼职档案员的档案工作做出要求，剩下8%的领导也只是简单过问，也就是所有部门领导都没有把档案工作纳入到本部门兼职档案员的工作要求当中。所有部门领导都表示理解档案的重要性，但兼职档案员必须先完成好本职工作才应该考虑兼职工作。

(三)针对高校档案部门的调查情况

对高校档案部门的调查主要涉及与兼职档案员的联系是否密切以及对目前兼职档案员状态的看法。被调查的所有档案部门及专职档案员都认为兼职档案员必不可少，但对本校兼职档案员的工作状况均表示不够满意，因为各部门不能及时移交档案材料或者移交的材料不规范等给档案工作带来一定的被动。被调查的四所高校档案部门每年都会举办一次兼职档案员培训会，86%的专职档案员表示日常工作繁琐，其他时间难以做到主动与兼职档案员联系。

二、高校兼职档案员工作现状形成的原因分析

根据调查统计可以看出，造成兼职档案员工作现状不理想的原因并不只是兼职档案员本身，而是主要与以下几个方面的因素有关：

1．部门领导对档案工作的重视程度不够

根据调查显示，92%的部门领导都没有主动把兼职档案工作纳入本部门工作计划当中的意识，剩下8%也只是表示会根据档案部门的工作要求主动配合。这说明高校各部门领导对档案的重要性缺乏客观的认识，没有给兼职档案员提供足够的档案工作空间。在兼职档案员认为本部门领导不重视档案工作的情况下，就会给他们的工作积极性造成更大的阻力。

2．本职工作任务繁重导致无暇顾及兼职工作

对兼职档案员本职岗位的统计显示，88.6%的是办公室主任、教学秘书、教学干事这些工作业务繁杂、琐事多的岗位，剩下11.4%的办公人员也基本是从事部门综合性事务的科员。根据被调查者的理解，兼职工作自然要放在专职工作之后考虑，在专职工作任务繁重的情况下难以保证按时、保质保量地完成兼职工作。

3．缺乏对档案工作重要性的认知与理解

实际工作中，所有兼职档案员都是由部门领导直接“点将”，因此他们当中31.7%的人认为自己是被动接受这个工作的，甚至并不愿意接受。他们虽然知道档案工作很重要，但并没有把兼职档案工作列在自己的工作范围之内，甚至有“不是本职范围，谁干都行”的想法，没有真正理解档案工作的重要性，对自己所肩负的兼职工作不够重视。

4.“无偿劳动”在一定程度上影响工作积极性

在高校这种事业型单位，兼职岗位基本都没有另设报酬，工资的高低与职称或职务的级别紧密相联。以本单位为例，各部门为了响应学校的号召而设立了1-2个兼职档案员岗位，人员的选定基本都是部门领导直接任命，各部门领导与档案部门都没有权力给兼职档案员发放兼职报酬，学校目前也没有相关的补贴制度出台。因此，兼职档案工作是名副其实的“无偿”劳动，在各部门领导也不够重视的情况下，兼职档案员的工作积极性自然难以提高。

三、加强高校兼职档案员的职业素养建设

在兼职档案员并非主动申请该兼职职务而是被动接受的情况下，他们对于兼职档案员应承担的责任和这一职务的重要意义等都缺乏主动的认知态度。造成兼职档案员职业素养水平亟待提高的原因，不应该只是兼职档案员本身——即使是其对档案的相关知识、作用认识不到位。因而，需要我们多方面地找原因、找方法，才能探索出一条有效途径，进而最大限度地发挥档案工作在社会建设中的现实作用。

1.领导加强档案意识，增强兼职建设力度

要加强兼职档案员对档案的重视与认识，首先应该加强部门领导的档案意识。如果仅在需要利用档案的时候才想起档案的重要性，平时不注重规范、加强档案建设，就不能称之为真正地理解档案的重要性。

领导的档案意识，不但体现在档案部门收集档案材料时，能保证兼职档案员有充足的时间完成档案工作，更应该体现在日常工作中时时提升兼职档案员的档案意识。各职能部门所产生的文件材料，专职档案员不可能全面掌握，需要各部门领导对档案有深刻理解、对档案有足够的重视，才能督促兼职档案员积极主动地联系档案部门，保质保量地完成档案工作。同时，为了保证兼职档案员能正常完成本职工作，在人员配置上应该根据各部门实际情况，配备两个或者两以上能相互协作、责任心强的兼职档案员，做到本职、兼职齐步走。

2.加强专业理论知识的普及，及时传达上级部门的精神

档案部门应定期与兼职档案员联系，定期开展培训活动，普及档案专业理论知识，探讨档案事业发展，让兼职档案员对档案的重要意义、现实作用以及自身工作的重要性有比较全面、系统的认识。及时将上级档案部门相关文件精神传达给学校各部门(院系)，并主动与兼职档案员沟通。当各部门(院系)的领导对档案事业的发展心中有数，兼职档案员对档案知识有了足够的认知时，才不会把自己当成档案建设局外人，并能慢慢认识到档案事业的发展与其自身工作有着重要的联系。

3.加强专业技术指导，促进实际工作顺利进行

日常工作中档案管理涉及材料收集、分类整理、目录编排、装订装盒等等一系列事务性工作，档案部门应该在这些事务性工作的技术方面加强对兼职档案员的培训与指导，才能让他们对档案管理的具体工作有系统的认识。这样，既有利于兼职档案员认识到自己工作的进展直接影响到其它环节的推进，也有助于各部门(院系)在保存一些不需入档的材料时有了技术依据。

4.适度有偿公平考核，榜样作用正面引导

各高校既然设立了兼职档案员岗位，就必须有一套健全的长效管理机制，理顺兼职档案员管理机制是发挥好这一岗位效用的基础。除了高校档案馆要与兼职档案员多沟通、各部门领导多监督之外，学校的管理机制应该对各职能部门以及兼职档案员的工作标准有清晰界定。这套管理机制应该包括兼职档案员的兼职补贴、工作职责范围、工作标准以及对各职能部门的考核评定标准等等。有了工作标准和管理机制，便能有依据地对各基层职能部门的档案工作成绩进行评定。同时，每年在各职能部门和兼职档案员中树立几个榜样，以正面引导的方式给大家一个“软标准”，用“荣誉效应”来带动各职能部门的领导和兼职档案员参与档案建设事业的积极性。

一套长效的管理机制能让大家把制度变成习惯，当各职能部门领导与兼职档案员都习惯于在日常工作中发现、搜集档案材料时，高校的档案工作开展起来就会相当顺利。

结语

任何事物的形成原因都是复杂多面的，要有效发挥好兼职档案员的作用，提高其职业素养只是探讨问题的一个切入口。需要校级领导、各职能部门(院系)领导及档案部门共同对兼职档案员这一职务建立起系统的认识与重视，才能最终影响到兼职档案员本身对这一职务建立起积极的认知态度。积极的态度才能让人由内而外、自发地对一件事务产生兴趣，并主动把它做好。

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[责任编辑：K]

2015-08-14

刘春意(1981-)，女，湖南隆回人，助理馆员，主要从事档案管理工作与研究。

G279.2

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1671-5330(2015)06-0152-03